Учет материалов на складе и в бухгалтерии

Понятие, классификация, оценка и основные задачи учета материально-производственных запасов.

Методологические основы формирования в бухгалтер­ском учете информации о материально-производственных запасах организации установлены Положением по бухгал­терскому учету «Учет материально-производственных запа­сов» (ПБУ 5/01).

В состав материально-производственных запасов включа­ются: материалы, готовая продукция, товары.

Материалы - один из важнейших элементов производствен­ного цикла любой организации; они представляют собой пред­меты труда, которые используются для изготовления продук­ции, выполнения работ, оказания услуг. Их особенность состо­ит в том, что, участвуя в процессе производства, материалы полностью потребляются в каждом его цикле и полностью пере­носят свою стоимость на вновь созданную продукцию (работы, услуги).

В зависимости от той роли, которую играют производст­венные запасы в процессе производства продукции, выполне­ния работ и оказания услуг, их подразделяют на следующие группы:

• сырье и основные материалы;

• вспомогательные материалы;

• покупные полуфабрикаты;

• возвратные материалы (отходы);

• топливо;

• тара и тарные материалы;

• запасные части.

Классификацию материалов удобно использовать для по­строения синтетического и аналитического учета, составления статистических отчетов, информации о поступлении и расходе материалов в производственно-хозяйственной деятельности организации, для определения остатков.

Готовая продукция - часть материально-производственных запасов, предназначенная для продажи, являющаяся конеч­ным результатом производственного процесса, законченная об­работкой (комплектацией), технические и качественные ха­рактеристики которой соответствуют условиям договора или требованиям документов в случаях, установленных законода­тельством.

Товары - это та часть материально-производственных запа­сов организации, которая приобретена или получена от других юридических и физических лиц и предназначена для продажи или перепродажи без дополнительной обработки.

Материальные запасы принимаются к учету по фактиче­ской себестоимости, которая исчисляется в зависимости от спо­соба приобретения (получения) данного имущества.

При приобретении материалов за плату у других организа­ций их фактическая себестоимость складывается из всех затрат на приобретение за исключением налога на добавленную стои­мость. Фактические затраты могут включать:

• суммы, уплаченные поставщикам в соответствии с догово­ром;

•суммы, уплачиваемые другим организациям за информаци­онно-консультативные услуги, связанные с приобретением запасов;

• таможенные пошлины и иные платежи; невозмещенные на­логи, уплачиваемые в связи с поступлением каждой едини­цы запасов (например, налог с продаж);

• вознаграждения, уплачиваемые посредническим организа­циям;

• затраты по заготовлению и доставке материально-производ­ственных запасов до места их использования, включая рас­ходы по страхованию грузов;

• иные затраты на приобретение материально-производствен­ных запасов.

При изготовлении различных видов материальных запасов собственными силами организации фактическая себестоимость определяется в сумме фактических затрат на производство со­ответствующего вида продукции согласно действующему по­рядку формирования себестоимости.

Фактическая себестоимость запасов, внесенных в счет вкла­да в уставный капитал организации, определяется на основе их денежной оценки, согласованной с учредителями.

При безвозмездном получении материальных запасов в порядке дарения фактическая себестоимость определяется по их рыночной стоимости на дату принятия на учет органи­зацией-получателем. При приобретении материалов в обмен на другое имущество (кроме денежных средств) их фактиче­ская себестоимость определяется исходя из стоимости обме­ниваемого имущества по балансу организации на момент об­мена.

Фактическая себестоимость материальных ресурсов орга­низации не подлежит изменению, кроме случаев, предусмот­ренных законодательством РФ и Положением ПБУ 5/98.

Материальные ресурсы, не принадлежащие данной ор­ганизации, но временно находящиеся в ее распоряжении по договору с собственником (например, давальческое сы­рье), показываются на забалансовых счетах в оценке по до­говору.

При приобретении запасов за иностранную валюту про­изводится пересчет их стоимости в рубли по курсу Цен­трального банка России на дату принятия ценностей к бух­галтерскому учету организацией-получателем в соответст­вии с договором.

Определить фактическую себестоимость приобретаемых за­пасов от различных поставщиков сразу возможно только при ограниченной номенклатуре потребляемых запасов и по их ос­новным видам. Поэтому текущий учет запасов ведут по учетной стоимости, т.е. по средним покупным ценам, по плановой (нор­мативной) себестоимости и др.

Учетная цена материальных запасов представляет собой себестоимость приобретения (заготовления), которая опре­деляется самой организацией по сложившемуся уровню по­купных цен с добавлением расходов на транспортировку, упаковку, погрузку, разгрузку и т.п. В качестве учетной цены могут выступать и так называемые средние или сред­невзвешенные покупные цены, определяемые расчетным путем по сложившимся уровням цен на начало и конец от­четного периода по отдельным видам запасов. В том и дру­гом случае разница между фактической себестоимостью приобретения и стоимостью запасов по учетным ценам отра­жается в бухгалтерском учете как отклонения в стоимости материалов.

