Бази даних (списки) та засоби їх обробки

Списком в Excel є таблиця, рядки якої містять однорідну інформацію. У попередніх версіях Excel й інших табличних процесорах така таблиця називалася «базою даних», зараз частіше зустрічається термін «список». Як правило, у вигляді списку оформляється та інформація, що крім зберігання необхідно яким-небудь способом обробляти: систематизувати, узагальнювати, знаходити, робити вибірку й т.д.

Список складається із трьох структурних елементів:

1. заголовний рядок - це перший рядок списку, що складає із заголовків стовпців. Заголовки стовпців - це мітки (назви) відповідних полів;
2. запис - сукупність компонентів, що становлять опис конкретного елемента (рядок таблиці);
3. поля - окремі компоненти даних у записі (осередку в стовпці).

Існують правила створення списку, яких необхідно дотримуватися при його формуванні, щоб мати можливість використати так називані функції списку.

1. Робочий аркуш повинен містити тільки один список, тому що деякі операції, наприклад, фільтрування, можуть працювати тільки з одним списком.
2. Якщо на робочому аркуші крім списку необхідно зберігати й інший дані, список необхідно відокремити порожнім рядком і порожнім стовпцем. Причому краще не розміщати інші дані ліворуч і праворуч від списку, інакше вони можуть бути сховані під час фільтрації списку.
3. Заголовний рядок краще додатково отформатировать, щоб виділити серед рядків списку (використати формати, відмінні від тих, які застосовані до даних списку).
4. Мітки стовпців можуть містити до 255 символів.
5. Не слід відокремлювати заголовний рядок від записів порожніми рядками або рядком, що містить лінію із символу «дефіс».
6. Список повинен бути складений так, щоб стовпець містив у всіх рядках однотипні значення.
7. При уведенні значення поля не можна вставляти провідні пробіли, це може привести до проблем при пошуку й сортуванні.
8. У списках можна використати формули. Списки можуть оброблятися, як звичайні таблиці.

Тобто для редагування даних можуть застосовуватися всі розглянуті раніше можливості. Однак значно спростити роботу із записами списку дозволяє команда Форма меню Дані. Використання форми даних дозволяє:

• додати запису в список;
• організувати пошук записів у списку;
• редагувати дані записи;
• видаляти записи зі списку.

Діалогове вікно команди Форма містить шаблон

для уведення й обробки запису, представлений у вигляді декількох полів уведення, кожне з яких відповідає полю запису списку. Значення полів запису можуть виводитися в шаблон по-різному:

• якщо поле містить значення-константу, то його можна відредагувати, і значення виводиться в поле уведення;
• якщо поле містить формулу, то в шаблон виводиться значення, отримане в результаті обчислень. Таке значення не може бути відредаговане за допомогою форми даних.

Перед значеннями полів у шаблон виводяться імена полів, складені на підставі заголовного рядка, а якщо вона відсутній - на основі першого рядка списку.

Переміщення між полями в шаблоні форми здійснюється натисканням клавіші Tab або установкою мишею місця уведення в потрібне поле уведення.

Що додає з допомогою форми даних запис завжди уставляється в кінець списку. Якщо необхідно додати запис у середину списку, необхідно вставити порожній рядок у потрібне місце командою Рядка меню Вставка (вставка завжди здійснюється перед виділеним рядком), а потім відредагувати порожній рядок командою Форма меню -Дані.

Дані у формі можна редагувати, але тільки значення, що є константою. Відредагувати поля, що містять формули, не можна.

Існують три способи для пошуку записів у списку:

• за допомогою командних кнопок Далі/Назад;
• за допомогою смуги прокручування;
• за допомогою командної кнопки Критерії.

В останньому випадку здійснюється пошук запису, значення полів якої задовольняють деяким умовам. Ці умови являють собою критерії пошуку, що задають у вікні пошуку. Шаблон форми вікна пошуку містить імена полів запису й поля уведення для завдання критеріїв. Пошук може здійснюватися за значенням в одному полі або за значеннями декількох полів.

При завданні критеріїв можна використати оператори порівняння.

У критеріях пошуку можна використати символи підстановки для вибору групи записів, значення яких задовольняють умові:

• * - для вказівки довільної кількості символів;
• ? - для вказівки одного символу.

Пошук записів за заданим критерієм здійснюється натисканням на кнопку Далі. Наступне натискання на цю кнопку або на кнопку Назад дозволяє переглянути всі знайдені записи в будь-якому напрямку. Відновлення доступу до всього списку здійснюється натисканням кнопки Очистити у вікні пошуку команди Форма меню Дані.

Сортування списків — це переупорядочивание одного або більше стовпців. Сортування виконується за допомогою однойменної команди меню Дані. Excel дозволяє впорядкувати записи списку по трьох стовпцях (полям). Для швидкого сортування по одному (виділеному) стовпці можна використати кнопки стандартної панелі інструментів. Якщо список не містить заголовного рядка, то необхідно вказати, що буде використано як мітки стовпців. Для цього в області Ідентифікувати поля по вікна команди сортування варто вибрати перемикач:

• підписам - якщо як мітки стовпців використати дані першого рядка;
• позначенням стовпців аркуша - якщо як мітки стовпців використати заголовки стовпців робочого аркуша (А, В, С и т. буд.).

Командна кнопка Параметри у вікні команди сортування виводить вікно Параметри сортування, у якому можна:

• установити параметр Ураховувати регістр, для розходження рядкових і прописних символів при сортуванні;
• указати, як будуть сортуватися запису списку: по рядках (за замовчуванням) або по стовпцях;
• задати користувальницький порядок сортування.

Дата добавления: 2014-10-31