Автофильтрация 4 страница

Деректер қорын бір-бірімен өзарабайланысты кестелерге бөлу ыңғайлы, кейде қажет. Мысалы, компакт-дисктер прокатымен айналысатын фирманың менеджері заказдардың санын көбейту мақсатында қолдағы бар дисктердің тізімін әрбір клиент көре алу үшін залға компьютер қоюды шешті. Егер деректер базасы бір ғана кестеден тұратын болса, онда кез келген келуші дисктер туралы ақпаратпен қатар фирманың басқа клиенттері жөніндегі ақпаратпен хабардар бола алады. Бұл тапсырыс берушілерге ұнамауы мүмкін. Мұндай менеджер жаңа клиенттерді жинай алмауымен қатар бұрынғы клиенттерін де жоғалтады.

Кестелер арасындағы байланыстар сенімді мықты болу үшін және бір кестедегі жазба арқылы басқа кестедегі жазбаны табу үшін кестеде қайталанбас дара (уникальные) өрісті қарастыру керек.

Кестелердің құрылымын жасауда бір өрісті (немесе өрістердің бір комбинациясын) кілттік өріс ретінде алуға болады. Кілттік өрістермен компьютер ерекше жұмыс жасайды. Компьютер олардың даралығын (уникальность) тексереді және мұндай өрістермен сұрыптауды (сорттауды) тез орындайды. Мұндай кілттік өрісті байланыстар жасау үшін қолдану тиімді. Кейде кілттік өрісті бастапқы кілт деп те атайды.

Өрістер арасындағы байланыс түрлері:

1:1: «Бірдің –бірге» қатынасы. Мысалы: студент– сынақ кітапшасының №.

1:N: «Бірдің-көпке» қатынасы. Мысалы: Бір тауар әкелуші...а)... бірнеше тауар әкелуі мүмкін,...б)... бірақ, әрбір тауардың тек бір әкелушісі болады. Осы сияқты қатынас Топ - -студенттер арасында да болады.

N:M: «Көптің-көпке» қатынасы. А кестесіндегі бір жазбаға В кестесіндегі бірнеше жазба сәйкес болуы мүмкін, ал В кестесінің бір жазбасына А кестесіндегі бірнеше жазба сәйкес келуі мүмкін. Мысалы: Студенттер-олардың тыңдайтын Курстары, Авторлар-Кітаптар, Тауар әкелушілер-Тапсырыс берушілер.

Байланыстырылған кестелерді жасауға қойылатын талаптар:

Деректердің тұтастығы ( целостность ) Access деректер басқару жүйесінде байланыстырылғанкестелердегі жазбалар арасындағы байланыстарды қолдау үшін қолданылатын ережелер жүйесін білдіреді. Деректердің тұтастығын бақылау үшін мына шарттар орындалу керек:

· Бір кестенің байланысқан өрісі кілттік өріс болады немесе қайталанбас дара индекс болады.

· Байланысқан өрістердің деректерінің типтері бірдей болады. Ескерту: Алайда, Санауыш (Счетчик) өрісі сандық өрісімен байланыса алады, егер сандық өрістің типі ұзын бүтін (длинное целое) болса.

· Байланыстырылатын кестелер Access-тің бір деректер қорында болуы тиіс.

Жаттығу жұмыстары:

1-жаттығу. «Деканат» деректер қорын жасау.

1. Жаңа «Деканат» деректер қорын жасаңыз. Жаңа деректер қорын жасау үшін:

§ Access программасын жүктеп, ашылған терезенің сол жағындағы «Жаңа деректер қоры» пунктын басыңыз;

§ «Жаңа деректер қоры файлы» терезесінде Файл атауы өрісіне деректер қорының атауы ретінде Деканат атын беріңіз және деректер қоры сақталатын өзіңіздің папкаңызды таңдаңыз.

§ Создать батырмасын басыңыз.

