Microsoft Access берілгендер базасына Microsoft Excel берілгендерін енгізу

1. Microsoft Excel берілгендері (тізім) список форматында екендігіне көз жеткізіңіз: әр бағанның бірінші қатары жазбаны қамтыса, өзге қатарлар – біртипті берілгендерді қамтиды, тізімде бос қатарлар не бағандар кездеспейді.

2. Microsoft Excel кітапшасын жабыңыз, ондағы берілгендерді Microsoft Access – те қолдану керек.

3. Microsoft Access – те берілгендер базасын ашыңыз, оған Microsoft Excel берілгендерін көшіру қажет.

4. Microsoft Access – тің Файл менюінде Внешние данные пунктін таңдаңыз, және Импорт командасын орындаңыз.

5. Импорт диалогтық терезесінде Тип файлов тізімінде Microsoft Excel элементін таңдаңыз.

6. Папка тізімінде импорттық (енгізілетін) файлды қамтитын папканы тңдап, оны екі рет басыңыз.

7. Кестелер ипортының инструкцияларын орындаңыз.

Осы мастер және Microsoft Access жайлы қосымша мәліметтер алу үшін Вывести справку после завершения работы мастера жалаушасын орнатыңыз.

Диапазонды сорттау. Қатарларды өспелі түрде сорттау (A-дан Я-ға дейін немесе 0-ден 9-ға дейін) немесе кемімелі түрде (Я-дан A-ға дейін немесе 9-дан 0-ге дейін)

1. сортталатын тізімде ұяшықты көрсетіңіз.

2. Сортировать по возрастанию немес Сортировать по убыванию кнопкасын басыңыз.

Ескерту. Microsoft Excel нәтижелік кестесінде сорттау белгіленген аймақта ғана орындалады.

Екі не үш баған бойынша қатарларды сорттау

Ең дұрысы, сортталатын диапазонда бағандар басы болғаны дұрыс.

1. Сортталатын диапазондағы ұяшықты белгілеп алыңыз.

2. Данные менюінде Сортировка командасын таңдаңыз.

3. Сортировать по және Затем по аймақтарында сортталатын бағандарды көрсетіңіз.

4. Өзге сорттау параметрлерін көрсетіңіз және OK кнопкасын басыңыз.

Төрт баған бойынша сорттау

1. Диапазондағы сортталу қажет ұяшықты белгілеп алыңыз.

2. Данные менюінде Сортировка командасын таңдаңыз.

3. Сортировать по терезесінде алдымен ең маңызы аз бағанды таңдаңыз.

4. OK кнопкасын басыңыз.

5. Данные менюінде Сортировка командасын таңдаңыз.

6. Сортировать по және Затем по аймақтарында өзге үш бағанды ең маңызы азынан бастай отырып көрсетіңіз.

7. Өзге де сорттау параметрлерін таңдаңыз және OK кнопкасын басыңыз.

Қатарларды ай бойынша және апта күндері бойынша сорттау.

1. Сортталуы керек ұяшықты не диапазды таңдаңыз.

2. Данные менюінде Сортировка командасын таңдаңыз.

3. Сортировать по аймағында сортталатын бағанды көрсетіңіз.

4. Параметры кнопкасын басыңыз.

5. Порядок сортировки по первому ключу аймағында қажетті тәртіпті таңдаңыз және OK түймешесін басыңыз.

6. Сорттаудың өзге де параметрлерін таңдаңыз және OK түймешесін басыңыз.

Сорттау тәртібі ретінде өз берілгендеріңді пайдалану.

