Документационное обеспечение службы ИТ

Деятельность СИТ предусматривает работы по созданию и использованию многочисленных нормативных документов (НД), которые разделяются по следующим основным категориям:

1. Положение о СИТ – базовый документ, определяющий статус СИТ в организации, ее структуру, задачи, функции, принципы взаимодействия с руководством и функциональными подразделениями, права и обязанности.
2. Нормативные документы, регламентирующие деятельность СИТ
1. процедура планирования,
2. процедура формирования ИТ – бюджета,
3. процедура формирования отчетности,
4. процедура предоставления ИТ – услуг
5. процедура оценки деятельности,
6. процедура управления корпоративными информационными ресурсами.
3. Организационно – распорядительные документы.
1. Приказы о внедрении и приемки систем. Решение о внедрении любой системы означает инициацию определенного инвестиционного проекта, которая должна быть оформлена приказом по организации. Смысл такого приказа состоит в доведении до персонала информации о принятом решении, цели проекта и распределении ответственности за его выполнение. В свою очередь, все действия по приемке результатов выполненного проекта также должны быть определены соответствующим приказом. Его смысл состоит в определении состава комиссии по приемке системы, порядка приемки и утверждении программы испытаний. Отсутствие таких приказов говорит о недостатке внимания высшего руководства к процессам развития ИТ и порождает снижение ответственности за получение значимых для организации результатов и, как следствие, возрастание рисков успешного выполнения проектов.
2. Акты приемки систем в эксплуатацию. По итогам выполнения проектов необходимо зафиксировать полученные результаты в соответствующих актах. Как правило, должны оформляться акты о вводе системы в опытную и промышленную эксплуатацию. Эти акты определяют статус внедряемой системы и сам факт завершения наиболее важных этапов внедрения. На основе актов должны быть выпущены приказы о вводе системы в тот или иной вид эксплуатации, определяющие распределение ответственности за ее эффективное использование и обеспечение надежного функционирования. Отсутствие актов и соответствующих приказов неизбежно приведет к снижению качества эксплуатации, эффективности использования полученных результатов в основной деятельности и, в конечном счете, снижению отдачи от сделанных инвестиций. В наихудшем случае это может привести к консервации систем, т.е. отказе от их использования.
3. План-графики проведения работ (обучения). Любой проект, связанный с внедрением системы, требует разработки и утверждения план–графика проведения работ, определяющего их перечень, ответственных исполнителей, сроки, и, что самое важное, результаты. В случае, если к выполнению проекта привлекается внешний исполнитель, то должен быть разработан и утвержден руководителями организации–клиента и организации-исполнителя план–график совместных работ. То же самое относится к планированию обучения как конечных пользователей, так и персонала СИТ.

Культура выполнения план–графика прежде всего состоит в том, что ни один его пункт не может быть не выполнен. Если возникает понимание того, что есть угроза невыполнения того или иного пункта, то должно возникнуть обоснованное предложение о его корректировке, которое должно содержать описание ее содержания, например, перенос сроков, замена или исключение пункта, а также причин, приведших к ее необходимости. Естественно, такое предложение должно быть представлено заранее, т.е. до наступления срока выполнения корректируемого пункта. В противном случае он должен рассматриваться как невыполненный.

1. Проектная документация:
1. Техническое задание на систему (основной документ, имеющий юридическую силу) – необходим, прежде всего, для определения функциональных требований к системе, документированию, технологии ее использования, организации и этапности работ по ее созданию и приемке в эксплуатацию.
2. Технический проект (дизайн), концепция, архитектура системы – определяет основные проектные решения по выбору средств реализации системы, а также ее архитектуру. Включает решения по организации информационных потоков, структуру баз данных, форматы пользовательских интерфейсов, отчетов и описание технологии функционирования.
3. Пользовательские инструкции – необходимы для обеспечения грамотной эксплуатации системы конечными пользователями. Эти инструкции должны иметь понятных адресатов, т.е. четко ориентированы на конкретные категории конечных пользователей. Их использование предусматривает проведение соответствующего обучения.
4. Руководство администратора системы – необходимо для обеспечения корректного выполнения всех функций, связанных с соблюдением технологии функционирования системы, включая решение задач по обеспечению ее надежности.
5. Программа и методика испытаний – документ, необходимый для организации и проведения приемки системы в эксплуатацию. Его основной задачей является сопоставление полученных результатов с требованиями технического задания. С этой целью он должен включать последовательности операций для проверки корректности функционирования системы и наборы тестовых данных, на которых проводится приемка.

