Сортировка данных

Сводная таблица

Мастер сводных таблиц позволяет использовать ещё один способ обобщения табличных данных. Одна из особенностей этого мастера заключается в том, что он удовлетворительно работает только с однородными табличными данными(т.е. в таблице не должно быть подзаголовков, пустых и итоговых строк, объединённых ячеек).

Для построения сводной таблицы необходимо выполнить следующую последовательность действий:

™ Вызовите мастера сводных таблиц (Данные ® Сводная таблица, либо с собственной панели инструментов «Сводная таблица»). На первом шаге переключатель должен ука зывать на источник данных В списке или базе данных Microsoft Excel.

™ На втором шаге укажите диапазон, в котором содержатся исходные данные. Если ячейки выделены заранее, то программа определит диапазон по этому выделению. В некоторых случаях, программа пытается сама определить диапазон, но делает это далеко не всегда правильно.

™ На третьем шаге вы сами должны определить, как будет выглядеть новая сводная таблица. Здесь в качестве заголовка сводки обычно выбирается столбец, содержащий одинаковые перечисляемые сведения (т.е. по какому параметру необходимо получить сводку).

™ На четвёртом шаге необходимо указать в поле «Поместить таблицу в» адрес ячейки, которая будет соответствовать левому верхнему углу таблицы. Если эта ячейка видна на листе, то достаточно щёлкнуть по ней мышью.

Ваша сводка готова, получается своего рода книга в книге, т.к. она имеет страничную организацию подобно книге EXCEL. Программа автоматически создаёт список по полю, выбранному в качестве заголовка сводки. Теперь, выбирая позиции из этого списка, можно видеть данные по подразделениям. Для каждого значения поля, образующего колонки, программа создала отдельный столбец. На пересечениях строки и столбца указаны данные сводки, те которые вы на третьем шаге поместили в поле данные.

Для манипуляций со сводкой потребуется панель инструментов Сводная таблица, которая позволяет сгруппировать цифровые значения, разбросанные в большом диапазоне, обновить данные при изменении данных исходной таблицы, изменить вычисляемую функцию данных сводки, также изменить саму сводку вернувшись сразу к третьему шагу мастера построения и пр.

Для сортировки данных таблицы (Данные ® Сортировка) желательно выделить всю таблицу в месте с шапкой или все столбцы фрагмента таблицы, нуждающегося в сортировке, за исключением итоговых строк, строк промежуточных заголовков и пустых), в противном случае выполнение сортировки приведёт хорошую таблицу в месиво бессмысленных данных.

В окне сортировки можно задавать три уровня вложения условий для сортировки и направление сортировки (по убыванию или по возрастанию). Переключатели Идентифицировать (определять однозначно) поля по позволяют задать режим сортировки либо по заголовкам шапки таблицы, либо по именам столбцов по умолчанию (столбец А, столбец В и пр.).

Дата добавления: 2014-11-25