1. Ұяшықтар диапазонында кемімелі ретпен сортталуы керек мәндерді енгізіңіз. Мысалы:

Берілгендер

Жоғарғы дәреже

Орта дәреже

Төменгі

1. Диапазонды белгілеп алыңыз.
2. Сервис менюінде Параметры командасын таңдаңыз және Списки қосымшалығын ашыңыз.
3. Импортировать командасын таңдаңыз және OK түймешесін басыңыз.
4. Сортталатын диапазонда ұяшықты көрсетіңіз.
5. Данные менюінде Сортировка командасын таңдаңыз.
6. Сортировать по терезесінде бағанды таңдаңыз.
7. Параметры кнопкасын басыңыз.
8. Сортировка по первому ключу терезесінде құрылған тізімді басыңыз. Мысалы, мына варианттардың бірін таңдаңыз: Высокое, Среднее, Низкое.
9. OK кнопкасын басыңыз.
10. Сорттаудың өзге параметрлерін таңдаңыз да OK кнопкасын басыңыз.

Ескертпе. Затем по терезесінде стандартты емес ретті пайдалануға болмайды. Сорттаудың берілген реті Сортировать по аймағындағы тек баған үшін қолданылады. Бірнеше бағандарды сорттаудың стандартты емес ретін пайдалану үшін әр баған үшін жеке сорттау әрекеттерін орындау керек.

Фильтрациялау (Сүзгіден өткізу).

Фильтр (сүзгі) — берілгендер жиынын тез және жеңіл іздеу әдісі. Сүзгіден өткен тізімде баған үшін берілген шартты қанағаттандыратын қатарлар ғана орын алады. Microsoft Excel – де сүзгіден өткізудің тек екі командасы кездеседі:

· Автофильтр, сүзгінің қарапайым шарттарын қамтиды;

· Кеңейтілген фильтр сүзгінің күрделі шарттарын қамтиды.

Сүзгінің сорттаудан өзгешелігі тізімдегі жазбалар ретін өзгеріссіз қалдырады. Сүзгілеуде бейнеленуі қажет емес қатарлар уақытша жасырынады.

Строки, отобранные при фильтрации в Microsoft Excel – сүзгіден өткен қатарларды олардың ретін өзгертпей-ақ өңдеуге, форматтауға, оларға диаграмма құруға, баспаға жіберуге т.б. болады.

Автофильтр. Автофильтр командасын пайдаланғанда баған атының оң жағында стрелкалы кнопкалар пайда болады.

Сүзгіден өтпеген тізім

Сүзгіден өткен тізім

Microsoft Excel сүзгіден өткен элементтерді көгілдір түспен белгілейді.

Пайдаланушы автосүзгісі қажетті мәнді қамтитын қатарларды шығару үшін пайдаланылады.

Кеңейтілген фильтр. Кеңейтілген фильтр командасының көмегімен де тізімді Автофильтр қызметіндей етіп сүзгіден өткізуге болады, бірақ, бұл жерде бағандарға арналған қажетті тізімдер бейнеленбейді. Бұның орнына жеке шарттар диапазонында шарт енгізіледі. Шарттар диапазоны сүзгінің күрделі функцияларын да орындай алады.

Енгізілген объектілерді пайдалану. Егер, жаңарған берілгендердің бастапқы файл үшін қажет емес болса ғана пайдаланылады. Бастапқы версия кітапқа толығымен енгізіледі.

Файлды өзге компьютерде ашқанда енгізілген объектіні бастапқы файлсыз – ақ көруге болады. Себебі, енгізілген объекті бастапқы файлмен байланыспайды. Енгізілген объектіні өзгерту үшін оны бастапқы программада ашу үшін екі рет басса жеткілікті. Бастапқы программа компьютерде орнатылған болуы керек.

№10 лекция. Берілгендер қоры: Берілгендер қорының түсінігі, қолдану облысы. Берілгендер қорының құрылымы. Берілгендер қорын құру кезеңдері. Берілгендер қорын пайдаланып амалдар орындау және одан ақпараттарды шығару.

Информацияны сақтау- компьютердің ең маңызды функцияларының бірі. Оның ең көп тараған құралы берілгендер қоры болып табылады. БҚ-берілген құрылымдағы информациялардан тұратын арнайы форматтағы файл.