При отпуске материалов в производство и ином выбытии они могут оцениваться по:

-себестоимости каждой единицы;

-средней себестоимости;

-себестоимости первых по времени приобретения материаль­но-производственных запасов (метод ФИФО);

-себестоимости последних по времени приобретения матери­ально-производственных запасов (метод ЛИФО).

Применение одного из методов по конкретному наименова­нию производится в отчетном году и должно найти отражение в учетной политике организации.

Способ оценки по себестоимости каждой единицы применя­ется для материальных запасов, которые используются органи­зацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т.п.), или для запасов, которые не могут заменять друг друга.

Оценка материальных ресурсов по средней себестоимости традиционна для отечественного учета. Средняя себестоимость по каждому виду (группе) запасов определяется как частное от деления общей себестоимости вида (группы) запасов на их ко­личество, включая количественно-стоимостные остатки по ви­дам запасов на начало месяца и поступление запасов за отчет­ный период, что можно записать формулой:

Сфс=(Со+Сз):(Ко+Кз),

где Сфд - средняя фактическая себестоимость;

Со - фактическая себестоимость материалов на начало ме­сяца;

Сд - фактическая себестоимость материалов, заготовлен­ных в отчетном периоде;

Кд - количество материалов на начало месяца;

Кз - количество материалов, заготовленных за месяц.

Пример: На начало месяца остаток материалов одного вида составил 5 000 единиц стоимостью 40 000 руб. В течение месяца было заготовлено 10 000 единиц данного материала на сумму 95 000 руб. В производство в течение месяца было отпу­щено 8 000 единиц данного материала.

Сначала определим среднюю себестоимость данного вида материалов:

(40 000 руб. + 95 000 руб.): (5 000 ед. + 10 000 ед.) = 9 руб.

Стоимость материалов, отпущенных в производство в этом месяце составит:

9 руб. х 8 000 = 72 000 руб.

Сальдо на конец месяца в стоимостном выражении соста­вит:

(40 000 руб. + 95 000 руб.) - 72 000 руб. = 63 000 руб.

Этот способ оценки материалов при списании в производст­во обеспечивает относительно равномерное воздействие на раз­мер затрат, которые учитываются при формировании себестои­мости продукции.

При методе ФИФО приход и списание материальных за­пасов осуществляется в порядке их поступления в организа­цию, т.е. сначала списывается остаток запасов на начало ме­сяца, затем списываются запасы по цене первой закупленной партии, затем - по цене второй партии и так далее в порядке очередности, пока не будет получен общий расход запасов за месяц. Указанный порядок сохраняется и в том случае, если списываются запасы, приобретенные в более поздний период времени. Использование метода ФИФО в условиях инфляции позволяет снизить себестоимость гото­вой продукции за счет ценового фактора по материальным ресурсам, и стоимость запасов на конец отчетного периода будет близка к текущим ценам, что обеспечивает реальность их оценки.

При методе ЛИФО приход приобретаемых материальных ценностей осуществляется в порядке их фактического поступ­ления, а списание их в производство осуществляется по стоимо­сти последнего приобретения, т.е. сначала списывается стои­мость запасов по цене последней закупленной партии, затем - по цене предыдущей партии и т.д., пока не будет получен об­щий расход вне зависимости от реального движения матери­альных ценностей на складе.

Использование при оценке материалов метода ЛИФО дает возможность увеличить затраты на производство, поднять

цены на готовую продукцию и тем самым через выручку скорее компенсировать возврат оборотных средств, обесценивающих­ся при инфляции.

Применение методов ФИФО и ЛИФО при оценке материалов ориентирует на организацию аналитического учета по отдель­ным партиям, а не только по видам материалов. Оценить израс­ходованные материалы можно расчетным путем по формуле:

Р=0н+П-0к,

где Р - стоимость израсходованных материалов;

0н и 0к - стоимость начального и конечного остатков мате­риалов;

П - поступление за месяц.

Для определения фактической себестоимости материаль­ных ценностей при передаче их в производство необходимо определить отклонение фактической себестоимости от их стоимости по учетным ценам. Это отклонение показывается по отдельным группам запасов материалов. Исключение со­ставляют лишь дорогостоящие и особо дефицитные материа­лы, использующиеся в ограниченном ассортименте; в этом случае учет отклонений необходимо вести по отдельным ви­дам запасов с отнесением их непосредственно на себестои­мость продукции.

Суммы отклонений определяют по группам (видам) матери­альных запасов путем сопоставления фактической себестоимо­сти поступивших за месяц запасов и их остатка на начало меся­ца с их стоимостью по учетным ценам.

Материальные ценности поступают в организации от по­ставщиков на основании заключенных договоров поставки. Поставщики материальных ценностей одновременно с отгруз­кой продукции направляют покупателю сопроводительные до­кументы (счета-фактуры, накладные и др.). Полученные цен­ности сдаются на склад уполномоченным лицом или представи­телем отдела снабжения (маркетинга) под расписку заведующе­го складом на сопроводительных документах. С заведующим складом (кладовщиком) обязательно должен быть заключен типовой договор о полной материальной ответственности. При отсутствии должности заведующего складом его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия и с обязательным заключением договора о матери­альной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после проведения сплошной ин­вентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту.

