Контроль виконання документів

Контроль виконання документів і ухвалених рішень – невід’ємна функція управління, елемент організації управлінської діяльності і важлива складова діловодства.

Мета контролю – сприяння своєчасному і правильному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпечення отримання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців.

Контрольна діяльність передбачає, з одного боку, контроль виконання документів по суті поставлених в них питань, з іншого боку – дотримання відповідності форми створюваних документів їх змісту і своєчасності виконання. Першу групу контрольних операцій виконують керівники усіх рангів, другу – діловодна служба.

Основні завдання контрольної служби – контроль виконання вхідних і внутрішніх документів та усних вказівок керівництва; узагальнення даних і доведення їх до відома керівництва; розробка пропозицій по прискоренню і вдосконаленню документообігу, зміцненню виконавчої дисципліни.

Важливою умовою ефективності контролю є його централізація. Контрольні операції слід зосередити в одному структурному підрозділі або в одного співробітника. Контрольні функції повинні бути викладені в «Інструкції з діловодства», обов’язки, права і відповідальність, пов'язані з контрольною діяльністю, – в посадових інструкціях.

В установі відповідно до чинних нормативних актів і вказівок складається перелік документів, виконання яких підлягає контролю. Інформація про результати виконання повинна поступати тим керівникам, які встановлюють необхідність контролю термінів виконання документів. Терміни виконання вказуються в самому документі або в резолюції. Якщо в документі і резолюції не вказані інші терміни виконання, документ повинен бути виконаний до закінчення місяця з дня його надходження.

На документи, що підлягають контролю, заводиться картка з вказівкою термінів виконання і виконавців. Знімаються з контролю тільки виконані документи. Продовжити термін виконання документів можуть лише ті керівники, що написали резолюцію з їхнього виконання.

На усіх документах, що підлягають контролю, проставляється штамп «Контроль» або на лівому полі – позначка контролю «К».

Регулярно службами діловодства складається довідка про роботу з документами, де вказується, скільки документів передано у підрозділи та поставлено на контроль, скільки з них виконано з початку року, у тому числі з порушенням терміну, скільки знаходиться на виконанні.

Зведені дані про стан і результати виконання документів доводяться до відома відповідних посадових осіб (осіб, відповідальних за виконання) з метою вживання заходів щодо забезпечення виконання документів.

Питання КВД знаходяться у безпосередньому віданні інспектора по контролю за виконанням документів. Проте періодично такий контроль зобов'язані здійснювати усі посадові особи організації – в першу чергу керівники структурних підрозділів та працівники служби документаційного забезпечення управління.

Інспектор по КВД намічає проміжні терміни перевірки їх виконання. У разі, якщо їх результати свідчать про відставання темпів роботи по виконанню того чи іншого документа, інспектор має право зробити виконавцеві відповідне нагадування, або отримати з цього приводу додаткові інструкції у керівника. Продовження термінів виконання документа є прерогативою керівника, що віддав відповідну вказівку.

Виконаний документ знімається з контролю. Про зняття документа з контролю робиться відповідна відмітка в «Журналі контролю виконання документів».

Дата добавления: 2014-01-11