Довідка. Протокол, витяг із протоколу

Урегулюванню взаємодії між керівником та окремою особою, взаємин у колективі, зокрема щодо прийняття спільних рішень, слугують такі документи, як довідка, протокол, витяг із протоколу.

Довідка – це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження біографічних та юридичних фактів, діяльності окремих осіб чи обставини діяльності закладів, установ, підприємств.

За змістом довідки поділяються на особисті та службові.

Особисті підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи.

Службові – об’єктивно відображають стан справ конкретного структурного підрозділу, дільниці чи підприємства.

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої організації, установи. Частіше для цього використовують бланки організацій чи підприємства, до яких вносять індивідуальний зміст і реквізити.

Довідки мають як внутрішній, так і зовнішній обіг.

Внутрішні укладаються для подання керівництву організацій або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації й підписуються, крім укладача, ще й керівником організації чи установи та завіряються печатками.

За ступенем гласності довідки бувають звичайними, секретними і для службового користування (див. Зразок довідки).

Реквізити довідки:

· найменування міністерства чи відомства;

· найменування підприємства, установи;

· адресат;

· індекс підприємства зв’язку, поштова адреса;

· назва документа;

· дата й номер довідки;

· текст;

· підпис службових осіб;

· печатка.

Протокол – це документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, мету й результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад та ін.

У протоколах відтворюють усі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті у результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени комісії.

Протоколом також оформляється певна діяльність адміністративних, державних, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових органів (див. Зразок протоколу).

Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяють на 3 групи:

· стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою «Слухали») та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою «Ухвалили»);

· повні, у тексті яких, окрім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення;

· стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.

Текст протоколу складається з 2 частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх.

Якщо кількість присутніх на засіданні значна, їх список складається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:

· слухали;

· виступили;

· ухвалили.

У протоколах зазначають такі відомост і:

1. Назва документа (посередині) та порядковий номер.

2. Дата проведення заходу, засідання (ліворуч).

3. Місце проведення (праворуч).

4. Назва заходу, зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори, нарада тощо).

5. Назва установи, організації чи структурного підрозділу, де відбувається захід.

6. Посада, прізвище та ініціали особи, яка веде збори.

7. Посада, прізвище та ініціали особи, яка укладає протокол.

8. Склад учасників заходу зазначається за такими принципами:

· посада, звання, прізвище та ініціали керівників установи, службових осіб, почесних гостей та інших запрошених;

· якщо кількість присутніх членів колективу не перевищує 15 осіб, то вказують прізвища та ініціали усіх учасників (за абеткою);

· якщо кількісний склад присутніх перевищує зазначену вище цифру, у протоколі вказують лише загальну кількість, додавши до нього реєстраційний лист.

9. Відсутніх і причини зазначають або поіменно (за абеткою), або лише загальну кількість, якщо відсутні більше 100 осіб.

10. Порядок денний (питання, що розглядаються, формулюють у Н.в., зазначивши посаду, прізвище та ініціали особи доповідача).

11. Текст.

12. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок і примірників.

13. Посади керівників засідання або наради (ліворуч), підписи та їх розшифрування (праворуч).

Іноді виникає потреба у складанні не протоколу, а витягу із протоколу.

Витяг із протоколу – один з найпоширеніших видів документації. Він є короткою формою повного протоколу й відображає конкретне окреме питання. Його складають та надсилають (або передають окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу).

У протоколі, з якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ (див. Зразок витягу із протоколу).

Реквізити витягу із протоколу:

· назва документа;

· номер протоколу, з якого робиться витяг;

· назва організації, установи, яка проводила нараду, засідання;

· датапроведення зборів (засідання);

· номер питання, що розглядали, та його суть (як його сформульовано у протоколі);

· текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося);

· посада, прізвище та ініціали того, хто підписав оригінал (без його підпису);

· посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг;

· дата укладання витягу.

Отже, довідково-інформаційні документи у професійній діяльності фахівця відіграють важливе значення, адже кожен спеціаліст є не лише окремою штатною чи позаштатною одиницею, а й членом певного колективу, бере участь у спільному прийнятті рішень.

Лекція 11. Етикет службового листування

Дата добавления: 2014-10-23