Тема 16. Культура служебной документации

1. КЛАССИФИКАЦИЯ И ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Слово документ происходит от латинского слова document, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения: 1) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо {произведение искусства - документ эпохи и т.п.).

В языковом отношении документ ~ это текст, отличающийся регламентированным характером составления и сочетающий в себе традиционные и индивидуальные черты. В композиции документа выделяются оформляющая (автор, дата, адрес, заглавие и т.п.) и текстовая (содержание) части.

Главная задача, которая стоит сейчас перед документалистикой, - это не только сокращение количества документации, но и сокращение объема документа, содержащего, тем не менее, полную информацию. Один из способов сокращения объема документов заключается в уплотнении информации за счет четкого языка: максимум определенной информации в минимуме слов.

На основе языкового исследования выяснилось, что все документы, циркулирующие в учреждениях, в основном делятся на три группы:

1) экономико-статистические;

2) научно-технические;

3) организационно-распорядительные.

Документы первой и наиболее многочисленной группы передают информацию в цифрах и таблицах. В основе языковой обработки этих документов лежит грамматика статистических предложений. При использовании грамматики статистических предложений можно легко формализовать процесс составления таблиц.

Документы второй группы передают научную информацию. Имеется в виду информация с математическими символами, формулами, графиками, чертежами, рисунками, схемами, библиографиями. В научно-технической документации стандартизированы закономерности, правила, сокращения слов (аббревиатуры), отчасти терминология, выработаны стандартные конструкции описания формул и рисунков. В основе обработки научно-информационных документов лежит использование рекомендаций по стандартной обработке языка текста, стандартного конструирования описаний иллюстраций, формул и справочного аппарата.

Документы третьей группы (приказы, протоколы, акты, справки, заявки, служебные письма и др.) передают управленческую, организационную информацию. В основе языковой обработки этих документов лежит стандартизация языковых средств, выработка устойчивых синтаксических конструкций, трафаретных текстов.

В специальной литературе организационно-распорядительные документы называют также управленческими, или служебными.

Существует около 60 видов служебных документов. Они делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению:

1) личные,

2) директивные и распорядительные,

3) административно-организационные,

4) информационно-справочные,

5) деловые письма,

6) финансовые и учетные документы.

К личным документа относятся заявления, доверенности, автобиография.

Заявление - это документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Доверенность - документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего - получить что-либо).

Автобиография - это жизнеописание какого-либо лица, составленное им самим. Сведения о совей жизни в автобиографии даются в хронологическом порядке.

К распорядительным документам относятся постановления, распоряжение, приказ.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, созданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, рядового случая.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия; по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т.п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников.

Текст приказа состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей, которая вводит в существо рассматриваемого вопроса и содержит факты, события, оценки, и распорядительной, которая излагается в повелительной форме.

К административно-организационным документам относятся планы, уставы, правила, отчеты, контракты (договоры) и др.

Контракт (договор) - это соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.

К информационно-справочным документам относятся справки и докладные записки.

Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившийся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя.

Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и резюмирующая, где излагаются предложения, просьбы.

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Содержание деловых писем достаточно разнообразно и определяется многочисленными производственными ситуациями, вызывающими необходимость в переписке.

По тематическому признаку проводится условное различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

К коммерческим письмам относятся: письмо-запрос, ответ на запрос, письмо-извещение, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ на предложение, письмо-подтверждение заказа, письмо-отказ от поставки товара, письмо-рекламация, письмо-ответ на рекламацию.

К собственно деловым письмам относятся: сопроводительное письмо, письмо-приглашение, гарантийное письмо и некоторые другие. Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.

Сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

Письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Таковы основные виды служебных документов. Образцы служебных документов, их композиция и оформление закреплены в государственном стандарте "Организационно-распорядительная документация. Основные положения".

2. СПЕЦИФИКА ЯЗЫКА СЛУЖЕБНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Язык служебной документации должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Основные особенности официально-делового стиля - это точность и языковой стандарт. Эти черты отражаются в оформлении деловых бумаг: характере композиции, расположении частей текста, выделении абзацев, рубрикации, шрифта и т.п.

Рассмотрим образцы некоторых документов и специфические синтаксические конструкции, используемые для их составления. /. Образец заявления.

Декану экономического факультета Санкт-петербургского государственного технического университета проф. Соколову И.С. от аспирантки кафедры экономики Извековой И.Н.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу командировать меня в Москву в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с материалами по теме диссертации.

Дата Подпись

Заявление включает:

1. Наименование адресата и автора заявления (эта часть заявления помещается в правой стороне листа). Если наименование адресата представляет собой название должностного лица, то оно ставится в дательном надеже (Декану... Соколову...), или это название организации - в винительном (В отдел фотокопии...). Фамилия, имя и отчество заявителя помещаются под адресатом, с предлогом от или без него.

2. В центре страницы с заглавной буквы помещается слово Заявление, написанное с заглавной буквы без точки в конце слова.

3. Текст заявления пишется с красной строки.

4. Дата ставится слева, подпись - справа.

При составлении текста заявления используются следующие клишированные формы:

1) для выражения просьбы:

Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т.п.).

Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд и т.п.).

