Лист-запит

ПЛАН

1. Види довідково-інформаційних документів.

2. Ділове листування. Види службових листів. Вимоги до офіційного листування. Етикет ділового листування.

3. Телеграма. Факс.

4. Оформлення довідково-інформаційних документів: оголошення, запрошення, службові записки, звіти.

5. Складання та оформлювання протоколу, витягу з протоколу. Правила оформлення.

Студенти повинні

знати:

- ознаки та правила оформлення довідково-інформаційних документів;

- етикет службового листування, особливості оформлення різних типів листів, типові мовні звороти, якими можна послуговуватися під час складання службових листів;

- вимоги щодо оформлення адреси;

- групи протоколів, вимоги до тексту протоколу, правила оформлення витягу з протоколу;

- структуру оголошення, повідомлення про захід;

уміти:

- оформляти довідково-інформаційні документи;

- складати різні види ділових листів;

- складати протоколи та витяги з протоколів.

- складати запрошення, оголошення, програми заходів

■ Вивчення теоретичного матеріалу

1. Довідка – 1. Відомості, які надаються комусь або які одержує хтось

2. Документ з такими відомостями

Інформація (лат.informatio –роз’яснення)

1. Повідомлення про щось.

2. Відомості про навколишній світ і процеси, які в ньому відбуваються, що їх сприймає людина візуально або за допомогою спеціальних пристроїв

Синоніми до слова «інформація» - повідомлення, звістка, поголоска (незначна)

Пароніми «інформаційний – інформативний»

Інформаційний - який містить, опрацьовує, видає інформацію; довідковий

Інформаційний випуск новин

Інформативний - наповнений інформацією, певними відомостями.

Інформативний виклад. Інформативна стаття

Довідково-інформаційні документи – документи, в яких подається інформація довідкового характеру.

Лист – письмово оформлений монолог, звернений до певної особи (або осіб); виклад прохання, наказу; повідомлення про себе, про події з особистого чи громадського життя.

Листування – один з основних і найпоширеніших засобів зв’язку між людьми.

Службовий лист – один із засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності організацій і установ.

Лист – це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами, закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

- листи-прохання;

- листи-звернення;

- листи-пропозиції;

- листи-запити;

- листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

- листи-попередження;

- листи-нагадування;

- листи-підтвердження;

- листи-відмови;

- супровідні листи;

- листи-повідомлення;

- листи-розпорядження.

За кількістю адресатів і адресантів розрізняють

- звичайні – надсилають на адресу однієї інстанції;

- циркулярні – ряду установ;

- колективні – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників

кількох установ або кількох фізичних осіб.

РЕКВІЗИТИ ЛИСТА та їх оформлення

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації. Відтворюється поряд з назвою організації

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині.

4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому правому кутку.

5. Повна назва організації, установи чи підприємства –автора листа. Відтворюється вгорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.

6. Назва структурного підрозділу. У верхньому лівому кутку.

7. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреси, номери телефону та факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

8. Номер і дата листа. Ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі.

- Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а назву посади й прізвище – у давальному.

Друкарня видавництва «Україна»

Савченку І.П.

- якщо лист адресовано керівникові установи, назва якої входить у назву посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи в родовому.

Директорові

Миколаївського державного

вищого училища культури

П’ятигорському В.В.

В адресі можна зазначити лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі.

Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі.

Директорові

Миколаївського державного

вищого училища культури,

доц. П’ятигорському В.В.

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент подають з нового рядка.

10. Текст листа складається з двох частин:

- опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа;

- висновків і пропозицій.

11. Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

1) якщо лист містить додатки, про які згадувалось у тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так:

Додаток: на 4 арк. у 2 прим.

2) якщо текст містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити;

3) якщо лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до списку на 10 арк.

12. Підпис ують службовий лист здебільшого керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу.

Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).

Директор (підпис) Є.О.Іванов

Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист.

Директор видавництва «Освіта» (підпис) Є.О.Іванов

ВИДИ СЛУЖБОВИХ ЛИСТІВ

ЛИСТ- ПОВІДОМЛЕННЯ

Такий службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли труба сповістити про зміну адреси чи назви установи, про відкриття філії, початок виробництва тощо.

Повідомляємо Вам…; хочемо повідомити…; маємо повідомити…

ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ

Це службовий лист, якого пишуть для підтвердження певних умов, зобов’язань. Здебільшого гарантують оплату за певні послуги, виконану роботу. У гарантійних листах слід дотримуватись етичних норм спілкування – у ввічливій, тактовній формі висловлювати готовність до певних дій.

Такі листи адресують організації, установі, фірмі.

(Гарантуємо оплату рахунків…; ми гарантуємо високу якість товарів…; наша гарантія поширюється на…,гарантуємо технічну досконалість…; ми гарантуємо Вам зниження в обсязі…%)

Різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже попередню інформацію про фірму, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на вставках, ярмарках.

У листі-запиті обов’язково зазначаються:

- підстава для запиту;

- назва товару (його марка, якість, модель);

- мови й термін постачання;

- умови оплати

(Ми уважно ознайомились з Вашим каталогом, де представлені нові товари. Деякі із запропонованих товарів зацікавили нас…;наші клієнти зацікавилися вашою пропозицією…; нас зацікавила нова продукція…; мені порадили звернутись до вас…; просимо забронювати номер у готелі…)

ЛИСТ-ВІДПОВІДЬ НА ЗАПИТ

Лист-запит безперечно потребує відповіді. Ви можете повідомити, що отриманий запит ви вивчаєте; надіслати каталоги; запропонувати змінити умови, зазначені в запиті; відмовити у проханні.

Так, якщо Ви зацікавлені у постачанні зазначеного товару, то у відповідь на запит надсилаєте оферту.

Оферта – це письмова пропозиція про постачання товару, яку робить продавець покупцеві У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі - продажу на умовах, викладених у пропозиції

(підтверджуємо отримання Вашого запиту й хочемо зробити таку пропозицію..; у відповідь на запит пропонуємо Вам..)

ЛИСТ-ПІДТВЕРДЖЕННЯ

Різновид службового листа, у якому засвідчуємо той чи інший факт: підтверджуємо одержання листів, переказів, цінних паперів

(Ми офіційно підтверджуємо свою згоду…; Міністерство освіти і науки підтверджує…;повідомляємо, що Ваше замовлення ми отримали…; на підтвердження нашої телефонної розмови від (дата) просимо Вас прийняти офіційне замовлення на …)

СУПРОВІДНИЙ ЛИСТ

Службовий лист, що додається до основного документа (накладної, каталогу, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай це великий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів.

(На Ваше прохання надсилаємо…;додаємо перелік нашої нової продукції…;надсилаємо Вам страхові бланки.; дозвольте запропонувати Ва переглянути наші рекламні проспекти..)

Дата добавления: 2014-10-31