Принципы управления длокументацией

Востребованность	Документ должен существовать при наличии и/или предполагаемых требований потребителей к этому документу	При разработке задания на создание или корректировку документа, а также на вывод документа из системы определить действительную потребность в нем потребителей документа.
Достоверность	Поддержание взаимного соответствия содержания документа и фактического состояния дел, актуальность документа	Разработать механизмы определения степени достоверности документа, например, при внутреннем аудите
Доступность	Возможность доступа к действующей редакции документа лиц, вовлеченных в его жизненный цикл. Отказ в несанкционированном доступе.	Разработать систему доступа, рассылки, изъятия
Процессный подход	Достижение эффективного управления, при этом любая деятельность и соответствующие ресурсы рассматриваются как процессы	Определить потребителей и поставщиков документа, включая требования. Определить потребности в ресурсах при управлении жизненным циклом документа.
Непрерывное улучшение	Повышение качества деятельности организации	Определить пути и критерии повышения эффективности документа за счет увеличения его ценности для потребителей и уменьшения стоимости его жизненного цикла для организации
Непрерывное улучшение	Повышение качества деятельности организации	Определить пути и критерии повышения эффективности документа за счет увеличения его ценности для потребителей и уменьшения стоимости его жизненного цикла для организации
Идентификация	Управление потоками документации (поиск, обработка и т.д). Исключение возможности непреднамеренного использования недействующих редакций документа.	Разработать систему идентификации по классификационным признакам документов (в том числе по текущей стадии его жизненного цикла, по статусу, типу, виду и др.). Ввести постраничную идентификацию. Идентифицировать место хранения.
Прослеживаемость	Представление данных для анализа предыстории	Определить порядок архивного хранения действующих и устаревших редакций документов (а, возможно, и проектов)

Соответствующая документация необходима для:

• Распределение ответственности и полномочий;

• Планирование деятельности на всех уровнях организации;

• установление и нормирование требований к выполнению работ;

• обеспечение воспроизводимости процессов;

• достижению соответствия требованиям потребителя и улучшению деятельности;

• обеспечению соответствующей подготовки кадров;

• обеспечение идентификации и прослеживаемости продукции и процессов;

• обеспечению объективных свидетельств;

• оцениванию эффективности и постоянной пригодности системы менеджмента организации и ее процессов;

• закрепление лучших традиций и накопленного опыта по организации и проведению работ в организации;

• разрешение и предупреждение спорных вопросов в процессе деятельности;

Дата добавления: 2014-01-11