Мәліметтер базасы дегеніміз ақпаратты сақтауға және жинақтауға арналған ұйымдасқан құрылым. Қазіргі кездегі көптеген мәліметтер базасын басқару жүйелері өздерінің құрылымдарында тек мәліметтерді ғана емес, сонымен қатар олардың тұтынушымен және басқа да ақпараттық-программалық кешендермен қарым-қатынасының әдістерін де қамтиды.

Мәліметтер базасын басқару жүйесі дегеніміз жаңа мәліметтер базасын құруға, оны мәліметтермен толтыруға, оның мазмұнын редакциялауға, оларды реттеуге, безендіруге және баспа құрылғыларына шығаруға немесе байланыс арналарына жөнелтуге арналған программалаық құралдар кешені.

Дүние жүзінде мәліметтер базасын басқару жүйелерінің түрлері өте көп. Олардың әрбіреуінің түрлі объектілермен жұмыс істеу ерекшеліктеріне, қолданушыға ұсынатын қызмет түрінің өзгешелігіне қарамастан, оларда ортақ ұғымдар кешені қалыптасқан. Солардың ішінен Microsoft Office программасының құрамыне енетін Microsoft Access 2000 мәліметтер базасын басқару жүйесін таңдап алдық.

Көптеген БҚ кестелік құрылымда болады. Кестелік құрылымда берілгендердің адрестері жол мен бағананың қиылысуымен анықталады. БҚ-да бағандарды өрістер (поля) деп, ал жолдарды жазбалар (записи) деп атайды. Кестелерді жобалау кезінде олардың құрылымдарын алдымен қағазда жасаған ыңғайлы.Кестедегі әрбір өріс оның тақырыбына сәйкес болатын жеке мәліметтен тұрады. Әр түрлі кестедегі берілгендерді байланыстыру үшін, әрбір кестедегі әрбір жазбаның өзіндік жеке мәнін бере алатын өріс не өрістер жиынтығы болуы тиіс. Мұндай өріс не өрістер жиынтығын негізгі кілт деп атайды.

Мәліметтер базасы дегеніміз ақпаратты сақтауға және жинақтауға арналған ұйымдасқан құрылым.

Мәліметтер базасын басқару жүйесі дегеніміз жаңа мәліметтер базасын құруға, оны мәліметтермен толтыруға, оның мазмұнын редакциялауға, оларды реттеуге, безендіруге және баспа құрылғыларына шығаруға немесе байланыс арналарына жөнелтуге арналған программалық құралдар кешені. Ағылшынша оларды DBMS (database management system) деп атайды.

Кесте – мәліметтер базасымен жұмыс істеуге арналған негізгі обьект, мәліметтер қоймасы. Ол өрістер мен жазбалардан тұрады.

Жазба – кестенің бір қатары, яғни жолы.

Өріс – кестедегі бағана немесе тік жол. Access-те өріс мәліметтерін сипаттайтын оның бірсыпыра қасиеттері болады. Енгізу өрісі деп басқару элементі ретінде мәлімет енгізілетін қатарды айтады, оған пернелер арқылы мәндер енізіледі.

Сұраныс – жұмыс істеуші адамның керекті мәліметтерді бір немесе бірнеше кестеден белгілеген шартарға байланысты таңдап алу тәсілі. Таңдап алуға сұраныс беру арқылы есептелетін өрістерден немесе басқа кестеден алынған өрістерден тұратын виртуалды кестелер құруға болады. Access-те сұраныстардың бірнеше түрі бар.

Форма – мәліметтерді экранда бейнелеу жолы немесе оларды басқару мүмкіндіктері.

Басылым (отчет) – мәліметтерді баспаға шығарып қағазда бейнелеу тәсілі.

Түйінді өріс (ключевое поле) – кестедегі жазбаларды таңдап алу мақсатында мәндері қолданылатын негізгі өріс.

Кілт (ключ) – кесте жазбаларын анықтайтын немесе екстелер арасындағы байланыстарды ұйымдастыратын бір немесе бірнеше түйінді өрістер.