Приведенный перечень проектных документов не является исчерпывающим, в нем перечислены наиболее критичные для эксплуатации документы, полный перечень проектных документов и требований к их содержанию содержится в ГОСТ серии 34.

1. Методические материалы:
1. Корпоративная ИТ-стратегия определяет роль ИТ в деятельности организации, цели и задачи развития ИТ, их приоритеты, принципы организации управления развитием ИТ и политики переходного периода.
2. Корпоративная техническая политика определяет принципы выбора поставщиков оборудования или функциональных ИТ–решений в зависимости от характера решаемой задачи. Документ позволяет избежать хаоса в процессе закупок, ведущего к возникновению "зоопарка" в ИТ–инфраструктуре и ИТ– решениях, влекущего, в свою очередь, существенное возрастание совокупной стоимости владения ИТ.
3. Политика информационной безопасности определяет перечень, источники и приоритеты информационных угроз для основной деятельности и методы их устранения. Следствием разработки политики информационной безопасности является концепция информационной безопасности, которая определяет всю систему организационных мер, технических и программных средств предотвращения угроз и их преодоления, в случае возникновения.
4. Методика оценки совокупной стоимости владения ИТ. Документ чрезвычайно важен для оценки деятельности СИТ. Высшее руководство организаций как в России, так и за рубежом практически не имеет объективных данных о том, сколько на самом деле стоят ИТ их организации, что зачастую мешает принимать обоснованные решения по инвестициям в этом направлении. Расхождения между ИТ – бюджетом и этим показателем даже в развитых странах может достигать 50%. В России эти показатели могут отличаться в разы. Не существует общепринятого подхода к оценке совокупной стоимости владения ИТ, но потребность в ней со стороны высшего руководства все более возрастает.
5. Методика формирования ИТ-бюджета. Вопрос формирования и обоснования ИТ–бюджета является исключительно важным как для ИТ–директора так и для руководства организации. Дело в том, что при согласовании ИТ–бюджета неизбежно возникает конфликт интересов между СИТ и финансово–экономическим блоком организации. Зачастую, организации вообще не имеют выделенного ИТ–бюджета. Даже если он существует, то обычно имеет форму трех строчек в общем бюджете организации – эксплуатационные расходы, расходы на закупку оборудования и лицензионного ПО и расходы на услуги внешних организаций. Зарплата персонала СИТ не выделяется, а просто включается в общий фонд оплаты труда персонала. Все это приводит либо к возникновению необоснованных расходов, либо к дефициту средств на развитие ИТ.
6. Нормативно-справочная информация (НСИ). Состав утвержденной НСИ в многом определяет эффективность использования информационных систем. Полнота и непротиворечивость НСИ критически влияет не только на решение внутренних задач организации, но и на ее взаимодействие с партнерами. Особенно ярко это проявляется в промышленности. Например, в авиастроении, где конструкторские бюро и серийные заводы взаимодействуют с сотнями смежников – поставщиками двигателей, агрегатов, электроники, комплектующих. В каждой из этих организаций существуют свои системы НСИ, в которых одно и тоже изделие может иметь разные наименования и коды. Это приводит к "взаимонепониманию" на уровне информационного обмена, к невозможности построения единого состава конечного продукта и, как следствие, к возрастанию сроков и трудоемкости процессов проектирования и производства авиационной техники. В связи с этим растет потребность в ИТ–решениях, которые служат своего рода "переводчиками" между различными системами НС И. Но, методическое значение утвержденной системы классификации и кодирования носит первичный характер для любой организации, поскольку в случае ее отсутствия нельзя добиться достоверной отчетности, а следовательно объективной поддержки процессов принятия управленческих решений.

Дата добавления: 2014-11-08