Редагування документа Word

Режими перегляду документа

Поняття шаблону документа й стилю

Значно полегшує та прискорює форматування документів у Word використання стилів і шаблонів.

Стиль – набір атрибутів форматування абзаців і символів, якому можна присвоїти ім'я, щоб швидко застосувати до будь-якого тексту. Стиль дозволяє автоматизувати процес форматування документів (Формат – Стиль).

Шаблон – документ Word спеціального типу, використовуваний як зразок для створення інших документів. В основу шаблону закладені: стиль, макет сторінки (форматування розділу), панелі інструментів, що були використані при створенні шаблону (Файл – Створити – Шаблон).

Під час запуску Word з'являється новий документ з ім'ям за умовчанням Документ1 (Файл – Створити). При введенні тексту Enter натискається наприкінці абзацу або при створенні порожнього рядка. Кінець абзацу (початок нового) позначається спеціальним недрукованим символом - маркером абзацу, який можна побачити, натиснувши кнопку «¶» в стандартній панелі інструментів.

Існує кілька способів відображення документа на екрані (меню Вигляд): звичайний, електронний (веб-документ), розмітка сторінки, структура. Для введення і редагування тексту задають звичайний вигляд або розмітку сторінки з відображенням меж аркушів. Веб-документ зручний для перегляду й показує, як буде виглядати текст при розміщенні на веб-сторінці. Для перегляду заголовків великого документа використовується режим структури.

2.1. Редагування при введенні

Для редагування тексту при введенні можна використовувати такі клавіші та сполучення клавіш:

· Backspace видаляє символ перед курсором;

· Delete видаляє символ після курсору;

· Ctrl+Delete видаляє всі символи до кінця слова або наступне слово;

· Ctrl+Backspace видаляє всі символи спочатку слова або попереднє слово.

Операції редагування, як і інші, можна скасовувати, використовуючи меню Правка - Скасування або кнопку Скасувати. Список, що з’являється поруч із кнопкою скасування, дозволяє скасувати відразу декілька дій.

2.2. Переміщення в документі

Для швидкого переміщення по документу в процесі редагування можна використовувати такі клавіші й сполучення клавіш:

· клавіші керування курсором ­,Ї,,®;

· Home/End – початок/кінець рядка;

· Ctrl+­ - до початку поточного абзацу;

· Ctrl+Ї - до початку наступного абзацу;

· Ctrl+Page Up - на початок попередньої сторінки;

· Ctrl+Page Down - на початок наступної сторінки;

· Ctrl+Home - до початку тексту;

· Ctrl+End - до кінця тексту;

· за допомогою смуг прокручування (Сервіс - Параметри - Вигляд);

· Shift+F5 - повернення до попереднього місця редагування.

2.3. Виділення елементів тексту

Виділення різних фрагментів тексту необхідне перед його копіюванням, переміщенням або форматуванням, виконується за допомогою миші і/або клавіатури (табл. 1).

Таблиця 1

Способи виділення фрагментів тексту в документі Word

Елемент тексту	Спосіб виділення
Слово	Двічі клацнути на слові лівою кнопкою миші
Рисунок	Клацнути на рисунку
Рядок тексту	Клацніть лівою клавішею миші на смузі виділення навпроти рядка
Кілька рядків тексту	Натиснувши ліву клавішу миші, протягнути покажчик по смузі виділення вздовж рядків, котрі потрібно виділити
Речення	Утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, клацнути в будь-якій частині речення
Виділення частини рядка тексту	Shift+End – виділення від місця знаходження курсору до кінця рядка Shift+Home – виділення від місця знаходження курсору до початку рядка
Абзац	1) Двічі клацніть лівою клавішею миші на смузі виділення, навпроти абзацу 2) Тричі клацнути в будь-якій частині абзацу
Великий блок тексту	Клацнути початок фрагмента, прокрутити документ так, щоб на екрані з'явився кінець фрагмента, а потім клацнути його, утримуючи натиснутою клавішу Shift
Виділення частини тексту	Ctrl+Shift+End - виділення частини тексту від місця знаходження курсору до кінця тексту Ctrl+Shift+Home-виділення частини тексту від місця знаходження курсору до початку тексту
Весь текст	1) Клацнути на смузі виділення, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl 2) Меню Правка – Виділити все 3) Ctrl+A або Ctrl+5 (на додатковому цифровому полі)

Виділення тексту за допомогою клавіші F8 здійснюється так:

· 1-ше натискання – вмикає режим виділення (у рядку статусу активується індикатор ВДЛ);

· 2-ге натискання – виділяє слово;

· 3-тє натискання – виділяє речення;

· 4-те натискання – виділяє абзац;

· 5-те натискання – виділяє весь документ.