Индекс – индектелетін өріс мәні арқылы кесте жазбаларын автоматты түрде сұрыптау тәсілі.

Жазбаны белгілеу аймағы – кесте жолын белгілеуге мүмкіндік беретін оның сол жақ шетіндегі тік төртбұрышты аймақ.

Өрісті белгілеу аймағы – өріс тақырыбы аймағы. Оны шерту сол өрісті түгел белгілеу мүмкіндігін береді.

Конструктор – мәліметер базасы обьектілерінің (кестелер, сұраныстар, формалар, басылымдар, макростар, модульдер) қасиеттерін анықтау режимі.

SQL – құрылымды сұраныстар тілі (structured query language). Көптеген программалық жабдықтардың стандарты болып саналады.

Гиперсілтеме – белгілі бір файлғасілтеме көрсеткіш. Гиперсілтемелер Access мәліметер базасын Internet файлдарымен не басқа файлдармен байланыстыру үшін қолданылады.

Берілгендер қорын пайдаланып амалдар орындау және одан ақпараттарды шығару.

Access - ті іске қосу үшін Windows жұмыс үстелі арқылы

Іске қосу → Программалар→Microsoft Access командасын беру жеткілікті.

Мәліметтер базасымен жұмыс істеудің екі режимі бар: біріншісі мәліметтер базасын құрып, оның құрылымын өзгертіп, объектілерін құруға арналған болса, екіншісі дайын мәліметтер базасын құруға арналған. Енді мәліметтер базасының негізгі объектілерін құру құралдарын қарастырайық:

· Конструктор режімі (қолмен енгізу құралы);

· Шебердің көмегі (автоматтандыру құралы);

· Қарапайым объектілерді жасаудың жеделдетілген құралдары.

Кестелер мен сұраныстарды дайындағанда Конструктор режімінде жұмыс істеген дұрыс, ал қалыптарды, есептерді және беттерді Шебер ұсынған автоматтандырылған құралдармен дайындағанқолайлы.

Оқып үйрену мақсатында обьектілерді құрғанда барлық құралдарды пайдаланған жөн. Бірақ оқу кестелері мен сұраныстарды дайындаған да конструктор режімінде жұмыс істеген дұрыс, өйткені шеберді қолдану жұмысты жеделдетіп алғашқы ұғымдар мен әдістерді меңгеруге кедергі келтіреді. Ал қалыптарды, есептерді және беттерді шебер ұсынған автомттандырылған құралдармен дайындалған қолайлы. Өйткені бұл обьектілер үшін олардың сыртқы дизайны басты рөл атқарады.

Мәліметтер базасының объектілері

Microsoft Access 2000 мәліметтер базасын басқару жүйесі жеті түрлі объектілерді құруға және қолдануға мүмкіндік береді.

Кестелер. Бұл кез – келген мәліметтер базасының негізгі объектісі. Кестелерде мәліметтер базасындағы барлық ақпарат сақталады және кестелер мәліметтер базасының құрылымын анықтайды.

Сұраныс. Бұл объекті кестедегі мәліметтерді қолданушыға ыңғайлы түрде шығарып береді. Сұраныстың көмегімен мәліметтерді сұрыптау, сүзгілеу амалдары орындалады және бұрыннан бар кестенің негізінде жаңа кесте құрылады, басқа мәліметтер көзінен импортталады, кестелерде қарапайым есептеулер жүргізіледі. Сұраныстың ерекшелігі – олар негізгі кестелердегі мәліметтердің негізінде уақытша қорытынды кесте құрады. Негізгі кестемен жұмыс істегенде біз қатқыл дискімен жұмыс істейміз, ал оған кез – келген кезде қатынау көп уақытты алады.Ал сұраныстың

көмегімен алынған уақытша кестеде біз тек экрандағы бейнемен жұмыс істейміз, ал оған қатынау тез жүзеге асырылады.