2. Деректер қорының кестесін жасау. Деректер қорының кестесінің алдымен құрылымын (жобасын) жасайды. Оны жасау үшін:

§ Ашылған терезеде «Деректер қоры» терезесінің сол жақ панелінде Access объектілерінің (таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, модули) барлық типтерін шақыру үшін басқару элементтері орналасқан. Терезеден жасалатын құжаттың типін таңдау керек, сіз кесте жасайтын болғандықтан Таблицы бөлімін таңдап, Создать батырмасын басыңыз.

§ «Жаңа кесте (Новая таблица)» терезесі ашылады. Оң жағында келесі жұмыс үшін нұсқалардың тізімі берілген:

§ Мұнда бірнеше нұсқалар бар, соның ішінен сіз Конструктор ды таңдап, ОК батырмасын басыңыз. Ашылған Конструктор терезесінде жасалынатын кестенің өрістерін 1-кестеге сәйкес анықтаңыз. Кестенің өрістерін анықтау үшін:

§ «Өрістің аты» бағанындағы жолға бірінші өрістің атын Оқытушы_ коды деп енгізіңіз;

§ «Деректер типі» бағанындағы жолда тізім батырмасына басып, деректердің Сандық (Числовое) типін таңдаңыз, ал «Өрістің өлшемін» Общие- Целое во вкладке деп анықтаңыз.

§ Оқытушы_коды өрісін кілттік өріс етіңіз. Ол үшін саймандар панеліндегі кілттің суретіне басыңыз немесе жанама менюді шақырыңыз.

§ «Код» өрісіндегі деректерге шектеу енгізіңіз. Бұл деректер қайталанбауы қажет, өйткені оқытушылардың кодтары қайталанбауы тиіс, әрі оларды өзгерту мүмкіндігі қамтамасыз етілуі тиіс.

§ Общие бөліміндегі Индексированное поле параметрінің жолын шертіңіз. Тізімнен «ДА» пунктін таңдаңыз (бірдей болмау үшін).

Ескерту. Индекс — бұл Access-тің кестеде деректерді іздеуді және сұрыптауды тездететін құрал. Кестенің кілттік өрісіне (алғашқы кілттің өрісі) автоматты түрде индекс қойылады. MEMO және Гиперсілтеме немесе OLE объектісінің өрістеріне индекстер жасауға болмайды.

• «Оқытушылар» деректер қоры кестесіндегі қалған барлық өрістерді анықтау үшін 1- кестеге сәйкес жоғарыдағыдай әрекеттерді орындаңыз. 1- кесте.

Өрістің аты	Деректер типі	Өрістің өлшемі
Фамилиясы	Мәтіндік
Аты	Мәтіндік
Әкесінің_аты	Мәтіндік
Туған_күні	Күн/уақыт	Өрістің форматы: Қысқа
Қызметі	Мәтіндік
Пән_коды	Сандық	Бүтін
Пән	Мәтіндік
Телефон	Мәтіндік
Жалақы	Ақшалық	Өрістің форматы: Негізгі Ондық таңба саны: 0

§ Жасалған кестені Оқытушылар деген атпенсақтаңыз. Ол үшін «Жабу» белгісін басыңыз. Ашылған терезеде кестенің атынсұрайды, сіз Оқытушылар деп теріп, ОК батырмасын басыңыз.

2 – жаттығу. Деректер қорын өңдеу (редакторлеу).

Ол үшін жобасын жасаған кестенің Конструктор режиміне өтіңіз.Егер сіз деректер қоры терезесінде болсаңыз, онда Оқытушылар кестесін таңдап, батырмасына басыңыз.

«Қызметі» өрісіне енгізілетін деректерге шектеу қойыңыз; тек қана Профессор, Доцент немесе Ассистент сөздері енгізілуі керек.

Енгізілетін деректердің мәніне шарт қою үшін:

§ «Қызметі» өрісін шертіп, Общие бөлімінің терезесінің төменгі жағындағы Условие на значение дегенге өтіңіз.

§ Өрнекті құрастырушы арқылы (построитель выражений) мәндерге шарт қою үшін мынандай батырманы шертіңіз.

