Основные определения в области ДОУ

Документ и его функции

Документ выполняет следующие функции: информационную, организационную, коммуникативную, юридическую, воспитательную.

Важнейшей среди названных функций является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений.

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации в глазах дёловых партнеров.

Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, например, учет - в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль - путем сбора сведений с целью проверки соответствия наблюдаемого объекта необходимому состоянию и т. д.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятёльности, называют унифицированной систёмой документации (УСД).

Делопроизводством называют сферу деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.

Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется, в основном, с применением разного рода документов, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ). Оба термина «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» равнозначны по содержанию и используются как синонимы.

Часть делопроизводства, непосредственно связанную с записью информации на определенном носителе с соблюдением установленных правил, называют документированием. В общем случае создание документа включает стадии: изучение существа дела, сбор необходимой информации, подготовка проекта документа, согласование проекта, доработка и подписание документа.

Движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль исполнения, называется документооборотом.

Деятельность по организации хранения документов, обладающих значимостью для общества и имеющих ценность для собственника, относят к архивному делу. Делопроизводство охватывает вопросы оперативного хранения документов, экспертизы их ценности и подготовки к сдаче на архивное хранение.

Совокупность правил работы с документами в организации, подкрепленных соответствующим нормативно-правовым, материальным и кадровым обеспечением, составляет систему документационного обеспечения управления данной организации (или систему делопроизводства).

Дата добавления: 2014-01-13