Реквізити листа та їх оформлювання

Останнім часом ділове листування відходить від сухої офіційності й обміну надто заштампованими канцеляризмами, наближаючись до приватної кореспонденції й навіть розмовного стилю, проте ще лишається досить умовностей, додержувати яких конче потрібно. Це передусім стосується структури службового листа: логічних елементів змісту та правил його оформлення.

Реквізити листа:

· назва міністерства (для державних структур);

· назва й адреса адресата (ліворуч або посередині);

· номер і дата листа;

· назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище й ініціали (праворуч);

· заголовок листа («про…»);

· текст (зміст);

· перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок;

· посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч);

· підпис, ініціали та прізвище адресата (праворуч);

· печатка (якщо необхідно);

· віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Ось декілька порад, які допоможуть вам досягти мети спілкування через листування:

· будьте лаконічні; намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою;

· пишіть коротко й просто, але лаконічність не повинна бути самоціллю й стати на заваді вишуканості та емоційності мови;

· слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу; основну увагу приділяйте найсуттєвішому, а розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом;

· уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншомовними словами; суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання;

· будьте ввічливі; стежте за стилем вашої кореспонденції; уникайте категоричності; не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніфіковані. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.

1. Починати лист потрібно із звертання. Найпоширенішими є такі звертання: Шановний/а (ім’я та по батькові)...! Шановний/а пане(пані)...! Шановні панове (колеги)! Вельмишановний добродію! Глибокошановний (ім’я, по батькові)! Високошановний пане...! та ін.

У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію: Вельмишановний професоре! Шановний учителю! Високоповажний пане ректоре! та ін. Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживають у формі кличного відмінку. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневага до адресата й порушення етикету ділового листування.

2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа.

Якщо це лист-відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже в першому ж реченні буде доречним висловити вдячність: Перш за все дозвольте подякувати Вам за... Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви... Вдячні Вам за запрошення... Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді... Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні та ін.

До спонсорів, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися із проханням. Для їх оформлення є такі типові вислови: Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у... Будь ласка, повідомте нам про... Насамперед просимо повідомити... та ін.

У діловому світі з різних причин іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так: Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося... Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю. Вибачте, нам вельми незручно, що... та ін.

У листах-нагадуваннях треба ввічливо й тактовно вказати на те, що термін оплати рахунка минув. Такі листи варто розпочинати так: Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали жодної відповіді на лист від (дата)... Нам дуже незручно, що змушені нагадувати Вам про... Дозвольте нагадати Вам... та ін.

До категорії складних листів належать листи-відмови. Якщо ви не можете дати позитивну відповідь, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо: На жаль, не можемо прийняти Вашої пропозиції... Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Ваше прохання з деяких причин... Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дозволяє нам... та ін.

3. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить від змісту листа. Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю. Ними може бути висловлено:

· подяку: ще раз дякуємо Вам, дякую за допомогу...;

· сподівання, надії: сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною, маємо надію на встановлення тісних контактів між нашими фірмами;

· запевнення: запевняємо, що Ви цілком можете розраховувати на нашу підтримку, ми будемо раді співпрацювати з Вами;

· прохання: просимо Вас якомога швидше підтвердити свою згоду, просимо Вас терміново повідомити;

· вибачення: просимо вибачення за прикру помилку...

4. Використання прощальних фраз залежить від того, наскільки ви знайомі з адресатом. Коректними є такі: Щиро Ваш... З найкращими побажаннями... Бажаємо успіхів… Із повагою… Залишаємося з повагою… Із вдячністю й повагою… і т. ін.

5. Уже написаний лист не відправляйте одразу, відкладіть, щоб потім ще раз перечитати. Пам’ятайте: бездоганно оформлена ділова кореспонденція – це свідчення вашої поваги до адресата!

Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адресатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності.

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв’язанням питань уже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

Отже, написання листа вимагає від мовця не тільки бездоганної грамотності, але й обов’язкового дотримування правил написання листа, збереження всіх його структурних частин. Лист має бути за формою і змістом конкурентно спроможним.

Дата добавления: 2014-10-23