Організація роботи зі службовими документами

Цей процес охоп­лює операції приймання, реєстрування, розгляду документів, оп­рацювання та надсилання вихідних документів, контролю вико­нання документів, складання номенклатури і формування справ, готування справ до зберігання й користування.

Усі процеси організації діловодства регламентує чинне законодавство, зокрема « Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших органах виконавчої влади, Раді міністрів Авто­номної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153.

Всі документи, що надходять до організації, зо­крема створені за допомогою персонального комп'ютера, при­ймаються централізовано в канцелярії, а в разі надходження до­кументів у неробочий час їх приймає черговий працівник.

У канцелярії розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис «Особисто», а в разі пошкодження конверта роблять відмітку в поштовому реєстрі. Обов'язковому попередньому розгляду підлягають всі доку­менти, що надійшли до організації.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом організації або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, ви­значення необхідності реєстрації документів, а також встанов­лення термінів виконання документів, що передаються структур­ним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Під час попереднього розгляду документів слід керуватися ста­тутом чи положенням про організацію та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяль­ності організації, номенклатурами справ, схемами проходження до­кументів.

Під час реєстрування службового документа до облікових форм вносять короткі відомості про службовий документ із за­значенням реєстраційного індексу і дати реєстрування. Документи реєструють у межах груп залежно від назви, виду, автора та змісту.

Окремо реєструють закони України, акти й коре­спонденцію Верховної Ради України, Президента України, Ка­бінету Міністрів України, накази із загальних питань; накази з особового складу рішення колегії організації, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне по­стачання тощо.

Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 обов'язково контролюється виконання: законів України, поста­нов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Мініст­рів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів і звер­нень народних депутатів України.

Головним принципом реєстрування документів є одноразовість. Кожен документ реєструють у даній організації лише раз: вхідні – у день надходження або не пізні­ше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.

Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян регламентує «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органи державної влади і місцевого самоврядування, об'єднань громадян, в установах, організаціях, на підприємствах незалежно від форм власності», затверджена Постановою Кабіне­ту Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

Слід зазначити, що в кожній установі, організації має бути систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням термінів зберігання їх, тобто номенклатура справ. Номенклатура справ забезпечує обґрунтований розподіл документів, встановлення єдиної системи документів за змістом і різновидом, відбір документів для державного зберігання в процесі діловодства.

Дата добавления: 2014-01-11