§ Пайда болған терезеде Профессор сөзінжазып, одан соң батырмасын шертіңіз (бұл батырма НЕМЕСЕ деген қызметті атқарады), одан соң Доцент сөзін жазып тағы да осы батырманы шертіңіз, Ассистент сөзін жазып< ОК > батырмасын шертіңіз. Осылайша «Қызметі» өрісіне тек Профессор, Доцент, Ассистент мәндері ғана енгізіледі.

§ «Қызметі» өрісіне дұрыс емес деректер енгізілген жағдайда экранға шығатын қате туралы хабарламаның мәтінін анықтау. Қате туралы хабарлама (Сообщение об ошибке) жолына «Ондай қызмет жоқ, деректерді дұрыс енгізіңіз» деген сөйлем енгізіңіз.

§ «Қызметі» өрісіне үнсіз келісім бойынша шығатын мән етіп Доцент сөзін анықтаңыз.

§ Конструктор режимінен шығыңыз.

3 – жаттығу. Кесте режімінде жұмыс.

1. Кесте режимінде деректерді енгізу мен редакторлеу жүреді. Жобаланған кестеңіздің Кесте ( Таблица) режиміне өтіңіз. Ол үшін:

§ Саймандар панеліндегі батырманы шертіңіз;

§ немесе Вид – Режим таблицы комндаларын орындаңыз.Кестені сақтауға байланысты шыққан сұраққа <Да> деген батырманы шертіңіз.

2. Кестені толтыру. Кестеңізді төмендегі 2-ші кесте сияқты етіп толтырыңыз. «Қызметі» өрісіне дұрыс емес деректер енгізілген жағдайда (мысалы Лаборант сөзін) не болатынын байқаңыз. Экранда «Ондай қызмет жоқ, деректерді дұрыс енгізіңіз» деген хабарлама шығады. Дұрыс сөзді енгізіңіз.

2- кесте

Код	Фамилия	Аты	Әкесінің аты	Туған жылы	Қызметі	Пән коды	Пән	Жала-қы
	Жарасов	Саят	Байболович	23.10.1954	Профессор		Статистика
	Айтов	Орал	Айтович	25.07.1940	Доцент		Экономика
	Омаров	Назар	Маратович	05.12.1967	Доцент		Математика
	Сергеева	Ольга	Ивановна	12.02.1972	Ассистент		Математика
	Емец	Павел	Петрович	16.02.1951	Доцент		Экономика
	Салимова	Раушан	Ахановна	30.05.1966	Доцент		Информатика
	Омаров	Оспан	Маратович	30.07.1948	Доцент		Физика

3. Кестедегі әр өрістің енін деректердің ұзындығына сәйкес өзгерту.

4. Ол үшін:

§ «Код» өрісіндегі кез келген жолды шертіңіз;

§ Формат– Ширина столбца командасын орындаңыз;

§ Пайда болған терезеде <По ширине данных> батырмасын шертіңіз, сонда өріс ені өзгереді.

§ Осы әрекеттерді қалған өрістерге де орындап, ендерін өзгертіңіз.

5. Кестеде іздеу жасау.

Мысалы, Оқытушы Омаровқа іздеужасау үшін:

§ «Фамилия» өрісінің бірінші жолына курсорды орналастырыңыз;

§ Правка –Найти командасын орындаңыз;

§ Пайда болған терезенің Образец параметрінің жолында Омаров деп теріңіз;

§ <Найти> батырмасын шертіңіз. Омаров сөзі белгіленіп, курсор сол сөз орналасқан 3- жолға ауысады;

§ <Найти далее> батырмасын шертіңіз. Курсор соңғы жазбаға, 7-жолға ауысып, келесі Омаровты айрықшалайды;

§ <3акрыть> батырмасын шертіп, іздеу режимінен шығыңыз.

