Створення складних форм

Перехресний запит

Перехресний запит застосовується в тому випадку, якщо необхідно об'єднати дані у форматі рядків-стовпчиків. Як заголовки для стовпчиків при проектуванні таких запитів можна вказати значення деяких полів чи виразів.

Запит на створення таблиці

Даний тип запитів варто застосовувати, наприклад, для архівування старих блоків даних чи збереження резервних копій таблиць.

Запит на відновлення

Використовуючи цей тип запиту, можна змінити в базовій таблиці групу блоків даних, відібрану на основі визначених критеріїв.

Запит на додавання записів

За допомогою цього типу запиту блоки даних однієї таблиці (усі чи відібрані запитом) можна помістити в кінець іншої таблиці.

Запит на видалення записів

За допомогою даного типу запиту можна видалити з базової таблиці групу блоків даних, відібраних за визначеними критеріями. При цьому варто ретельно проаналізувати критерії відбору, оскільки цю операцію не можна скасувати.

Створення звіту

Використовуючи базу даних, можна роздрукувати будь-яку таблицю, запит чи форму. Однак результати друкування не будуть виглядати професійно, тому що ці інструменти не призначені для друкування. За допомогою звіту можна одержати результати у високоякісному варіанті. У Access звіт являє собою форму спеціального типу, призначену для виводу на друк. Але на відміну від форм звіти не призначені для виводу у вікні, а призначені тільки для друку, тобто створюють не екранні, а друковані документи. При створенні звіту Access завжди оперує тільки з однією єдиною таблицею чи запитом. Якщо необхідно об'єднати інформацію з декількох таблиць і (чи) запитів в одному звіті, то колись варто зібрати бажані дані в новому запиті.

Форми ACCESS дозволяють створювати користувальницький інтерфейс для таблиць бази даних. Хоча для виконання тих же самих функцій можна використовувати режим таблиці, форми надають переваги для демонстрації даних в упорядкованому і привабливому виді.

Форма являє собою деякий електронний бланк, у якому є поля для введення даних. У формі можна: кожне поле розмістити в точно заданому місці, вибрати для нього колір і заливання; поміщати поля, що обчислюються; OLE-об’єкти. Набагато простіше працювати з великими текстами поля типу MEMO у текстовому вікні зі смугами прокручування.

Форма будується на основі Access-таблиці чи запиту. При кожнім відкритті збереженої форми оновлюються дані запиту, на основі якого створюється форма. Завдяки цьому вміст форми завжди відповідає інформації в таблицях і запитах. Форми можуть бути виведені на екран у трьох видах: режим Конструктора, режим Формы і режим Таблицы. Для переходу з одного режиму в іншій використовуються команди меню Вид чи кнопка [Вид] панелі інструментів.

Microsoft Access надає швидкий спосіб створення форми на основі таблиці з використанням Мастера форм. Він задає користувачу питання про структуру й оформлення форми. Результатом діалогу користувача і Мастера форм є «готова до роботи» форма.

Форми для зв'язаних таблиць

У таких формах можна одночасно відобразити інформацію з двох (чи більш) зв'язаних таблиць. Крім того, така форма дозволяє виконати редагування даних, що містяться в обох таблицях. У результаті створення цієї форми на екрані виводяться тільки ті записи підлеглої таблиці, що зв'язані з поточним записом вихідної (головної) таблиці:

Підлегла форма – це форма, що знаходиться усередині іншої форми. Первинна форма називається головною формою, а форма усередині форми називається підлеглою формою. Комбінацію «форма/підлегла форма» часто називають також ієрархічною формою чи комбінацією «батьківської» і «дочірньої» форм. Підлегла форма зручна для отримання даних з таблиць чи

запитів, зв'язаних з відношенням «один-до-багатьох». Головна форма і підлегла форма в цьому типі форм зв'язані таким чином, що в підлеглій формі виводяться тільки ті записи, що зв'язані з поточним записом у головній формі. При використанні форми з підлеглою формою для введення нових записів поточний запис у головній формі зберігається при вході в підлеглу форму. Це гарантує, що записи з таблиці на стороні «багато» будуть мати зв'язаний запис у таблиці на стороні «один». Це також автоматично зберігає кожен запис, що додається, в підлеглу форму.

Підлегла форма може бути виведена в режимі таблиці, чи вона може бути виведена як проста чи стрічкова форма. Головна форма може бути виведена тільки як проста форма. Для розгляду прикладів різних типів підлеглих форм натисніть відповідну кнопку. Головна форма може містити будь-яке число підлеглих форм, якщо кожна підлегла форма міститься в головній формі. Також є можливість створювати підлеглі форми двох рівнів вкладеності. Це означає, що можна мати підлеглу форму всередині головної форми, а іншу підлеглу форму всередині цієї підлеглої форми. Наприклад, можна мати головну форму, в якій виводяться дані про клієнтів, підлеглу форму, що виводить дані про замовлення й іншу підлеглу форму, що відображає те, що замовлено.

