Технологическая регламентация процессов управленческого труда

Необходимым условием эффективного выполнения управленческих процессов является разработка рациональной технологии их выполнения, включающей:

· определение цели работы и средств ее достижения, указание подразделения и рабочего места, на котором выполняется работа, состава и содержания требуемой и разрабатываемой документации;

· построение схемы управленческого процесса, разделение его на операции. При этом исследуется необходимость каждой операции. Для обеспечения непрерывности процесса во времени и пространстве необходимо рассматривать не отдельные части процесса, а процесс целиком с указанием места и времени действия;

· выбор наиболее достоверных источников информации для выполнения процесса. При этом необходимо соблюдать принцип единства источников первичной информации, расчеты информационных показателей как результат выполнения управленческого процесса должны производиться однократно;

· установление квалификационного уровня исполнителей, выбор наиболее целесообразного состава информационных и технических средств, а также рационального варианта выполнения каждой операции процесса для различных ситуаций, что обеспечит надежность выполнения процесса.

Рациональное выполнение каждого трудового процесса влияет на конечный результат деятельности управленческого подразделения (отдела, службы и т.п.) и предприятия в целом.

Спроектированная технология выполнения управленческих процессов подлежит регламентации, т.е. закреплению в нормативной форме, требующей обязательного выполнения. В качестве форм регламентации могут выступать блок-схемы состава работ по функциям управления, процедуры выполнения управленческих работ, операционно-технологические карты, инструкции пользователя при работе на ПЭВМ и т.п.

Процедура – это документально зафиксированный порядок конкретного выполнения управленческого процесса, определяющий состав, последовательность, содержание и исполнителей операций. Она также отражает прохождение документов, связанных с выполнением данной работы.

В функционально-процедурных справочниках приведены процедуры выполнения основных работ по функциям управления общепромышленного характера, а также других сфер деятельности (банки, налоговые инспекции и др.). Они разработаны как типовые, и при организации процессов труда непосредственно на предприятиях целесообразно пользоваться ими. Если для конкретных условий предприятия они неприемлемы, они должны разрабатываться в рамках организации с последующим отражением в организационных проектах.

Процедура любого управленческого процесса должна отражать:

1) цель работы;

2) документы, используемые при выполнении работы;

3) разрабатываемые документы (указывается наименование документа, его форма);

4) схему процедуры: последовательность выполнения операций, входящих в управленческий процесс, их содержание и порядок прохождения документов.

Операционно-технологическая карта по сравнению с процедурой является наиболее универсальной формой технологической регламентации, поскольку позволяет более детально и многовариантно описать процесс управленческой работы, а при добавлении данных о трудоемкости операций регламентировать затраты труда.

Применение операционно-технологических карт целесообразно при выполнении наиболее массовых, типичных или достаточно сложных видов работ и операций. Обязательными в операционно-технологической карте являются: наименование операций, их содержание и форма завершения каждой из них. Методы выполнения операции носят, как правило, рекомендательный характер. В карте выделяются специальные графы, которых отражается техническое и информационное оснащение, режимы работы оборудования. Если можно определить трудоемкость операций, она отражается в специальной графе. Данные о трудоемкости носят справочный характер, если она рассчитана экспертным путем или на основе фотохронометража, рекомендательный, если она определена на основе нормативов.

Проектирование и технологическая регламентация управленческих процессов, гарантируя в известной мере от ошибок в их выполнении, повышают надежность и достижение поставленных целей управления.

Организация управленческих трудовых процессов базируется на построении рациональной системы документооборота. Маршрут движения документов фиксирует прохождение документов по должностным лицам и, следовательно, отражается технологическая взаимосвязь выполнения различных видов работ и операций.

Основным принципом организации движения документов является прямоточность, т.е. движение документов по минимальному количеству инстанций, через которые проходит документ в процессе его создания, оформления и использования.

Для изучения и рационализации маршрута движения документов рекомендуется использовать оперограммы – графические изображения движения документов в виде операционной цепи. Способы их построения различны и подробно рассматриваются в специальной литературе.

Существующая и проектируемая цепи выделяются в оперограмме разного рода линиями. Соответственно указывается трудоемкость каждой операции, если есть возможность ее определить. Изменение конфигурации операционной цепи позволяет наглядно представить содержание и количество сокращенных операций, изменение хода работы над документом, уменьшение числа инстанций его прохождения и др.

Организационное проектирование труда персонала управления предприятием – это проектирование содержания и организации труда с целью повышения эффективности деятельности предприятия. Содержание процессов труда раскрывается путем последовательного установления целей, задач и функций управления, выделения обязанностей субъектов управления, определения состава работ. Исходя из цели предприятия и объекта управления, формируются задачи управления, разделяемые далее на функциональные задачи управленческих служб, подразделений, должностей работников.

Формами реализации рациональных технологических процессов управления выступают: сводные технологические процедуры, маршрутные схемы, сетевые модели, блок-схемы, технологические инструкции, карты и положения.

Современная концепция организационного проектирования труда персонала управления предполагает:

· применение системы организационного проектирования с целевой функцией, заключающейся в обеспечении непрерывно нарастающей во времени эффективности производства, которая происходит в результате раскрытия индивидуальных способностей и полной реализации ресурсов всего персонала предприятия;

· развитие организационного проектирования как процесса организационного развития с выделением стадий, этапов, задач, объектов и субъектов.

Процесс организационного развития включает три стадии: анализ, разработку и функционирование организационных решений. Объектами организационного проектирования являются содержание и организация труда персонала управления на уровне служб, подразделений и рабочих мест.

Организационное проектирование ведется в различных ситуациях: при строительстве новых объектов, реконструкции предприятия, перестройке управления, aвтоматизации рабочих мест персонала и др.

При разработке проектов организации труда целесообразно пользоваться методическими рекомендациями НИИ труда: типовыми проектами по функциям управления, типовыми организационными решениями по отдельным функциям управления, организационными нормативами. Их применение значительно снижает трудоемкость и повышает качество проектов в условиях предприятия.

Необходимым условием внедрения организационных проектных разработок являются определения экономической и социальной эффективности организационного проектирования. При этом следует учитывать, что экономический эффект образуется как в сфере управления, так и в сфере производства.

Дата добавления: 2014-10-31