Документооборот

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

ЭКСПЕРТИЗА ДОКУМЕНТОВ

Как правило проводится ежегодно, при небольшом количестве документов 1 раз в несколько лет.

Для уточнения сроков хранения документов необходимо руководствоваться следующими документами:

1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения (2003)

2. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений (2001)

3. Методические рекомендации «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций» (1997)

4. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2007)

В случае разночтения в этих документов выбирается максимальный.

Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные данными перечнями, то срок их хранения следует определять постоянно действующей экспертной комиссией на основе следующих критериев:

1. Содержание документа (уникальность и значимость информации)

2. Происхождение документа

3. Внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюции, физическое состояние)

В помещениях архивов должен поддерживаться следующий температурно-влажностный режим:

Для бумажных документов: 17-19 градусов, 50-55%

Для пленочных материалов: черно-белые – 15 градусов, 40-55%;

Цевтные 2-5 градусов 40-55%

Для документов на дисковых носителях 15-20 градусов, 50-65%

Контролируется регулярным изменением параметров.

ВВ простых архивах допускается: в кондиционируемых помещениях измерять параметры 1 раз в неделю, без кондиционера – 2 раза. Приборы размещаются в главном проходе на стеллаже. Материалы покрытия стен, полов и потолков не должны выделять вещества и собирать пыль.

Высота хранилища зависит от технологического оборудования, применяемого при хранении, но не менее 2,25 м и не выше 4 м.

В архивах не должны проходить газовые, канализационные трубопроводы. В ином случае они изолируются. Электропроводки

Лекция АРХИВ

Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения (отправки или направления в дело).

Оперирует только полностью оформленными документами.

Одна из характеристик документооборота – это масштаб, в соответствии с масштабом разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, отрасли управления и государство в целом. Порядок документооборота вторичен по отношению к организации. Различают: входящий, внутренний и поток отправляемой корреспонденции.

Дата добавления: 2014-01-11