СЛАЙД Обязанности спонсора

Основным вкладом спонсора в проект становится его формальные полномочия. Существует много способов, с помощью которых спонсоры могут "вкладывать" свои формальные полномочия в проект. В частности, спонсор может следующее.

• Оказывать явную поддержку руководителю проекта в составлении устава проекта. Этот устав представляет собой своеобразное объявление, в котором указывается название нового проекта, его цель и руководитель.

• Оказывать помощь в разработке матрицы ответственности. Матрица ответственности отражает участие разных групп заинтересованных лиц в проекте.

• Рассматривать и утверждать содержание работы — так называемое SOW (от англ. Statement Of Work). В содержании работы описываются цели проекта, его ограничения, а также указания по осуществлению руководства проектом.

• Рассматривать и утверждать план проекта. Спонсор должен утвердить соотношение затраты, графиков и критериев качества работ, представленных в плане проекта.

• Давать рекомендации руководителю проекта и регулярно обсуждать с ним текущее состояние проекта.

Спонсор должен подключиться к выполнению проекта еще до того, как возникнут какие-либо проблемы, что даст ему возможность принять активное участие в решении этих проблем. Плохо проинформированные — т.е. формальные — спонсоры не способны оказать руководителю проекта существенную помощь при возникновении каких-либо препятствий.

• Отслеживать и поддерживать приоритетность проекта относительно других. Поскольку любая организация располагает более или менее ограниченными ресурсами, рано или поздно разные проекты начинают конкурировать между собой за право первоочередного доступа к таким ресурсам, как время, деньги и специалисты.

Для эффективного выполнения проектов в организации не должно быть места разным мнениям относительно приоритетности тех или иных проектов, а также объемов финансирования и прочих ресурсов, выделяемых для каждого из них. На практике, однако, при возникновении критических ситуаций исполнители очень часто перебрасываются с одного проекта на другой.

Задача спонсора заключается в том, чтобы подобная практика не привела к полной утрате контроля над ситуацией. Иными словами, задача спонсора заключается в том, чтобы численность проектной команды и объем бюджета проекта поддерживались, по возможности, на постоянном уровне.

• Помогать руководителю проекта в преодолении организационных препятствий. Когда руководителю проекта не хватает собственных формальных полномочий для преодоления тех или иных бюрократических препятствий, на защиту проекта должен выступить спонсор.

Доказательством обоснованности подобного вмешательства могут служить результаты исследования, проведенного отделом информационных систем одной из фирм, входящих в список Fortune 500. Эти результаты показали, что наличие у проекта авторитетного и активного спонсора служит главным фактором успеха проекта, поскольку любые проблемы, возникающие по ходу его выполнения, могут своевременно решаться именно таким наделенным всеми необходимыми для этого формальными полномочиями человеком.

Наличие в корпоративном окружении заинтересованного спонсора, наделенного необходимыми полномочиями, очень часто оказывается важнейшим фактором успеха проекта.

Дата добавления: 2014-01-11