6. Деректерді алмастыру. Ассистент Сергееваның жалақысын 18900 -дан 20000-ға алмастыру керек. Ол үшін:

§ «Жалақысы» өрісінің бірінші жолына курсорды қойыңыз;

§ Правка– Заменить командасын орындаңыз;

§ Пайда болған терезенің Образец жолында18900 санын теріңіз;

§ Заменить на жолына20000 санын теріңіз. Басқа опцияларға көңіл аударыңыз—сізге осы өрістің барлық жазбалары бойынша іздеу жасауға тура келеді.

§ <3аменить все> батырмасын шертіңіз. Нәтижесінде деректер алмастырылады;

7. Деректерді сұрыптау. «Жалақы» өрісінің деректерінің өсу реті бойынша кесте деректерін сұрыптау (сорттау) керек. Ол үшін:

§ «Жалақы» өрісінің кез келген жазбасын (жолын) шертіңіз;

§ Басқару панеліндегі батырмасын шертіп немесе Записи –
Сортировка– Сортировка по возрастанию командаларын орындаңыз.

8. Фильтр қолдану.

а) «Қызметі» және «Пән» өрістері бойынша деректерді іріктеу (фильтрация) қажет. Ол үшін:

§ «Қызметі» өрісіндегі Доцент жазбасын шертіңіз;

§ Саймандар панеліндегі батырмасын немесе Записи– Фильтр– Фильтр по выделенному командаларын орындаңыз. Нәтижесінде кестеде тек доценттер туралы жазбалар көрсетіледі.

§ щелкните по записи Информатика поля «Пән» өрісінде Информатика жазбасын белгілеңіз;

§ Саймандар панеліндегі батырмасын немесе Записи– Фильтр– Фильтр по выделенному командаларын орындаңыз. Нәтижесінде кестеде тек информатика пәнін оқытатын доценттер туралы жазбалар көрсетіледі.

§ Фильтрацияны алып тастау үшін батырмасын немесе Записи– Удалить фильтр командаларын орындаңыз. Кестедегі деректер қайтадан бастапқы толық қалпына келеді.

б) «О» әрпіненаттары басталатын оқытушылар туралы жазбаларды алу керек. Ол үшін:

§ Аты өрісінің бірінші жазбасына курсорды қойыңыз.

§ Записи– Фильтр– Изменить фильтр командаларын орындаңыз.

§ Аты өрісінің бірінші жазбасына курсорды қойып, Like «О*» сұратуын жазып, Записи– Применить фильтр командаларын орындаңыз.

§ Егер сұратуды Not «О*» деп жазсаңыз, онда «О» әрпінен басталмайтын барлық жазбаларды теріп береді.

8. Кестені сақтаңыз.

3 – жаттығу. Үш кесте жасаңыз: Студенттер, Бағалар және Пәндер

1. Студенттер кестесін жасау үшін т өменде берілген 3-кестеге сәйкес кестенің өрістерін анықтап алып, Студенттер к естесінің құрылымын Конструктор арқылы жасаңыз

3- кесте.

Өрістің аты	Деректер типі	Өрістің өлшемі
Студенттің коды	Мәтіндік	Бүтін
Фамилия	Мәтіндік
Аты	Мәтіндік
Әкесінің аты	Мәтіндік
Топ номері	Мәтіндік
Телефон	Мәтіндік
Стипендия	Логикалық	Иә/Жоқ

Кілттік өріс ретінде «Студенттің кодын» беріңіз. Ол үшін Для этого щелкните по полю «Студенттің кодын» өрісін шертіп, одан соң саймандар панеліндегі батырмасын шертіңіз немесе Правка– Ключевое поле командаларын орындаңыз.Кестені Студенттер деген атпен сақтап, кестені жабыңыз.

2. Пәндер кестесін төмендегі 4-ші кестеге сәйкес жасаңыз.

4- кесте.

Өрістің аты	Деректер типі	Өрістің өлшемі
Пән коды	Сандық	Бүтін
Пән аты	Мәтіндік

Кілттік өріс ретінде «Пән кодын» беріңіз. Кестелер кейін форма режимінде толтырылады. Кестені Пәндер деген атпен сақтап, кестені жабыңыз.

