Режим предварительного просмотра

Основы конструирования отчетов

Отчеты

Отчеты используются для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать. Это информация, организованная и отформатированная в соответствие с указаниями пользователя.

Access предлагает 3 способа представления информации, хранящейся в БД запрос, форма и отчет. В каждом конкретном случае пользователь выбирает способ, который лучше решает поставленную задачу.

· Для получения полного списка товаров, поставляемых организацией, следует использовать запрос

· Для обработки – отчет

Режимы отображения отчетов

4 режима:

Конструктор – для создания новых и изменения существующих отчетов.

Режим макета – для редактирования и формирования (изменения) отчетов

Представление отчета – для предварительной оценки правильности шрифтового оформления и расположения ЭУ в отчете.

Создание отчетов.

Для создания отчетов используются следующие средства:

· Простой отчет

· Конструктор отчетов

· Пустой отчет

· Мастер отчетов

Перед началом конструирования отчета пользователь должен определить требуемый макет отчета.

С помощью мастера:

1. Выбор базовой таблицы (или запроса), данные из которого будут представлены в отчете

2. Определить, требуется ли группировка данных

3. Задать порядок сортировки записей и если в отчете должны быть итоговые поля, нажать кнопку ИТОГИ и установить требуемые переключатели

4. Определить вид макета отчета и стиль оформления

5. Задать имя отчета и выбрать один из вариантов дальнейшей работы с отчетом

Разделы отчета

Верхний колонтитул – содержит информацию, появляющуюся в верхней части каждой страницы (например, шапка таблицы).

Область данных – содержит собственно сам отчет. В этой области отображаются данные из таблиц или запросов.

Нижний колонтитул – содержит информацию, появляющуюся в нижней части каждой страницы (например, номер страницы).

Но разделы отчета можно добавить

Заголовок отчета – это информация, появляющаяся в отчете однажды на первой странице (например, название отчета).

Область примечаний отчета – информация, появляющаяся в конце отчета однажды (например, какой-то итоговый результат).

Некоторые свойства ЭУ «ПОЛЕ»

Свойства «Не выводить повторы»

С помощью этого свойства можно запретить печать значения поля, если оно совпадает со значением этого поля из предыдущей записи.

Свойство «Сумма с накоплением»

Свойство следует использовать для вычисления суммы, которая меняется при переходе к каждой следующей записи.

«ДЛЯ ВСЕГО» - то в сумму с накоплением включаются все записи группы, начиная с первой и кончая последней.

«ДЛЯ ГРУППЫ» - то только записи, относящиеся к одному уровню группировки.

Дата добавления: 2014-01-13