Управление информационными потоками организации

Официальное введение в должность

Под введением в должность понимается весь процесс приема работника в первый день на новом месте, его ознакомление с правилами и порядком работы, с сотрудниками и его непосредственными обязанностями, а также с традициями и культурой компании- работодателя. Это может рассматриваться как начало периода внутрифирменного обучения или как заключительный этап процесса отбора персонала.

Информационные технологии сами по себе уже исчерпали себя, поэтому необходимо рассматривать развитие потенциала интегрированных систем технологий. Современные логистические информационные системы сделали скачок по интегрированному управлению информационными потоками в реальном времени, созданию баз данных на основе фиксирования логистических операций. Природа современного логистического управления не ограничивается управлением внутрифирменной экономикой, а охватывает хозяйственные связи с поставщиками и потребителями.

Самая совершенная система управления информационными потоками – это человеческий мозг. В информационной системе – отдельные данные, доводящиеся до менеджеров в нужное время и в нужное место и в нужном объеме. Решающий элемент в информационной системе состоит из входящей и выходной подсистемы информации, интегрированных между собой. Реальное количество состояний предприятия практически невозможно проверить и проанализировать. Недостаточно ограничивать сферой электроники и информационных технологий - нужна новая организация бизнеса через механизм самоорганизации на базе расширяющегося логистического взаимодействия.

При обсуждении управления информационными потоками следует учитывать тот факт, что основной источник информационных ресурсов в настоящее время – Интернет, поэтому критерий безопасности информационных потоков играет важную роль. Увеличение прибыли возможно не только за счет улучшения качества продукции, снижения затрат, а также за счет анализа рисков и обеспечения приемлемого уровня безопасности информационных потоков.

Системный подход к безопасности информационных потоков может быть внутренним и внешним. Логистическая информационная система - это совокупность организованных информационных потоков, информационных технологий, оборудования и работников, выполняющих операции, обеспечивающие движение информации в логистической системе, а также между логистической системой и внешней средой. Основными побудительными мотивами применения логистических информационных систем на предприятии является повышение производительности на всех этапах управления предприятием, получение качественной информации на всех уровнях, существенное снижение совокупности затрат системы благодаря своевременности и адекватности поступающей информации. Неточная организация движения информационного потока на начальном этапе логистической цепи может спровоцировать несоответствие в конце логистической цепи.

Классификация опасности в данном случае выглядит следующим образом:

- экологические факторы,

- социально-экономические,

- техногенные,

- военные.

Для обеспечения эффективной работы цепи поставок необходимо рассматривать цели и методы управления безопасностью информационных потоков. Риски в информационных потоках могут быть поступать как утечка информации (стоимость услуг-20%), ошибка менеджера, маркетолога, бухгалтерии, кадровые проблемы, все связано с человеческим фактором.

Создание информационной системы позволяет управлять информационными потоками, эффективно оценивать информационные потребности на каждом логистическом уровне и в рамках каждой функции логистического менеджмента, изучать и организовывать эффективный обмен электронными документами, преодолевать проблемы несовместимости данных, создавать системы управления этими данными. Управления информационными системами позволяет использовать логистическую информацию как ресурс в логистической цепочке. Цель информационного обеспечения конкретного логистического отдела на предприятии заключается в том, чтобы получить возможность эффективного управления, контроля и комплексного планирования движения логистического потока. В состав информационных систем любого предприятия входят:

1. высококвалифицированные специалисты;

2. платформа 1С:программы (или других автоматизированных систем управления информационными потоками);

3. возможность интегрировать информационные системы от небольших офисов до крупных компаний;

4. партнеры среди аудиторских компаний.

В результате эффективность работы зависит от организации четкого алгоритма и схемы работы каждого отдельного элемента логистической цепи.

Информационные системы должны обеспечивать информацией предприятия на трех основных уровнях:

1. Внутрифирменное обеспечение информационными потоками между отделами предприятия;

2. Филиальное обеспечение информационными потоками;

3. Обеспечение информационными потоками компании и ее партнеров на различных этапах логистичекой цепи.

В данном случае информационные потоки представляют собой совокупность возникающей и движущейся внутрилогистической системы или между логистической системой и внешней средой информации, необходимой для выполнения логистических операций и для их контроля, для управляющих воздействий. Информационные потоки является вспомогательными потоками, т.е. теми, которые не играют первостепенной роли в организации логистической системы, а существуют как вспомогательные для улучшения, для оптимизации работы логистической системы, но которые непосредственно влияют на движение остальных логистических потоков.

Основные способы организации и управления информационными потоками, наиболее экономически целесообразные для предприятия, являются создание систем на базе:

1. бухгалтерских баз 1С, способных соединять в себе различные области информации;

2. интернет-ресурсов с полным доступом к информационным потокам;

3. организации работы логистического отдела конкретно взятой компании не как вспомогательного элемента в общей деятельности, а как основного поставщика и потребителя информации.

Если в первом случае, в основном решается вопрос эффективного документооборота, во втором случае, решается вопрос получения первичной информации заинтересованным лицам, то в третьем случае решается вопрос организации информационного обеспечения на всех этапах логистической цепи.

Рассмотрим типичную схему организации логистической цепи предприятия, занимающегося оптовой продажей продукции:

Отдел закупок (организация закупок импорт и экспорт)

Отдел маркетинга (установление цены с учетом рыночной ситуации)

Отдел продаж (при имеющейся цене организовать продажи)

Отдел логистики (организация доставки, обработки груза)

Рис. 1. Движение информационных потоков в рамках департаментов предприятия.

Согласно данной схеме информационные потоки в отдел логистики попадают на последнем этапе логистической цепи и только в том объеме, в котором она необходима для отдела продаж. Ключевыми элементами в данной схеме становятся этап продаж и закупок. В большинстве российских компаний значимость логистики не достаточно оценивается, что связано с затратной частью логистики. Логистика приносит экономию и оптимизацию логистических потоков, но не реальную прибыль на данном предприятии, в этом заложена консервативность отношения в российских компаниях к важности логистического отдела. Рассмотрим другую схему:

Внешняя среда

Отдел логистики

Дата добавления: 2014-11-25