Управление документами

Должна быть «Документированная процедура (1)» управления документами СМК, предусматривающая:

· Проверку утверждение документов на адекватность до их выпуска;

· Анализ, актуализацию и переутверждение документов;

· Идентификацию изменения и статуса пересмотра документов;

· Наличие соответствующих версий документов в местах их применения;

· Сохранение документов четкими и легко идентифицируемыми;

· Идентификацию документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;

· Предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и соответствующее их обозначение в случае сохранения для каких-либо целей.

·

Управление документами подразумевает определение:

· Правил разработки, оформления, согласования и утверждения.

· Порядка регистрации, размножения и введения в действие.

· Порядка и периодичности пересмотра, обозначение пересмотра.

· Правил внесения изменений, обозначение изменений.

· Доступа к документам в подразделениях и ознакомление сотрудников.

· Правил хранения и проверки физического состояния документов.

· Отличительных признаков, наносимых на документ и позволяющих определить, что экземпляр учтен.

· Порядка изъятия устаревших документов или их специального обозначения, а также правил уничтожения устаревших документов.

Для организаций бывает выгодно разработать единые для предприятия документированные процедуры управления организационно-распорядительной документацией, используя правила «делопроизводства».

Дата добавления: 2014-01-11