Для зняття виділення треба відключити індикатор ВДЛ у рядку статусу й клацнути поза виділеним текстом.

2.4. Переміщення та копіювання тексту

Найбільш часто під час редагування застосовуються операції копіювання, переміщення та видалення фрагментів тексту. Ці операції можуть виконуватися як із використанням буфера обміну, так і без нього.

Для переміщення й копіювання фрагментів тексту необхідно виділити фрагмент і виконати таке:

1) перетягнути лівою кнопкою при переміщенні, з Ctrl – при копіюванні (якщо в меню Сервіс - Параметри - Правка встановлена опція "використовувати перетягування тексту при виправленні");

2) вибрати Вирізати (меню Правка, або контекстне меню, або Ctrl+X, або Shift+Del) - при переміщенні в буфер; вибрати Копіювати (меню Правка, або контекстне меню, або Ctrl+C, або Ctrl+Ins) - при копіюванні в буфер; далі вибрати Вставити (меню Правка, або контекстне меню, або Ctrl+V, або Shift+Ins);

3) використовувати кнопки на стандартній панелі інструментів - так само, як описано в п.2.

2.5. Вставка спеціальних символів

Ця операція використовується за необхідності вставки в текст букв і символів, відсутніх на клавіатурі. Для цього слід використовувати меню Вставка - Символ. У діалоговому вікні треба вибрати вкладку Символи (для вибору символів, що є в тому чи іншому шрифті) або Спеціальні символи, далі клацнути на вибраному символі для додавання його в текст. Використовуючи кнопку [Клавіша] у вікні, можна призначити сполучення клавіш для вставки спеціального символу.

2.6. Автоматизація введення тексту

Існує кілька способів автоматизації введення тексту. Можна в разі необхідності повторити введення фрагмента тексту, якщо після введення не виконувалися операції редагування. За допомогою меню Правка - Повторити введення або клавіші F4 можна вставити будь-яку кількість копій. Ця команда може також повторювати дії, виконувані під час форматування та редагування.

Використання Автотексту дозволяє автоматизувати вставку часто використовуваних фрагментів тексту. Послідовність дій при цьому така:

1) набрати й виділити фрагмент;

2) вибрати меню Вставка - Автотекст – Створити;

3) ввести ім'я елемента.

Для вставки необхідно ввести ім'я окремим словом і натиснути клавішу F3, або Ctrl+Alt+V, або Правка - Вставити - Автотекст.

Схожий з Автотекстом засіб Автозаміна відрізняється тим, що після введення імені й пробілу або інших розділових знаків автоматично виконується заміна. Спосіб створення автозаміни такий:

1) набрати й виділити текст;

2) вибрати меню Сервіс – Автозаміна/Параметри автозаміни;

3) установити опцію «Заміняти при введенні»;

4) ввести коротке ім'я, що не є прийменником;

5) натиснути кнопку [Додати].

Використання шкатулки дозволяє видалити з документа кілька фрагментів, а потім вставити всі одночасно (у тім же порядку). Для цього слід виконати таке:

1) послідовно виділяти фрагменти і натискувати Ctrl+F3 для переміщення в шкатулку;

2) установити курсор і натиснути Shift+Ctrl+F3 для вставки вмісту шкатулки.

2.7. Пошук і заміна тексту

При пошуку й заміні символів, окремих слів або фрагментів тексту треба виконати такі дії:

1) виділити ділянку пошуку;

2) вибрати меню Правка – Знайти/Замінити (указати що і на що);

3) за необхідності встановити опції «Враховувати регістр» і «Тільки слово цілком»;

4) у разі потреби використовувати кнопку [Формат] для пошуку формату.

Для позначення певного місця в документі та швидкого пересування до нього використовуються закладки. При цьому необхідно:

1) установити курсор у тексті;

2) вибрати меню Вставка – Закладка;

3) ввести ім'я закладки й натиснути кнопку [Додати] (ім’я закладки не повинне містити пробіли, за необхідності їх заміняють знаком підкреслення);

4) для переходу до закладки використати меню Правка – Перейти – Закладка (ім'я).

За допомогою команди Перейти можна виконати перехід до будь-якого елемента документа Word: рядка, сторінки, розділу, закладки, примітки, виноски і т.д., вибравши у вікні діалогу елемент і його номер або ім'я. Також для переходів додана спеціальна кнопка на смузі прокручування. Вікно Перейти викликається подвійним натисненням на будь-якому з елементів, що показують поточне положення курсору в рядку статусу.

Дата добавления: 2014-11-06