Требования к организации рабочего места руководителя с учетом нормативов СниП

Показатели	Нормативные требования
1. Пространственная планировка рабочего места	По СниПу для служебных помещений
1.1. Площадь кабинета	20-50 м²
1.2. Форма кабинета	Прямоугольник с соотношением сторон 1:1,5;1:2;
1.3. Высота потолков	2,83-3,25 м
1.4. Соотношение площади пола и окон	1:10 для служебных помещений, площадь окна = 2,4 м²
2. Санитарные требования
2.1. Средняя температура воздуха (О)	В теплый период 22-25, в холодный 18-22
2.2. Кратность обмена воздуха	Приток – 1,5, вытяжка – 1,5.
2.3. Относительная влажность воздуха (%)	Не более 75 зимой, не более 55 летом
2.4. Уровень шума	До 50 Дбл
2.5. Скорость движения воздуха (м/с)	До 0,3
2.6. Искусственное освещение	200 лк для малых ламп, 75 лк для ламп накаливания
2.7. Обеспеченность санитарными устройствами	Согласно СниПу
3. Офисная мебель
3.1. Рабочий стол	Высота при среднем росте – 720 мм, при высоком – 750 мм
3.2. Стоп для компьютера
3.3. Вспомогательный стол	Для установки средств связи
3.4. Кресло для руководителя	Подбирается в соответствии с антропометрическими данными руководителя
3.5. Кресла и стулья для посетителей
3.6. Стол для заседаний
3.7. Шкафы для хранения документов	Специальные
4. Средства оргтехники	В соответствии с нормативно-техническими документами
4.1. Компьютер
4.2. Диктофонная техника
4.3. Средства обработки документов
4.4. Принтер
4.5. Копировально-множительная техника
4.6. Уничтожитель бумаги
4.7. Средства для вычислительных операций	Калькулятор
5. Средства для связи и системы информации
5.1. Телефон многофункциональный
5.2. Переговорное устройство внутренней связи
5.3. Телефакс
5.4. Радиотелефон
5.5. Программные средства (ППП для ПК)
6. Инвентарь
6.1. Корзина для бумаг
6.2. Лампа настольная
6.3. Сейф
7. Средства психологической разгрузки	В соответствии с технической документацией
7.1. Кабинетный тренажер для физических упражнений
7.2. Функциональная музыка
7.3. Радио, телевизор

Планировка рабочего места, дизайн помещения осуществляются в соответствии с существующими рекомендациями [например, 62. С. 324] и имиджем организации.

1.2. Оптимизация использования рабочего времени. Она обеспечивается за счет исследования трудовых процессов, позволяющих повысить производительность труда руководителя. В качестве методов диагностики затрат рабочего времени используют хронометраж и фотографию рабочего дня.

Хронометраж проводится при изучении затрат времени на выполнение установленных процедур, включающих рутинные, часто повторяющиеся, стандартные виды работ (заполнение определенных документов, составление и оформление отчетов, осуществление расчетов, выполнение узкоспециализированных работ), что обусловлено простотой идентификации результата труда и его качества. При проведении хронометража рекомендуется придерживаться следующей процедуры:

1.1. Формулирование цели, выбор объекта наблюдения и определение характера получаемых данных. В качестве объекта наблюдения используются либо работники, обладающие стандартными средними характеристиками, требуемыми для выполнения данного вида работ (квалификацией, навыками, психофизическими характеристиками), либо передовые работники, использующие наиболее совершенные приемы труда.

1.2. Определение перечня операций и элементов, их составляющих, характерных границ отдельных элементов операций.

1.3. Определение формы записи результатов замеров. Она должна быть простой, а в случае использования кодирования – хорошо запоминаться.

1.4. Определение даты начала наблюдения, частоты и сроков наблюдения. Их выбор зависит от цели исследования, специфики операций и требований к точности фиксации информации.

1.5. Подготовка средств проведения хронометража, разработка и подготовка необходимой документации.

2. Проведение замеров и заполнение документации. Полученная информация заносится в специальный документ – хронокарту. Она включает в себя описание выполняемой операции (наименование операции, организация рабочего места, используемые технические средства, сведения о работнике).