Для перегляду записів головної форми використовуються кнопки перегляду в нижній частині вікна. Вище його виводиться рядок для перегляду записів підлеглої форми, що представлені у виді таблиці. При створенні форми і підлеглої форми, що базуються на таблицях, зв'язаних відношенням «один-до-багатьох», головна форма представляє сторону «один» відносини, а підлегла форма представляє сторону «багато». Головна форма синхронізується з підлеглою формою таким чином, що в підлеглій формі виводяться тільки записи, зв'язані з записом у головній формі. Якщо підлегла форма створюється за допомогою майстра чи шляхом переміщення форми чи таблиці за допомогою миші з вікна бази даних в іншу форму, головна форма автоматично синхронізується з підлеглою формою при дотриманні двох наступних умов.

Обрані таблиці зв'язані відношенням, представленим у вікні Схема данных. Звичайно це відношення «один-до-багатьох». При виборі запиту чи запитів форма і підлегла форма автоматично синхронізуються, якщо цим умовам задовольняють базові таблиці запиту чи запитів. Наприклад, запит, що базується на одній таблиці, можна використовувати для обчислення значення поля. Якщо ця базова таблиця правильно зв'язана з іншою базовою таблицею чи запитом, форма і підлегла форма синхронізуються автоматично. Головна форма базується на таблиці з ключем, а підлегла форма базується на таблиці, що містить поле з тим же ім'ям, що і ключове поле, і з тим же сумісним типом даних. Наприклад, якщо ключове поле головної форми має тип «Счетчик», а у властивості Размер поля заданий розмір Длинное целое, те відповідне поле в підлеглій формі повинне мати тип Числовой і зазначений у властивості Размер поля розмір Длинное целое. Якщо обраний запит чи запити, то задовольняти цим умовам повинні базові таблиці для запиту чи запитів.

Для зв'язування головної і підлеглої форми використовуються властивості елемента керування підлеглої форми Основные поля і Подчиненные поля. Якщо за якимось причинами форма і підлегла форма не зв'язані, користувач має можливість визначити ці властивості прямо.

Існує ряд способів підвищення швидкодії форм. Поряд із приведеними нижче порадами користувач має можливість перевірити форми у власній базі даних за допомогою аналізатора швидкодії. Для одержання додаткових зведень про використання аналізатора швидкодії натисніть відповідну кнопку.

Створення елементів форми

B формах, крім інформації з БД, можна відображати і додаткову інформацію. Вікно форми може містити наступні елементи: підпис, поля, поля зі списком, списки, вимикачі, перемикачі, прапорці і кнопки. Крім того, форму можна доповнити ілюстрацією (чи малюнком, діаграмою), текстом і лініями різного типу. Для створення форм також може бути використана можливість зміни накреслення, стилю і вирівнювання даних, що відображаються в полях, а також кольору символів, фону і границі (панель інструментів Формат, Форма). Створення елементів вікна здійснюється в режимі Конструктора.

Існує три основних типи елементів керування: приєднані, вільні, що обчислюються. Приєднані елементи керування – елементи, зв'язані з полем таблиці. При введенні значення в приєднаний елемент керування поле таблиці в поточному записі автоматично обновлюється. Більшість елементів керування, у тому числі об'єкти OLE, можна приєднати до поля. Найчастіше приєднані елементи керування містять дані текстового типу, а також дати, числа, логічні дані (Да/Нет), малюнки і поля MEMO.

Вільні елементи керування зберігають уведену величину, не обновляючи при цьому поля таблиці. Їх можна використовувати для відображення: тексту; значень, що повинні бути передані макросам; ліній і прямокутників. Крім того, їх можна використовувати для збереження об'єктів OLE (наприклад, малюнків), що розташовані не в таблиці, а в самій формі. Вільні елементи керування називають також перемінними чи перемінними пам'яті.

Елементи керування, що обчислюються, створюють на основі виражень, наприклад, чи функцій формул. Оскільки вони не приєднані до полів таблиці, вони не обновляють зміст полів таблиці. Цей елемент керування дозволяє робити необхідні обчислення, використовуючи дані полів таблиці, з наступним відображенням у формі.

СТВОРЕННЯ СКЛАДНИХ ЗВІТІВ

ACCESS пропонує кілька способів створення звітів. Найбільш простим з них є використання засобів автоматичного створення звіту. Автоматично створюваний на основі таблиці чи запиту звіт називається автоотчетом. ACCESS дозволяє автоматично створювати звіти двох форматів: у стовпчик і стрічковий. Редагування структури звіту виконують у режимі Конструктора (режим запускається кнопкою [Конструктор] у вікні База данных). Прийоми редагування ті ж, що і для форм. Елементи керування в даному випадку виконують функції елементів оформлення, оскільки друкований звіт не інтерактивний об'єкт. Розміщення елементів керування виконують за допомогою Панели элементов (Вид, Панель элементов), що по складу практично не відрізняється від Панели элементов форми. Важливою особливістю звітів є наявність засобу для вставки в область верхнього чи нижнього колонтитула поточного номера сторінки і повної кількості сторінок. Цю операцію виконують за допомогою діалогового вікна Номера страниц (Вставка, Номера страниц).

Мастер отчетов дозволяє підготувати наступні типи звітів:

• звіт, що містить інформацію, розташовану в один стовпчик чи у виді таблиці;

• звіт з угрупованням і обчисленням підсумкових величин;

• поштові наклейки.

Практична робота № 13

Створення базових таблиць, міжтабличних зв’язків.

Дата добавления: 2014-11-16