Формування справ

Складання номенклатури справ

Номенклатура справ – це системний перелік найменувань справ. Він є обов'язковим документом, за яким здійснюється облік та формування справ у діловодстві із зазначенням строків їх зберігання.

Кожній номенклатурній справі надаються найменування (заголовки). Основною частиною заголовка справи є виклад питання, з якого вона заводиться. Включена до номенклатури справа повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс.

У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі (частині) із зазначенням: т. 1, т. 2, т. З тощо.

Номенклатура справ розробляється наприкінці поточного року (не пізніше жовтня – грудня) і після її обов'язкового погодження з районним (міським) архівом та затвердження головою вводиться в дію з початку нового календарного року.

Номенклатура справ складається в трьох примірниках:

1-й - недоторканний, зберігається в справах виконавчого комітету;

2-й - передається в районний (міський) архів для здійснення контролю за формуванням справ;

3-й - робочий, залишається у секретаря виконавчого комітету.

У номенклатуру справ повинні включатися всі без винятку справи й документи, що створюються в процесі діяльності ради та виконавчого комітету.

Найменування справ з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури кожного року з одним і тим же індексом протягом усього строку вирішення питання. Ведення будь-яких справ поза номенклатурою не допускається.

У номенклатуру справ включаються документи громадських організацій, які розміщуються в її кінці.

Справи в номенклатурі розміщуються за ступенем їх важливості з урахуванням взаємозв'язку документів, що в них знаходяться.

Протягом усього строку дії номенклатури в ній треба своєчасно в графі "Примітки" робити відмітки про заведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали тощо.

Після закінчення діловодного року номенклатура справ обов'язково закривається, що оформляється підсумковим записом. У ньому зазначається кількість і категорія фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює підписом секретар.

Справи формуються з оригіналів виконаних документів. Невиконані документи підшивати у справи забороняється.

При групуванні документів у справи необхідно додержуватись таких вимог:

- включати у справи документи одного діловодного року. Особові справи формуються протягом ряду років, поки дана особа працює в установі;

- окремо формувати справи з документами постійного і тимчасового строків зберігання;

- не допускати включення у справи чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та копій;

- включати у справу документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;

- перевіряти відповідність документів найменуванню справ за номенклатурою;

- групувати у справи розпорядження щодо особового складу окремо від документів з основної діяльності;

- товщина кожної справи не повинна перевищувати 30-40 мм (200-250 аркушів).

Формування справ щодо листування з вищими установами повинне здійснюватися з окремих, конкретних питань.

Документи сесій ради, засідань виконавчого комітету групуються у дві справи: (1) протоколи з усіма додатками до них; (2) рішення (копії) для оперативно-довідкової роботи.

Пропозиції, заяви і скарги громадян формуються у дві справи: пропозиції, заяви і скарги громадян щодо роботи виконавчого комітету та його підвідомчих організацій; заяви і скарги громадян з особистих питань.

Розміщення документів усередині справ здійснюється в логічній послідовності вирішення того чи іншого питання.

Документи з конкретного питання розподіляються у справі єдиною групою: спочатку ініціативний документ, потім у хронологічній послідовності всі інші документи, що стосуються цього питання.

Розпорядчі документи (рішення, розпорядження тощо) розміщуються за їх різновидом і хронологією з додатками, що до них відносяться.

Листування розподіляється в хронологічній послідовності, причому документ-відповідь має підшиватися одразу за документом-запитом.

Протоколи розміщуються у справі в прямому хронологічному порядку та за номерами, а документи до засідань, сформовані в окремі справи, – за номерами протоколів засідань.

Пропозиції, заяви і скарги громадян розміщуються в алфавітному порядку. Кожна заява (скарга) та документи для її розгляду становлять усередині справи самостійну групу і підшиваються разом.

Підготовка справ до наступного зберігання та використання

Усі справи постійного і тривалого зберігання понад 10 років підлягають оформленню. Воно включає такий обов'язків комплекс робіт: описання справи на обкладинці, її брошурування, нумерація аркушів, складання засвідчувального напису.

Після закінчення діловодного року в оформлення обкладинки справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення. Написи на обкладинках таких справ слід робити чітким почерком, акуратно, спеціальним чорнилом або тушшю.

На всі закінчені діловодством справи повинні складатися описи –окремо на справи постійного зберігання, тривалого зберігання і на справи з особового складу. Описи складаються секретарем. Вони ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ.

Справи кожного року становлять річний розділ опису, закінчення якого обов'язково погоджується з районним (міським) архівом. У річний розділ опису підлягають внесенню справи, не завершені діловодством за рік. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається:

«Документи з даного питання див. також у розділі за ____ рік, №___».

Описи справ постійного зберігання підлягають обов'язковому затвердженню експертно-перевірною комісією через два роки після їх закінчення в діловодстві. До архіву надсилаються всі чотири примірники описів, з яких два після затвердження залишаються в державному архіві, а решта повертається виконавчому комітетові. Відповідно із затвердженими описами виконавчий комітет зобов'язаний передати свої справи до районного (міського) державного архіву у встановлені строки.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів, оформлення обкладинки не проводиться. На ці справи описи можуть не складатись.

Сільські, селищні ради передають свої документи до районного (міського) архіву лише після здійснення експертизи їх науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення згідно з вимогами чинних правил та інструкцій з архівної справи. Справи постійного і тривалого зберігання передаються до архіву за описами встановленої форми, а справи тимчасового зберігання – за номенклатурою.

Робота з документами «Для службового користування»

Керівники міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності разом з режимно-секретними органами забезпечують контроль за виконанням вимог спеціальної Інструкції про порядок обліку зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю дер­жави, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 № 1893. Контроль за обігом документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, здійснює Служба безпеки України. Переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, і яким надається гриф обмеження доступу "Для службового користування" (ДСК), розробляються експертними комісіями згідно з певними критеріями віднесення інформації до конфіденційної. На документах у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань – на обкладинці та на титулі проставляються гриф ДСК і номер примірника. Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі. Керівники організацій несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом ДСК. Співробітникам, допущеним до роботи з документами з грифом ДСК, забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою. Усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом ДСК підлягають реєстрації. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників. Облік документів та видань з грифом ДСК ведеться у журналах, як правило, окремо від обліку іншої несекретної документації. Розмноження документів з грифом ДСК здійснюється з дозволу керівника організації (структурного підрозділу) під контролем канцелярії. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників. Після закінчення друкування документів з грифом ДСК набір повинен бути розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені, про що складається акт або робиться відповідна відмітка у журналі за підписами замовника і виконавця. Розсилання тиражу документів з грифом ДСК здійснюється на підставі рознарядок, підписаних керівником організації (його заступником) та керівником канцелярії, із зазначенням облікових номерів примірників. Документи, справи і видання з грифом ДСК, що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них. Документи з грифом ДСК після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства. Справи з документами з грифом ДСК повинні мати внутрішні описи.

Дата добавления: 2014-01-11