3. Анализ и обобщение полученных данных. Анализ направлен на выявление нерациональных действий и определение нормативного времени, необходимого для выполнения оставшихся или новых элементов операции.

Фотография рабочего времени проводится для определения структуры затрат времени на выполнение отдельных работ и выявление потерь рабочего времени. Наблюдение проводится от одного до трех раза в год, на протяжении 2-3 недель (если цикл выполнения работ руководителем не содержит более длительный временной интервал) в течение всего рабочего дня. Выбираемый период наблюдения должен максимально соответствовать обычным условиям труда. Данные заносятся в специальные формы, информация изложения в которых затем усредняется и анализируется. Форма изложения информации разрабатывается в соответствии с целью проводимого исследования. Если фотографию рабочего дня проводит исследователь – данные могут регистрироваться непрерывно, если сам руководитель – записи производятся через определенные промежутки времени – раз в 15-20 минут.

Для анализа структуры затрат времени отдельные виды работ группируются в соответствии с принятой классификацией.

– По характеру выполняемых работ различают время, затраченное на служебно-коммуникационную, распорядительную, координационную, контрольно-оценочную, индивидуальную, творческую, вспомогательную деятельность, время на отдых и личные нужды.

– В соответствии с функциями управления выделяется время, расходуемое на планирование, организацию, координацию, стимулирование и контроль.

– В соответствии с формами работы различают время, расходуемое на проведение и участие в совещаниях и встречах, участие в переговорах, работа с корреспонденцией, телефонные разговоры, управленческое общение, контроль работы подчиненных и проч.

– По методам выполнения работы выделяют время, затрачиваемое на выполнение организационно-административной, аналитико-конструктивной и информационно-технической работы.

На основе данных фотографии рассчитываются:

– средняя продолжительность рабочего дня руководителя;

– доля затрат времени на каждую группу и вид выполняемых функций;

– соотношение затрат времени на выполнение определенных видов работ.

Последний показатель позволяет оценить стиль работы руководителя. Высокий уровень затрат времени на постановку задачи, распределение работ, инструктаж и контроль деятельности подчиненных, времени, проводимого на рабочем месте, означает преобладание в деятельности руководителя авторитарных методов управления. Оценка обоснованности используемого стиля производится исходя из анализа факторов его выбора.

На основе анализа затрат рабочего времени осуществляется нормирование управленческого труда. В управленческой практике используется несколько методов нормирования труда руководителя [подробнее см. 62. С. 364].

1. Метод микроэлементного нормирования. Предусматривает разработку нормативов выполнения управленческих работ исходя из норм времени на определенные элементы движения человека (микроэлементы). Нормы разрабатываются для стандартных операций (например, для операции «набрать номер телефона») на основе хронометража.

2. Метод статистического нормирования. Разработка нормативов осуществляется на основе моделирования зависимости затрат времени от ряда факторов, оказывающих непосредственное влияние на величину норматива. Применение метода требует выявления формы статистической зависимости (уравнений регрессии) трудоемкости управления, в разрезе основных функций и комплексов задач, от совокупности факторов, влияющих на ее величину.

3. Метод экспертного нормирования. Предполагает использование для разработки нормативов мнений высококвалифицированных экспертов на основе оценки ими ряда факторов, влияющих на величину норматива (условий работы, особенностей персонала, технических средств, информационных технологий и прочих факторов).

4. Метод аналитического нормирования. Расчет норм времени основывается на классификации видов работ, в разрезе которых подбираются методы исследования (например, фотография рабочего дня). Нормативы устанавливаются с учетом рекомендаций по научной организации труда управленческого персонала, разработок в области тайм-менеджмента, результатов анализа передового опыта.

Для выявления потерь рабочего времени менеджер должен получить ответы на следующие вопросы:

• Была ли необходимость в продленной работе?

• Соответствуют ли затраты времени значимости и целесообразности проделанной работе?

• Соответствует ли время, затраченное на проделанную работу, оптимальному?

Анализ ведется по видам работ (табл. 8.2). Разность между данными гр. 2 и 3 позволит определить оптимальное для данных условий время исполнения работ (гр. 4).

Структура затрат рабочего времени руководителя предприятия торговли

На основе полученной информации производится оценка эффективности использования рабочего времени руководителя, являющаяся составной частью общей оценки эффективности труда менеджера.