При поступлении материалов от поставщиков заведующий складом проверяет соответствие фактического их количества данным сопроводительных документов поставщика. Если рас­хождений нет, то заведующий складом выписывает приходные ордера (ф. № М-4) на все количество поступивших материаль­ных ценностей в одном экземпляре на каждый вид материалов в день их поступления. Бланки приходных ордеров выдаются заведующему складом в заранее пронумерованном виде. Мож­но приходовать материальные ценности без выписки приходно­го ордера, если нет расхождений между фактически принятым количеством материальных ценностей и количеством, указан­ным в сопроводительных документах поставщика. В данном случае на документе поставщика заведующий складом ставит штамп, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере.

Если при приемке материалов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов (недос­тача, излишки, пересортица) или имеет место неотфактурован­ная поставка (поступление материалов без сопроводительных документов поставщика), заведующий складом вместе с пред­ставителем поставщика или независимой организации состав­ляет акт о приемке материалов (ф. № М-7) в двух экземплярах. В этих случаях приходные ордера не составляются и акт явля­ется одновременно и приходным документом, и основанием для уточнения расчетов с поставщиком. Второй экземпляр акта пе­редается поставщику.

Если в течение дня несколько раз осуществляются поставки однородного груза, то можно выписывать один приходной ордер в целом за день. На оборотной стороне приходного ордера делается отметка о каждой отдельной приемке с подведением общего итога за день.

Материалы могут поступать в организацию и от подотчет­ных лиц. В этом случае подотчетное лицо передает материаль­ные ценности, приобретенные за наличные денежные средства в магазинах, на рынках, у населения и т.д., заведующему скла­дом, который приходует их, выписывая приходные ордера в об­щеустановленном порядке.

При составлении авансового отчета о суммах, израсходован­ных на приобретение материальных ценностей, к нему необхо­димо приложить оправдательные документы, подтверждаю­щие покупку: счета и чеки магазинов, квитанции приходных кассовых ордеров, акты (справки), если покупки сделаны на рынках или у населения.

Учет движения и остатков материалов заведующий складом ведет в карточках складского учета типовой формы (ф. № М-17). На каждый номенклатурный номер запасов открывают от­дельную карточку. Поэтому складской учет называют сорто­вым и ведут только в натуральном выражении. Бланки карто­чек выдаются заведующему складом под расписку на основании реестра, в котором указаны их количество и регист­рационные номера.

Запись в карточках делается заведующим складом на осно­вании первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводится остаток по каждому номенк­латурному номеру, сорту, размеру соответствующих запасов. На основании этих данных заведующий складом своевременно информирует руководство организации, службу маркетинга о состоянии запасов по отдельным номенклатурным позициям, а также об остатках запасов, длительно находящихся без дви­жения.

Складской учет материалов можно вести в книгах сортового учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета.

Периодически (не реже одного раза в неделю) работники ма­териального отдела бухгалтерии проверяют правильность за­писей в карточках складского учета с одновременной провер­кой оформления первичных документов. Остатки материалов, выведенные в карточках, подтверждаются подписью проверяющего. Затем заведующий складом составляет реестр сдачи приходных и расходных документов и передает его с приложе­нием необходимых сопроводительных документов (счетов по­ставщиков, транспортных накладных и т.п.) в бухгалтерию. Документы подбираются в пачки по группам и номенклатур­ным номерам запасов. Лимитно-заборные карты сдаются по мере использования лимита. В конце месяца они все должны быть переданы в бухгалтерию.

По окончании месяца заведующий складом переносит коли­чественные остатки из карточек складского учета в сальдовую книгу (ведомость), которая ведется по балансовым счетам мате­риальных запасов, субсчетам, группам запасов и отдельным их видам.

Контроль за правильностью складского учета осуществля­ется в бухгалтерии путем проверки правильности составления и оформления первичных документов, записей движения мате­риалов в карточках складского учета и их остатков в сальдовой книге.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии ведется в денежном выражении по материально ответственным лицам (складам) в разрезе балансовых счетов (субсчетов) и групп за­пасов.

Поступившие со склада в бухгалтерию первичные докумен­ты проверяются с точки зрения правильности их оформления, а затем таксируются (оцениваются) по твердым учетным ценам. Итоги реестров документов (по приходу и расходу) отражаются по синтетическим счетам, субсчетам и группам материалов в накопительных ведомостях. По окончании месяца информа­ция накопительных ведомостей используется для составления групповых оборотных ведомостей по каждому складу.

Правильность ведения складского учета материалов прове­ряется путем сопоставления стоимостных итогов по каждой группе запасов в сальдовой книге с аналогичными остатками в групповой оборотной ведомости. Если обнаружены расхожде­ния между показателями складского учета с показателями групповой оборотной ведомости, то, как правило, составляется сортовая оборотная ведомость в пределах той группы запасов, по которой выявлены расхождения.

Такой метод учета материалов называется оперативно-бух­галтерским, или сальдовым.

Дата добавления: 2014-10-23