Подсистемы автоматизации документооборота

Эволюция форм документооборота

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Расчет и оптимизация документооборота

Технология обработки документов

Входящие документы должны поступать через курьерскую службу, почту, телеграфу. Допускается получение не официально. Все входящие документы обязательно регистрируются в журнале. Существует порядок обработки поступающих документов:

- 1 шаг это поступление документов

- 2 проверка правильности адресования и целостности упаковки

- 3 шаг пометка лично, то корреспонденция передается в подразделение и не вскрывается

- 4 вскрытие конверта

- регистрация документа

Штамп может быть на конверте, если конверт сохраняется. Ковверт сохраняется если в документе нет обратного адреса, если в документе нет даты, если документ носит личный характер.

Штамп на документе.

- 5 шаг, передача в структурное подразделение.

Документ появился, затем его к исполнителю.

Подсчет документооборота проводится в целях условного объема обрабатываемой информации, интенсивность труда сотрудников, составление табеля документов, планирование мероприятий, технологическая оснащенность процессов работы с документами.

Разрабатывается схема документооборота и утверждается директором (маршрут).

Министерство образования и науки РФ

Учебное объединение

Брянский университет (БГТУ)

Вопрос 1. Эволюция форм документооборота

Вопрос 2. Подсистемы автоматизации документооборота

Вопрос 3. Правовое обеспечение автоматизированного документооборота

Выделяют три вида форм:

1. Бумажный (все этапы своего развития документ проходит в бумажной форме, при этом для подготовки, хранения данных документов могут использоваться компьютерные средства)

2. Смешанный (часть этапов документ проходит в бумажной форме, а часть - в электронной)

3. Безбумажный (автоматизированный) (документ с момента создания до момента уичтожения находится в электронном виде)

Автоматизированный документооборот сокращает время обработки одного документа на 20-25%, на 80% сокращаются расходы на хранение документов.

Систем автоматизации документооборота большое количество на сегодняшний день (от пакетных решений до платформ). Любая система состоит из ряда подсистем:

1. Система автоматизации делопроизводства. В функции данной подсистемы не входит хранение и перемещение документов по организации. Основная функция – фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа (род документа, текущее состояние документа). Данная подфункция имеется во всех системах автоматизации документооборота. Строится эта подсистема как стандартная база данных, используются инструменты либо стандартной базы данных, либо промышленной.

2. Архивы документов. То место, где хранится электронный документ. Во всех системах она обязательно имеется. В данной подсистеме имеется функция поддержки контроля версий, при чем это может осуществляться автоматически или вручную (при необходимости пользователь может вернуться к предыдущей версии документа). При выборе автоматизированной системе документооборота желательно, чтобы в сервисных функциях архива документов была возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы.

Дата добавления: 2014-01-11