Регламентація процесу управління

При проектуванні оргструктур існують 2 основні підходи:

¨ Статичний підхід. Полягає у визначенні завдань поточної діяльності підприємства, які потім агрегуються і будуються у формі традиційної піраміди.

¨ Динамічний підхід. Передбачає при побудові організаційної структури потребу враховувати будь-які можливі зміни стратегічних цілей підприємства.

Реалізація названих підходів, як правило, здійснюється наступним чином:

а) формуються схеми ОСУ. Методи формування схем організаційних структур:

§ системний

§ метод моделювання (імітаційні моделі)

§ статистичний метод (анкетування, опитування тощо)

б) розробляються різні положення по структурних підрозділах і посадові інструкції.

Ефективність організації управління залежить від того, на скільки в системі управління регламентовані горизонтальні і вертикальні зв’язки. Їх регламентування направлено на те, щоб передчасно визначити:

Ø хто має вирішувати певний тип завдань управління

Ø як часто він повинен вирішувати ці завдання

Ø з ким при цьому слід мати взаємовідносини

Ø на досягнення яких результатів вони повинні бути націлені

Ø які наслідки неякісного виконання даного типу завдань як для себе особисто, так і для фірми в цілому.

З урахуванням цих вимог практика виробила наступні види проектів організації процесу управління:

І. функціональна матриця - це модель, в якій відображаються взаємозв'язки і взаємозалежність між робітниками апарату управління в процесі виконання функцій управління. Така модель широко застосовується на великих і середніх підприємствах. Види взаємодії в такій моделі діляться на:

- горизонтальні

- вертикальні

Горизонтальні передбачають узгодження, консультацію, обмін інформацією, спільні обговорення проектів.

Вертикальні передбачають затвердження, видання завдань, надання документу, уточнення, роз'яснення.

Така модель дозволяє завчасно впорядкувати всі дії взаємодій різних ланок при здійсненні процесу управління.

II матрична схема повноважень по прийняттю рішень. Ця схема найбільш широко використовується в країнах Зах. Європи і Америки. Тут чітко визначений обсяг повноважень по самостійному прийняттю рішень в тій чи іншій області. В ній також виділені всі делегуючи, в рамках компанії, повноваження. Оскільки більшість делегувань пов’язані з правом мати діло з грошовими фондами компанії, то більшість схем відображають різного роду обмеження в даній сфері.

У верхній частині схеми вказані ті управлінські рівні, які наділені повноваженнями по прийняттю рішень в тій чи іншій області (чи наданні консультацій тощо).перелік областей по прийняттю рішень зосереджений в лівій колонці.

III документограми і органіграми. В основі їх побудови лежить визначення маршруту проходження певного документу через ланки управління з вказанням терміну і характеру виконуємої' роботи по складанню даного документу кожним робітником.

Документограми ефективно застосовуються в роботі по раціоналізації діловодства. За її допомоги легко простежить логічний зв’язок, послідовність етапів робіт, виявити дублювання інформації в різних формах документів.

Органіграми являють собою різновид функціональної матриці розподілу прав і обов'язків, оскільки вони мають одне завдання: показати розподіл повноважень між органами управління в процесі прийняття певного рішення чи виконання якої-небудь функції управління. За їх допомоги можна виявити хто і в якій мірі приймає участь в роботі чи прийнятті рішення у випадку, коли для їх виконання перетинаються повноваження декількох осіб чи ланок управління.

Завдання проектування організації управління заключається в тому, щоб простежити і розумно регламентувати відносини виконавців при виконанні всіх функцій управління. Таку регламентацію досить повної картини організації процесу управління дозволить отримати положення про посади.

З: Методи організації процесу управління

Формальна ОС може успішно функціонувати тільки за наявності ряду документів, які регламентують відносини, зв’язки і процедури управління. Виділяють 2 групи документів:

1. нормативно-правові акти і положення. Вони визначають відносини між робітниками апарату управління в процесі виконання поставлених завдань. До них відносяться: установчі документи, положення про структурні підрозділи (відділ, цех), положення про посади.

2. Нормативно технологічні регламенти, що визначають процедурний бік виконання окремих управлінських робіт, операцій і процесу управління в цілому. Сюди відносяться: спеціальні інструкції, правила, маршрутні і операційно-технологічні карти, матриці повноважень по прийняттю рішень, документограми, органіграми тощо.

Найбільш важливу роль в регламентації системного розподілу відповідальності і повноважень грають положення про посади. Вони повинні розроблятись на основі нормативно-технологічних регламентів, які задають процедурний бік процесу управління.

Положення про посади є основним документом, за допомоги якого будуються організаційно-економічні відносини.

В залежності від застосування методів формування ОС використовуються різні правила побудови положень про посади.

На практиці всі посади діляться на категорії в залежності від їх місця і ролі в системі управління:

1) Керівника організації, її підсистем, структурних підрозділів

2) Функціональні спеціалісти

3) Технічні виконавці

Для кожної категорії посад існують загальні права і відповідальність, обумовлені трудовим законодавством, організаційними завданнями тощо. Загальна частина посадового регламенту повинна бути єдиною. В той же час рішення конкретних завдань управління вимагає виділення специфічної відповідальності і прав кожної посадової особи. В зв’язку з цим виділяються 4 регламентованих і контрольованих параметри, які забезпечують цільову орієнтацію робітника:

1) Сфера відповідальності

2) Задачі

3) Критерії ефективної діяльності (досягнення цілей)

4) Права.

Тема 5: ТЕХНОЛОГІЯ ПРИЙНЯТТЯ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ

Дата добавления: 2014-01-11