Самостоятельная Работа по MS Access 2007/2010

1. Откройте программу Microsoft Office Access 2007 точно так же, как Вы открывали все программы Microsoft Office: кнопка "Пуск" – "Все программы" - меню Microsoft Office - Microsoft Office Access 2007.

2. Создайте пока пустой файл новой Базы Данных под именем Globus в своей именной папке на Рабочем столе.

Для этого:

2.1. Щелкните в стартовом окне Access по значку "Новая база данных". Справа в окне появится область "Новая база данных", где в рамке введите вместо стандартного имени База данных1.accdb имя создаваемой БД, т.е. введите слово Globus (без расширения имени).

2.2. Затем щелкните справа от рамки с именем файла по значку папки. Появится диалоговое окно "Файл новой базы данных". Найдите в появившемся окне созданную Вами на Рабочем столе Windows именную папку, чтобы сохранить в ней Ваш файл, и щелкните по ОК, а затем в области "Новая база данных" щелкните по кнопке Создать.

Откроется окно программы MS Access в режиме создания новой базы данных (смотри рис.5 на следующей стр.). В этом окне Вы увидите:

· СТРОКУ ЗАГОЛОВКА вверху окна с заголовком Personal: база данных (Access 2007) - Microsoft Access, в которой кроме заголовка есть:

СЛЕВА от заголовка – круглая кнопка Office. В Access 2010 эта кнопка заменена на ярлык меню "Файл", поскольку фактически она его и открывает. За ней следуют настраиваемая Панель быстрого доступа с кнопками Сохранить, Отменить, Вернуть (команды по умолчанию, но можно добавить и другие):

СПРАВА от заголовка – это хорошо знакомые кнопки управления состоянием окна: кнопка свёртывания окна 0, кнопка развёртывания окна 1 и кнопка закрытия окна r,

ЛЕНТУ под строкой заголовка c 5 вкладками: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных и Режим таблицы. При желании ленту можно свернуть/развернуть, используя контекстное меню в строке заголовков вкладок.

В Access 2010 в отличие от Access 2007 содержание вкладок можно менять. Приятно, что в Access 2010 отказались от кнопки Office и лента начинается с ярлыка меню "Файл", состав которого расширен.

ОБЛАСТЬ ПЕРЕХОДОВ между объектами БД (слева под лентой).

ОКНО для вкладок с таблицами, формами, запросами, отчетами(справа под лентой). Это окно может занимать по ширине весь экран, если закрыть Область переходов её кнопкой "Открыть/закрыть границу области переходов".

СТРОКУ СОСТОЯНИЯ программы внизу окна. В ней будет появляться текущая информация о Вашей БД и о режиме работы Access. В ней справа могут быть ярлыки режимов просмотра.

КУСОЧЕК ТЕОРИИ об ИНТЕРФЕЙСЕ ЛЕНТА

Строка меню и панели инструментов в прежних версиях программ MS Office заменены лентой с тематическими вкладками. Команды на ленте упорядочены в логические группы, собранные на вкладках. Каждая вкладка связана с определённым типом действий, например, с форматированием текста (вкладка "Главная") или с созданием таблицы (вкладка "Режим таблицы").

По умолчанию при запуске MS Access в ленте открывается вкладка «Режим таблицы».

Важно: в правом нижнем углу группы команд может быть кнопка вызова, вызывающая диалоговое окно с полным набором команд группы.

Любой файл Базы Данных, в том числе и Ваш файл Globus, всегда содержит несколько разных по назначению объектов: это Таблицы, Формы, Запросы, Отчеты. Каждый из этих объектов имеет своё имя. Создание любой БД начинается с создания объекта Таблица.

3. Для создания таблицы БД Globus Выберите режим Конструктор щелчком мыши по кнопке "Режим" в левом верхнем углу окна. Появится окно "Сохранение". Введите в окне имя создаваемой таблицы БД – слово СтранЫ (вместо Таблица1) и щелкните по кнопке ОК.

В ответ появятся значок таблицы " СтранЫ " в Области переходов (слева в окне Access) и окно Конструктора в виде служебной таблицы из трех столбцов и ряда строк, из которых первая заполнена:

	Имя поля	Тип данных	Описание
}	Код	Счётчик

В столбце Имя поля Конструктора Вы будете вводить имена всех Полей Вашей таблицы БД, каждое имя в новой строке. Имена Полей приведены ниже в таблице 1.

В столбце Тип данных Вы будете выбирать из выпадающего списка тот тип данных, который соответствует каждому из полей.

4. Создайте таблицу новой БД в режиме Конструктор, взяв ниже из таблицы 1 Имена полей, Тип данных и Описание и взяв Свойства поля из таблицы 2:

Таблица 1 Таблица 2

Имя поля	Тип данных	Описание		Свойства поля
Страна	Текстовый			Размер поля – 70
Площадь	Числовой	Тыс. кв. км		Размер поля – Действительное. Шкала - 2
Население	Числовой	Млн. чел.		Размер поля – Действительное. Шкала - 2
Строй	Текстовый			Размер поля – 35
Столица	Текстовый			Размер поля – 20

Для этого:

4.1. Введите в столбце Имя поля Конструктора в первой строке вместо слова Код имя первого поля - Страна и нажмите на клавишу табуляции Tab, чтобы перейти во второй столбец таблицы с названием Тип данных.