3. Бағалар кестесінің құрылымын төмендегі 5-ші кестеге сәйкес жасаңыз.

5- кесте.

Өрістің аты	Деректер типі	Өрістің өлшемі
Студент коды	Сандық	Бүтін
Пән коды	Сандық	Бүтін
Бағалар	Сандық	Байт

Ескерту: Бұл кестеде кілттік қрісті жаудың керегі жоқ, өйткені деректер қайталануы мүмкін. Кестені Бағалар деген атпен сақтап, кестені жабыңыз.

Құрылымы анықталған бұл кестелер кейін форма режимінде толтырылады.

4. Деректер схемасын құру, яғни кестелер арасындағы байланыстарды орнату. Оқытушылар, Студенттер, Бағалар, Пәндер кестелерін өзара байланыстыру керек. Ол үшін:

§ Саймандар панеліндегі батырманы шертіп немесе Сервис– Схема данных командаларын орындаңыз, сонда экранда «Схема данных» терезі шығады;

§ Саймандар панеліндегі батырманы шертіп немесе Свя­зи– Добавить таблицу командаларын орындаңыз;

§ Пайда болған терезеде тек бір кестенің аты ғана тұрады. Щелкните по кнопке <Добавить> батырмасын басып, келесі кестенің атын белгілеп, қайтадан <Добавить> батырмасын басыңыз. Осылайша қалған кестелердің барлығын экранға шығарып, схемаға қосыңыз.

§ <3акрыть> батырмасын басып терезені жабыңыз;

§ Енді Пәндер мен Бағалар кестелерінің арасындағы байланысты орнату керек.Ол үшін курсорды Пәндер кестесіндегі Пән коды өрісінің атына апарып, тышқанның сол жақ батырмасын шертіп, жібермей басқан күйі Бағалар кестесінің Пән коды өрісінің атына апарыңыз, тышқан батырмасын босатыңыз. Экранда «Связи» терезесі ашылады;

§ Обеспечение целостности данных қасиетінің тұсына тышқанның сол жақ батырмасын шертіп жалауша (Ö) орнатыңыз. Егер екі өрістің типтері бірдей болмаса, бұл жалаушаны орната алмайсыз. Сондықтан олардың типтері бірдей болуы керек.

§ Каскадное обновление связанных полей және Каскад­ное удаление связанных записей қасиеттеріне де жалауша орнатыңыз;

Ескерту. Байланыстырылғанөрістерді каскадты жаңарту мен Байланыстырылғанөрістерді каскадты жою тек Пәндер кестесінде ғана жазбаларды редакторлеуге мүмкіндік береді. Ал Бағалар кестесінде бұл әрекеттер автоматты түрде орындалады Мысалы: егер Пәндер кестесінен бір пәнді жойсақ, онда Бағалар кестесіндегі жойылған пәнмен байланысты барлық жазбалар да жойылады.

§ < Создать > батырмасын шертсеңіз байланыс орнатылады.

§ Осындай ретпен Пәндер кестесіндегі және Оқытушылар кестесіндегі «Пәндер коды» өрістерін өзара байланыстырыңыз.

§ Студенттер кестесімен Бағалар кестесіндегі «Студент коды» өрістерін өзара байланыстырыңыз.

Нәтижесі мына суреттегідей болады:

Макетті сақтап терезені жабыңыз. Өрістер арасындағы 1:1, 1:N және N:M байланыстарына көңіл аударыңыз

Өзіндік жұмыс тапсырмалары:

1. Үш кестеден «Композитор», «Әншілер», «Әндер» тұратын «Музыкалық альбом» деректер қорын жасаңыз. Бұл кестелерге өздерің өрісті ойлап, кілттік өрісті белгілеңіз, естелер арасында байланысты орнатыңыз.

2. Үш кестеден «Дәрігер», «Пациент», «Участки» тұратын «Емхана» деректер қорын жасаңыз. Бұл кестелерге өздерің өрісті ойлап, кілттік өрісті белгілеңіз, естелер арасында байланысты орнатыңыз.