Қалыптар. Қалыптар мәліметтерді енгізу құралы болып табылады. Оның мәні – ол тек қолданушыға рұқсат етілген өрістерді толтыру құралдарын ұсынады. Қалыптардың көмегімен мәліметтерді экранға шығарып, безендіруге болады. Ол үшін мәліметтерді енгізу кезінде арнаулы безендіру құралдарын қолдану қажет.

Есептер. Қасиеттері мен құрылымы жағынан есептер қалыптарға ұқсас болғанымен, ол мәліметтерді тек баспаға шығаруға арналған. Сондықтан есептерде баспа құжаттарына арналған арнаулы безендіру элементтері бар.

Беттер. Осы объекті тек Microsoft Access 2000 –да ғана жүзеге асырылады. Бұл – Web бетте орналастырылатын және қолданушыға сол Web - беттен берілетін, HTML кодында жазылатын ерекше объект.

Макростар мен модульдер. Бұл категориядағы объектілер МББЖ – мен жұмыс істеу кезінде қайталанатын операцияларды автоматтандыруға және бағдарламалау арқылы жаға функцияларды құруға арналған. Макростар МББЖ – нің ішкі командадар тізбегінен тұрады және мәліметтер базасымен жұмыс істеуді автоматтандыру құралы болып табылады. Модульдер сыртқы бағдарламалау құралдарының көмегімен құрылады.

№11 лекция. Мәліметтер қорын басқару жүйесі. Мәліметтер қорын басқару жүйесі (МҚБЖ): мүмкіндіктері, жұмыс істеу принциптері, берілгендер базасын құру әдістері; берілгендерді іздеу және ондағы файлдарды шақыру әдістері.

Access, бұл - мәліметтер қорын басқару жүйесі (МҚБЖ). Access берілгендерді сақтау және қабылдау үшін және көрнекті түрге келтіруге және жиі орындалатын амалдарды автоматизациялауға арналған. Access пайдалана отырып мәліметтерді толық өңдеуге және күрделі есептер құруға мүмкіндік бар.

Access реляциондық МҚБЖ. Access-тің көмегімен кез-келген типтегі мәліметтерге жетуге болады және бірнеше функцияларды бір мезгілде орындауға болады. МҚБЖ-сін пайдалану мәліметтер құрылымын ыңғайластыруға, яғни, жұмысты жеңілдетуге мүмкіндік береді.

Базаға ешқандай мәліметтер енгізілмеген жағдайда да ол мәліметтер базасы болып қала береді. Өйткені онда мәліметтер болмаған күннің өзінде де, қандай да бір ақпарат бар–бұл мәліметтер базасының құрлымы. Ол мәліметтерді енгізудің және сақтаудың әдістерін анықтап береді. Мәліметтер базасы көптеген обьектілерден тұрады, бірақ солардың ең негізгісі кесте болып табылады. Ең қарапайым мәліметтер базасының құрлымы сол кестенің құрлымымен анықталады.

Біз білеміз, екі өлшемді кестенің құрлымы жолдар мен бағандардан тұрады. Олардың аналогы ретінде қарапайым мәліметтер базасында өрістер мен жазбаларды аламыз. Өрістердің құрамы мен қасиеттерін өзгерту арқылы, мәліметтер базасының құрлымын өзгертеміз.

Сандық типті өріс қасиеттерін орнату. Сандық өрістер бүтін не нақты сандар енгізілетін өрістер болып екіге бөлінеді. Жаңа құрылған кестеде сандық өріс құру не өрісті бапқа келтіру үшін қондырмадан өріс өлшемін, өріс форматын орнатып қою керек. Қондырмада типке сәйкес тізімді экранға шығару үшін көрінген сәйкес қатардың таңдалуы тиіс.

МЕМО өрісі. Өріс мәтіндік өріс сияқты, бірақ ол ұяшыққа [257...65535] аралығындағы символдар тізбегінен тұратын ұзын типті мәтіндік деректерді сыйдыр үшін таңдалады. МЕМО өрісінің ерекшелігі -деректер басқа жерде сақтауға жіберіледі де, ол орналастырылған орында сілтеме көрсеткіш қана сақталады.

