Фільтри, види фільтрів та їх застосування

Фільтрація — це швидкий спосіб виділення зі списку підмножини даних для наступної роботи з ними. У результаті фільтрації на екран виводяться ті рядки списку, які або містять певні значення, або задовольняють деякому набору умов пошуку, так називаному критерію. Інші записи ховаються й не беруть участь у роботі до скасування фільтра.

Виділена підмножина списку можна редагувати, форматувати, друкувати, використати для побудови діаграм.

Excel містить два варіанти фільтрації: автофільтр і посилений фільтр. Автофільтр здійснює швидку фільтрацію списку відповідно до вмісту осередків або відповідно до простого критерію пошуку. Активізація автофільтра здійснюється командою Фільтр - Автофільтр меню Дані (покажчик повинен бути встановлений усередині області списку). Заголовний рядок списку в режимі автофільтра містить у кожному стовпці кнопку зі стрілкою. Щиглик розкриває списки, елементи якого беруть участь у формуванні критерію. Кожне поле (стовпець) може використатися як критерій. Список містить наступні елементи.

1. Усе - будуть обрані весь записи.
2. Перші 10 - призначені для створення нового списку, що складає з 10 вихідних або найбільших значень попереднього списку. Число 10 установлюється за замовчуванням. При виборі цього елемента розкривається вікно Накладення умови за списком, у якому можна вказати число елементів у створюваному списку; визначити, які за значенням елементи варто вибирати (найбільш або найменші); установити чисельне або процентне обмеження на кількість виведених елементів. Процентне - задається частка виведених елементів, що мають найбільші або найменші значення із усього списку.
3. Умова - призначена для створення користувальницького критерію відбору при фільтрації. Вибір елемента відкриває вікно Користувальницький автофильтр, у якому можна задати дві умови відбору, поєднуючи їх за допомогою логічних операторів -і й або.
4. Елементи, що представляють собою неповторювані значення даного поля зі списку й призначені для формування критерію відбору.
5. Порожні - призначені для формування критерію відбору для тих записів зі списку, які не мають значення в даному полі (тобто осередку стовпця порожні).
6. Непусті - призначені для формування критерію відбору тих записів зі списку, які мають значення в даному полі.

Елементи Порожн і Непусті можна використати, тільки якщо в стовпці втримуються порожні осередки.

Установлений фільтр можна видалити. Щоб видалити фільтр із одного стовпця списку, варто вибрати в списку елементів елемент Усе. Щоб видалити фільтри із всіх стовпців списку, необхідно виконати команду Фільтр - Відобразити все меню Дані. Щоб видалити автофільтр зі списку, необхідно повторно виконати команду Фільтр - Автофільтр меню Дані.

Розширений фільтр призначений для фільтрації списку відповідно до заданих користувальницьких критеріїв. На відміну від автофільтру критерії розширеного фільтра формуються й розташовуються в області робочого аркуша. Перевагами цього способу є:

• можливість збереження критеріїв й їхнього багаторазового використання;
• можливість оперативного внесення змін у критерії відповідно до потреб;
• можливість розташовувати результати фільтрації в будь-якій області робочого аркуша.

Таким чином, розширений фільтр може бути застосований, якщо, по-перше, список містить заголовний рядок, тобто стовпці списку мають заголовки, по-друге, в окремій області робочого аркуша попередньо сформований критерій відбору. Критерій відбору рекомендується розташовувати до списку або після нього й відокремлювати від списку порожнім рядком. Критерій відбору повинен складатися як мінімум із двох рядків. Перший рядок містить заголовки стовпців, полючи яких визначають критерії відбору. Другий рядок містить умови відбору.

Фільтрація списку за допомогою посиленого фільтра виконується командою Фільтр - Розширений фільтр меню Дані. У вікні команди Розширений фільтр варто вказати:

1) у поле уведення Вихідний діапазон - діапазон осередків, що містять список;

2) у поле уведення Діапазон умов - діапазон осередків, що містять критерій відбору;

3) у поле уведення Помістити результат у діапазон - верхній лівий осередок області, починаючи з якої буде виведений результат фільтрації;

4) за допомогою перемикача Обробка визначити розташування результатів фільтрації на робочому аркуші:

• Фільтрувати список на місці - означає, що список залишається на місці, непотрібні рядки ховаються;
• Скопіювати результати в інше місце - дозволяє розташувати результати фільтрації в іншій області робочого аркуша.

5) Параметр Тільки унікальні записи - означає, що вибірка повинна містити тільки унікальні записи відповідно до критеріїв відбору.

При формуванні критерію відбору розширеного фільтра можливі наступні варіанти.

1. Критерій відбору містить одне або кілька умов, що накладають на один стовпець (одне поле). Якщо критерій містить кілька умов, то вони зв'язуються логічною операцією Або.

2. Критерій відбору містить кілька умов, що накладають на кілька стовпців (полів) одночасно. Тут можливі наступні варіанти:

а) необхідно накласти кілька умов відбору на кілька стовпців, причому ці умови повинні зв'язуватися логічною операцією Або. Тоді умови відбору задаються в різних рядках критерію;
б) необхідно одночасно накласти кілька умов відбору на кілька полів, причому умови відбору повинні бути зв'язані логічною операцією й. Тоді всі умови задаються в одному рядку критерію;
в) необхідно кілька умов накласти на кілька полів, причому зв'язуватися вони можуть обома логічними операціями й й або.

3. Критерій, що обчислює. Умови відбору можуть містити формулу. Отримане в результаті обчислення формули значення буде брати участь у порівнянні. Правила формування критерію, що обчислює, наступні:

• у діапазоні критерію не можна вказувати імена полів. Варто ввести нове ім'я заголовка або залишити осередок порожньої;
• при створенні формул критеріїв, що обчислюють, варто використати перший рядок списку (не рядок заголовків), тобто перший осередок у порівнюваному стовпці;
• якщо у формулі використаються посилання на осередки списку, вони задаються як відносні;
• якщо у формулі використаються посилання на осередки поза списком, вони задаються як абсолютні;
• критерії, що обчислюють, можна сполучати із що не обчислюють;
• не слід обертати увага на результат, видаваний формулою в області критерію (звичайно ІСТИНА або ХИБНІСТЬ).

Дата добавления: 2014-10-31