Во втором столбце Вы увидите кнопку u выпадающего списка всех возможных типов данных.

4.2. Разверните список типов данных щелчком по кнопке u и выберите в списке тип Текстовый.

4.3. Теперь посмотрите на нижнюю половину окна Конструктора под названием "Свойства поля", где задаются свойства создаваемых полей.

Главное свойство текстового поля - его размер (количество вводимых символов). По умолчанию, т.е. заранее устанавливается размер всех текстовых полей в 255 символов, и это видно в графе "Размер поля". Для названия страны достаточно 70 символов [2]

Чтобы уменьшить размер поля Страна с 255 до 70, нажмите на клавиатуре клавишу F6. Число 255 в графе "Размер поля" выделится темным фоном. Введите вместо числа 255 число 70 и снова нажмите на клавишу F6 для возврата в "Тип данных".

4.4. Введите под полем Страна имя поля Площадь и нажмите на клавишу табуляции Tab, чтобы перейти во второй столбец таблицы с названием Тип данных. Разверните список типов данных щелчком по кнопке u и выберите в списке тип Числовой.

4.5. Нажмите на клавишу табуляции Tab, чтобы перейти в третий столбец – Описание и введите там слова "Тыс. кв. км" (без кавычек).

КУСОЧЕК ТЕОРИИ: ДЕЙСТВИТЕЛЬНЫЕ ЧИСЛА

В Базе Данных самостоятельной работы в полях "Площадь" и "Население" используются числовой тип данных с действительными числами, т.е. имеющими дробную часть. Этот тип чисел Вам нужно будет выбрать в "Свойствах поля" (Размер поля – "Действительное"). Кроме того, чтобы в дробной части было только 2 знака, необходимо будет в "Свойствах поля" устанавливать "Шкалу" равную 2.

4.6. В нижней половине окна Конструктора под названием "Свойства поля", щелкните в строке Размер поля и разверните выпадающий список вероятных размеров. Выберите щелчком мыши размер поля Действительное. Далее щелкните в строке Шкала и введите цифру 2.

4.7. Введите под полем Площадь поочередно имена полей Население, Строй и Столица и выберите для них соответствующий Тип данных и Описание выше из таблицы 1, а их размер из таблицы 2.

5. Перейдите в режим Таблицы и сохраните её, ПОКА ПУСТУЮ.

Для этого просто щелкните по значку "Сохранить" в Панели быстрого доступа окна Access.

Созданную Вами пустую таблицу БД можно заполнять данными двумя способами:

1) Вводя данные непосредственно в таблицу.

2) Вводя данные через Форму, которую для этого нужно создать, что Вы сейчас и сделаете. Это более удобный способ ввода данных особенно в режиме "Разделенная Форма", когда Вы будете видеть одновременно и заполняемую Форму, и одновременно заполняемую Таблицу.

6. Создайте Форму, щёлкнув мышью по вкладке Создание, а затем по значку Разделенная форма в группе Формы. Вы увидите Форму в режиме Макета. В этом режиме можно менять макет, но нельзя вводить данные. Поэтому для ввода данных перейдите в режим просто Формы, щёлкнув мышью по значку Режим слева на Ленте.

7. С помощью Формы введите в пустую таблицу "СтранЫ", данные по каждой стране, взяв эти данные ниже из таблицы, сделанной в Word:

Страна	Площадь	Население	Государств. строй	Столица
Австрия	83,8		Федерация	Вена
Албания	28,7	3,4	Республика	Тирана
Россия			Федерация	Москва
Кувейт	17,8	1,1	Монархия	Эль-Кувейт
Индонезия	1904,3	197,6	Республика	Джакарта
Марокко	458,7		Монархия	Рабат
Бразилия		161,8	Федерация	Бразилиа
Кирибати	0,72	0,7	Республика	Байрики

Для этого:

7.1. Введите данные из первой строки таблицы, переходя из ячейки в ячейку пустой формы нажатием на клавишу табуляции Tab.

7.2. Внизу окна Формы слева есть линейка с кнопками для просмотра других записей:

Щелкните по кнопке "Новая пустая запись" }Ý. Появится пустая Форма.

7.3. Введите в пустую форму данные по Албании из приведённой выше таблицы. И таким же образом введите данные через форму по каждой стране.

8. Сохраните Форму под именем "СтранА" (без кавычек).

9. Закройте Форму "СтранА" и закройте пустую таблицу"СтранЫ". Затем откройте заполненную с помощью формы таблицу "СтранЫ" щелчком мыши по её значку в Области переходов.

