ЛЕКЦИЯ №12. Порядок подготовки приказов по личному составу; ведение трудовой книжки; ведение личных дел

Порядок подготовки приказов по личному составу; ведение трудовой книжки; ведение личных дел

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор), после подписания которого издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер, и на него заводится лицевой счет по заработной плате.

Увольнение работника производится по следующей схеме:

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю (статья 31 ТК РФ). Руководитель учреждения издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переходе работника на другую должность в рамках учреждения порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:

Руководитель предприятия издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Приказами по личному составу оформляются

Ø прием,

Ø увольнение и

Ø перевод сотрудников предприятия.

Заключение трудового контракта с работниками не исключает необходимости издания приказа по личному составу о его зачислении на работу (статья 18 ТК РФ).

Приказы по личному составу группируются в отельное дело и имеют самостоятельную нумерацию в пределах года с добавлением индекса «л/с»: № 1 л/с, № 2 л/с и т.д.

Оформляются приказы по личному составу на бланках предприятия для внутренних документов.

Реквизит «заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом:

«О приеме на работу Митина К.С.».

«Об увольнении Захарова С.С.»

и если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких сотрудников, -

«Об изменении штатов АОЗТ»

Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководства констатирующая часть приказа может не указываться.

Вторая, распорядительная часть приказа начинается словами НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатаются от границы левого поля. После них, следующей строкой указывается

фамилия работника (прописными буквами),

имя и отчество полностью,

должность,

срок увольнения, назначения или перевода,

статья ТК РФ (в случае увольнения).

При приеме на работу указывается оклад работника,

вид приема (постоянная или временная работа),

с испытательным сроком или без него и т.д.

При составлении приказа о переводе на другую должность внутри предприятия следует указать

новую должность,

новый оклад,

новое структурное подразделение,

вид перевода,

если перевод временный, необходимо указать его срок.

Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников вне зависимости от того, принимаются они на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника. Однако в интересах обеспечения наиболее оптимальных условий дальнейшей работы с таким приказом целесообразно все же издавать их по каждому отдельному факту приема, увольнения или перевода.

Приказы по личному составу визируются

Ø юрисконсультом,

Ø заместителем директора по кадрам ил другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.

Приказы по личному составу объявляются работнику под расписку (статья 18 ТК РФ). Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим работником и содержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, поскольку при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом (статья 211 ТК РФ).

Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 19 б «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

В процессе деятельности организации могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т.п., срок хранения которых не превышает 3 лет (статья 19 в «Перечня...»). Такие приказы имеют буквенный индекс «к» (№ 1 к, № 2 к) и формируются в самостоятельное дело.

Чтобы сократить количество деловых «бумаг», издаваемых по стандартным ситуациям, разработаны бланки, содержащие сразу несколько документов. Например, при оформлении отпуска заполняется бланк отпускной записки на 1 листе, включающий заявление, распоряжение и расчет заработной платы. Приказ о предоставлении отпуска в этом случае не составляется, т.к. записка об отпуске содержит распоряжение руководителя, и следовательно, имеет силу приказа.

Образец приказа об увольнении сотрудника:

АОЗТ «Паритет» ПРИКАЗ 23.08.98 № 16 л/с Санкт-Петербург Об увольнении Захарова С.С. УВОЛИТЬ: ЗАХАРОВА Сергея Семеновича, главного инженера, 30.08.98 по собственному желанию, ст. 31 ТК РФ. Основание: заявление Захарова С.С. от 18.08.98.
Директор	подпись	В.В.Крюков
Юрист подпись И.О.Фамилия 22.08.98 С приказом ознакомлен подпись С.С.Захаров 23.08.98

ЛЕКЦИИ №13

Современные способы и техника создания документов

Дата добавления: 2014-01-20