2) для ввода аргументации:

Ввиду того, что....; В связи с тем, что.....; На основании того, что...., потому что...; Так как...; Учитывая (что?).... //. Образец доверенности.

Доверенность

Я, аспирант II курса филологического факультета СПбГУ Беликов Александр Иванович, доверяю аспиранту 1 курса Кравцову Сергею Владимировичу, проживающему по адресу: Санкт-Петербург, ул. Кораблестроителей, дом 28, кв. 31, паспорт серия __ №__, выдан (кем, когда), получить мою стипендию за январь 1998 года в сумме 100 (сто) рублей.

15 декабря 1997 г. Подпись

Подпись Беликова А.И. удостоверяю Заведующий канцелярией Подпись

Печать Дата

Расположение частей доверенности:

1. Наименование документа (пишется в центре строки).

2. Текст (начинается с красной строки).

3. Дата (слева), подпись (справа).

4. Под датой и подписью необходимо предусмотреть месго, чтобы заверить документ. Основная клишированная форма:

Кто? + доверяю + кому? + инфинитив (получить и т.д.). Э. Автобиография пишется в свободной форме с соблюдением

указанной ниже последовательности сведений:

1) Фамилия, имя, отчество (как приложение к местоимению я);

2) Дата рождения (число, месяц, год);

3) Место рождения (село, город, область, республика);

4) Учеба (где учился, когда и какое учебное заведение окончил: школа, вуз, аспирантура и др.);

5) Работа (где и когда работал, какую должность занимал);

6) Занятие в настоящее время;

7) Краткие сведения о членах семьи;

8) Дата (слева), подпись (справа).

В тексте автобиографии могут использоваться следующие слова и словосочетания: родиться; окончить среднюю школу (курсы, университет, институт); получить среднее или специальное образование; поступить в институт; жениться на....; выйти замуж за.....; служить в рядах Российской армии; по возращении из....; после переезда в.....; поступить, пойти, быть зачисленным (в школу, на работу, на должность); вступить в брак; Я, Романов Петр Ильич,...; мой отец, Романов Илья Николаевич (фамилия, имя и отчество лиц, упомянутых в автобиографии, указываются полностью). ///.

Образец делового письма,

Уважаемые коллеги!

Направляем Вам на рецензирование рукопись Программы курса "Организация делопроизводства". Программа предполагается как типовая для всех техникумов по делопроизводству.

Отзыв просим присылать до 12 ноября 1997 г,

Приложение: на 24 л. в 1 экз.

Уважаемые господа!

Благодарим за Ваше письмо от..... 1998 г. и сообщаем, что мы принимаем все условия Вашего предложения, кроме сроков исполнения. В этой связи мы хотели бы пригласить Вашего представителя, уполномоченного вести переговоры, чтобы обсудить с ним вопрос о сроках непосредственно при встрече. В случае Вашего согласия просим сообщить обратной почтой о возможности приезда к нам Вашего представителя.

С уважением (подпись)

Служебное письмо печатается на приготовленном типографским способом бланке с обозначением всех необходимых реквизитов. Реквизитами называются информационные сведения, касающиеся адреса отправителя, полного и сокращенного наименования отправителя, даты отправки письма, индексов, указывающих на регистрационный номер отправления, а также номер письма, которое послужило поводом для переписки.

Письмо, как правило, составляется по одному вопросу. Каждое письмо (за исключением самых коротких: 2-3 абзаца) снабжается кратким заголовком, который называется "темой письма". Заголовок должен отвечать на вопрос "О чем?":

О выполнении договора на проектирование.

О рассмотрении авторской заявки.

Образец-схема делового письма включает следующие пункты:

1) реквизиты;

2) заголовок к тексту;

3) текст;

4) подпись,

5) отметка о наличии приложения;

6) отметка о направлении копии в другие адреса.

Текст служебного письма излагается также по стандартной схеме:

• основание для написания письма;

пояснения, обоснования, доказательства;

• вывод, просьба, предложение.

При составлении стандартного письма используются устойчивые синтаксические конструкции. Например:

Мы получили Ваши письма от (дата);

Мы Вам очень благодарны за...(Ваше участие);

В ответ на Вашу просьбу...;

В подтверждение нашей договоренности...;

На основании... (Торгового соглашения между Россией и Германией);

Просим.... (выслать в наш адрес более подробную информацию);

Высылаем.... (подписанный с нашей стороны договор);

Напоминаем, что... (в соответствии с.....Вы должны....);

Сообщаем, что.... (руководство завода приняло решение...);

Оплату гарантируем;

Предлагаем Вам... (приобрести... на комиссионных началах);

Приглашаем... (Вас принять участие в обсуждении проекта..,).

Основное требование к языку служебной переписки - повышение информационной емкости. Так, вместо

"Факты показывают, что в этом большом деле еще масса недостатков. Предприятия города в среднем тратят на разгрузку вагона 4,6 часа вместо 2,5 часа, предусмотренных нормой"

следует писать

"Факты показывают, что предприятия города в среднем тратят на разгрузку вагона 4,6 часа вместо 2,5 часа".

Использование устойчивых синтаксических конструкций, повышение информативной пагруженности языка служебной документации позволяют создать трафаретные тексты, удобные для машинной обработки.

Дата добавления: 2014-10-31