10. Сделайте Простой Запрос, позволяющий выводить на экран только 2 поля из БД, а именно названия стран и их государственный строй. Задайте имя этому Запросу - "Строй страН", т.е. введите это имя в рамке "Задайте имя запроса:" и щелкните по кнопке "Готово". Вы увидите результаты Вашего запроса. Закройте запрос.

Для этого:

10.1. Щелкните по вкладке Создание и в группе Другие щелкните по кнопке "Мастер запросов". Появится окно "Новый запрос".

10.2. В окне "Новый запрос" нужный Вам вариант Простой запрос выбран по умолчанию, так что просто щелкните по ОК. Появится окно "Создание простых запросов"

10.3. В новом окне в списке "Таблицы и запросы" есть только таблица "СтранЫ" и поля этой таблицы Вы видите в рамке "Доступные поля:". Выберите в этой рамке щелчком мыши поле "Страна" и затем щелкните по кнопке перемещения поля >. Поле "Страна" появится в правой рамке "Выбранные поля".

10.4. Действуя аналогично, выберите еще поле "Строй" из левой рамки, переместите его вправо и щелкните по кнопке Далее.

10.5. Затем в диалоговом окне задайте имя Вашего Запроса – введите в рамке вверху слово "Строй страН" (без кавычек) и щелкните по кнопке Готово.

Вы увидите выполненный Вами Запрос из Вашей БД – и значок этого запроса в Области переходов (слева в окне Access).

10.6. Обязательно закройте запрос.

11. Используя Простой Запрос "Строй страН", сделайте на основе его копии Запрос с параметром под именем "Строй странЫ", позволяющий делать выборки стран с одинаковым государственным строем.

Для этого:

11.1. Чтобы сделать копию простого запроса "Строй страН" под именем "Строй странЫ", щелкните ПРАВОЙ клавишей мыши по значку Запроса "Строй страН" в Области переходов и выберите команду "Копировать". После этого щелкните ПРАВОЙ клавишей мыши в свободном месте Области переходов, а потом в контекстном меню щелкните по команде "Вставить". Появится диалог "Вставка".

Введите в диалоге имя копии запроса, а именно слова "Строй странЫ" (без кавычек) и щелкните по кнопке ОК. У Вас будет 2 одинаковых Простых запроса, но с разными именами.

Затем откройте эту копию ("Строй страны") для внесения изменений.

11.2. Перейдите в режим Конструктор щелчком правой клавиши мыши по значку "Строй странЫ" в Области переходов, чтобы открыть контекстное меню. В меню выберите режим Конструктор. Появится окно Конструктора запросов, в котором нужно ввести условие отбора:

11.3. В столбце с полем "Строй" в строке "Условие отбора:" введите обязательно в квадратных скобках два слова: [Введите строй] и щелкните по значку "Выполнить" в виде восклицательного знака в группе Результаты на вкладке Конструктор. Появится диалог "Введите значение параметра":

Введите в рамке с мигающим курсором любой строй из введенных ранее данных, например, Монархия, и нажмите ОК. Вы получите список ТОЛЬКО стран-монархий.

11.4. Закройте окно параметрического Запроса щелчком по кнопке "Закрыть" с сохранением изменений.

12. Двойным щелчком мыши откройте Запрос с параметром "Строй странЫ" и узнайте с его помощью, какие страны мира являются Федерациями. Закройте запрос.

13. Сделайте Отчет на основе Запроса "Строй страН". Измените заголовок отчета на "Государственный строй". Сохраните Отчет под именем WhoIsWho и закройте его с сохранением изменений.

Для этого:

13.1. Выделите в Области переходов щелчком мыши запрос Строй страН.

13.2. Затем на вкладке Создание в группе Отчеты щелкните по значку Отчет. Появится выполненный Вами Отчет на основе запроса Строй страН в режиме "Представление отчета".Это и есть Ваш отчёт, который осталось лишь распечатать.

13.3. Изменения в отчет вносят либо в режиме "Представление отчета", в котором Вы видите отчет после его создания (это режим по умолчанию), либо в режиме "Конструктор" (для сложных изменений). Список режимов открывается щелчком по стрелке кнопки "Режим" (первая слева кнопка).

13.4. Чтобы изменить заголовок отчета, выделите его двойным щелчком мыши, введите в заголовке вместо слов Строй страН слова Государственный строй и нажмите на Enter.

13.5. Сохраните Ваш Отчет щелчком мыши по кнопке "Сохранить" в Панели быстрого доступа ACCESS. Появится окно "Сохранение", в котором введите имя отчета - WhoIsWho и щелкните по ОК. Значок отчета появится в Области переходов (слева в окне Access).

13.6. Прежде, чем закрыть отчет WhoIsWho, просмотрите его в режиме "Предварительный просмотр", выбрав этот режим в списке кнопки "Режим". В таком виде отчет может быть распечатан. Закройте режим "Предварительный просмотр".

13.7. Закройте Отчет и программу ACCESS.

Дата добавления: 2014-10-31