Логикалық және Есептегіш типті өріс форматтарын Access автоматты түрде өзі орнатады. Логикалық өріс ұяшығына ауыстырып қосқыш белгісі енгізулі тұрады. Оны орнату ұяшықта логикалық Иә( ақиқат), орнатуды алып тастау Жоқ( жалған ) мәнін енгізу деп қабылданады.

Алмастыру шебері – өріс типтерінің соңғысы етіп енгізілген элемент.Ол тип атауы емес, кестелерн байланысын орнатуға арналған ішкі программа.

Кестелермен жұмыс істеу. Microsoft Access-те кез-келген обьектімен жұмыс істеу мәліметтер обьектілері орналасқан. Кестені құру үшін сол жақ панельден кестені басқару элементін таңдап аламыз. Оң жақ панельде жаңа кестені құруға арналған басқару элементтері мен мәліметтер базасын бұрыннан бар кестелер тізімі келтірілген. Шебердің көмегімен кестені құру жұмыстыжеделдетуге арналғандықтан мұнда Microsoft Access-тің негізгі құрылымдары мен әдістерін игеру қиын. Бұл режім Access-те жұмыс істеп үйренген профессионалдарға арналған.

Кестеге мәліметтер енгізілгеннен кейін оны сақтаудың қажеті жоқ. Барлық мәліметтер автоматты түрде сақталады. Кестенің құрылымын қажеттілігі туған жағдайда оны Конструктор режімінде ашу қажет.

Егер байланыс өрістерді каскадты түрде жаңарту (каскадное обновление связанных полей) және байланысқан жазбалардыкаскадты түрде өшіру (каскадное удаление связанных записей) жалаушалары қойылған болса, онда сәйкесінше негізгі кестенің түйінді өрісінде жүргізілген өзгерістер автоматты түрде онымен байланысқан кестелерде де жүргізіледі.

Байланысты кестелер жөнінде. Кілттік өріс. Мәндері бірегей болатын өрісті бірегей өріс деп атайды. Мысалы, жазбалар нөмірлері енгізілетін өріс – бірегей. Егер кетенің бірде-бір өрісі бірегей болмаса, қажет кезінде қосымша етіп, ондай өрісті қолдан құру қиын емес.

Кестелерді байланыстыру үшін тағайындалған өрістерді кілттік өрістер деп атайды. Олардың кемінде біреуінің кілттік өрісі бірегей, екіншісінің өрісі осы типті болуы тиіс. Қолдан бірнеше өрістерді кілттік етіп қою да қиын емес.

Сұраныстармен жұмыс істеу. Деректер қоры кестесінен не байланысты кестелерден белгілі шарттарды қанағаттандыратын нәтижелік кесте құруға болады. Негіздік кестемен жаңылыстырмау үшін оны сұраныс обьектісі не жай ғана сұраныс деп атайды.

Мәліметтер қандай да бір сұрыптауды қамтамасыз етудің қосымша келетін жол үлгі бойынша сұраныс бланкісінің ең төменгі жағында орналасқан. Әрбір өріс үшін осы жолда жеке дара шарт беруге болады.

Есептеулері бар сұраныс. Бұл сұраныс берілген өрістерде, қандай да бір кестелер жүргізу қажет болады ұрылады. Ол үшін мәліметтер базасы ашқан соң пайда болған негізгі терезеден сұранысты таңдап, оны конструктор режімінде құрамыз

Сұраныс құрудың түрлі тәсілдері бар: фильтрлеу, «Қарпайым сұраныс шебері» программасын не сұраныстар конструкторын пайдалану.

Фильтрлеу. Excel-дегі сияқты, кестеден шартты қанағаттандыратын берілгендерді таңдап, жаңа кесте құру оны фильтрлеу (сүзгілеу) делінеді.

Фильтрлеудің үш түрі бар:

Таңдама фильтр

Дата добавления: 2014-10-31