3. Үш кестеден: «Сынып», «Мұғалімдер», «Пәндер» тұратын «Сабақ кестесі» деректер қорын жасаңыз Бұл кестелерге өздерің өрісті ойлап, кілттік өрісті белгілеңіз, естелер арасында байланысты орнатыңыз.

4. Екі кестеден: «Тауарлар ассортименті», «Сатып алушы» тұратын «Компьютерлік салон» деректер қорын жасаңыз Бұл кестелерге өздерің өрісті ойлап, кілттік өрісті белгілеңіз, естелер арасында байланысты орнатыңыз.

5. Екі кестеден: «Қатысушылар тізімі», «Баяндамалар тақырыбы» тұратын «Конференция қатысушылары» деректер қорын жасаңыз Бұл кестелерге өздеріңіз өрістерді анықтап, кілттік өрісті белгілеңіз, кестелер арасында байланысты орнатыңыз.

Бақылау сұрақтары:

1. Деректер базасы, ДББЖ деген не?

2. Microsoft Access ДББЖ қандай объектілердден тұрады?

3. Объектілерді жасаудың қандай тәсілдері бар?

4. Деректердің қандай типтері, қандай байланыс типтері бар?

5. Кестелер арасындағы байланысты орнату үшін қандай талаптар қойылады?

зертханалық жұмыс №18

Тақырыбы: «Microsoft Access деректер қорын басқару жүйесі. Формаларды жасау»

Мақсаты: Пішін (форма) ұғымымен, Microsoft Access-те пішін жасау әдістерімен, пішін көмегімен кестені деректермен толтырумен танысу.

Негізгі ұғымдар:

Деректер базасын жасаушы (разработчик БД) кестелер мен сұратулардың (запросы) құрылымдарын жасайды, нақты деректерді кестеге енгізумен шұғылданбайды. Деректерді кестелерге арнайы мамандар енгізеді. Олардың жұмысын жеңілдету үшін деректер базасын жасаушы арнайы объектілерді – пішіндерді (формаларды) дайындайды.

Пішін деректерді енгізуге арналған өрістері бар электрондық бланк іспеттес. Деректерді енгізуші адам осы өрістерге деректерді енгізгенде деректер автоматты түрде деректер базасының кестелеріне толтырылады.

Пішін түрлі мақсатта қолданылатын (көбінесе кестеге деректерді енгізу, жазбаның біреуін көру үшін) экранның арнаулы пішімі (формат) болып табылады. Пішін деректерді енгізуге, түзетуге, жаңадан деректер қосуға және жазбаларды жоюға мүмкіндік береді.

Access-тің басқа да объектілері сияқты пішіндерді қолмен (вручную) немесе автоматты түрде бірнеше тәсілмен жасауға болады. Автоматты пішіндердің ең қарапайымы – автопішіндер (автоформалар ).

Деректер базасының кестелеріне деректерді толтырудың 2 жолы бар: кесте режимінде немесе форма режимінде.

Пішінді жасаудың бірнеше жолы бар:

1) Конструктор -пішінді өз қалауыңызбен жасауға мүмкіндік береді. 2) Пішін шебері (Мастер форм) - өзіңіз таңдаған өрістер негізінде пішінді автоматты түрде жасауға мүмкіндік береді. Access диалог режимінде қолданушыдан қандай пішін керектігін анықтап, пішінді автоматты түрде жасайды. Егер жасалынған пішіндегі бірнәрселер ұнамаса, конструктор режимінде түзетуге болады. 3) Автопішіндер (Автоформы) - пішін шеберінің жеке жағдайы болып табылады, яғни ол қолданушының қатысуынсыз пішіннің берілген түрін автоматты түрде жасайды. 4) Диаграмма - диаграммасы бар пішінді жасайды жасайды. 5) Қорытынды кестесі (сводная таблица) - Excel-дің корытынды кестесі бар форманы жасайды.

Жаттығу жұмыстары:

Дата добавления: 2014-11-07