Предварительный просмотр документа перед печатью

Прежде чем отправить документ на печать следует проверить, выглядит ли документ требуемым образом. В режиме предварительного просмотра печати документ отображается так, как он будет выглядеть после вывода на печать, страницы документа видны целиком – одна или несколько сразу, и можно внести в документ окончательные изменения перед выводом на печать.

Включается этот режим щелчком по кнопке стандартной панели инструментов или командой Предварительный просмотр из меню Файл. Режим просмотра печати имеет свою панель инструментов. И ее кнопки позволяют:

· Отображать одну или несколько страниц;

· Изменять масштаб и включать режим увеличения для отдельного

фрагмента;

· Осуществлять подгонку страниц – если на последней странице документа расположен лишь небольшой фрагмент текста, то щелчок по этой кнопке может сжать текст так, что одной страницей станет меньше.

· Распечатывать просматриваемый документ.

Порядок печати документа:

Если Ваш компьютер правильно соединен с принтером, и они включены и работают, то:

1. В меню Файл выберите команду Печать – появится диалоговое окно. Проверьте, чтобы в качестве текущего был задан принтер, который установлен у Вас. Если это не так, щелкните в раскрывающемся списке Имя и выберите нужный принтер или установите нужный принтер из Панели Управления Windows.

2. В поле Страницы укажите страницы, которые Вы хотите напечатать.

3. В поле Копии введите, сколько копий указанных страниц надо печатать, и щелкните по кнопке ОК

Вопросы для самоконтроля:

1. Каково назначение текстового процессора?
2. Назовите основные элементы окна программы Word и укажите их функциональное назначение.
3. Что такое шаблоны? Каково их назначение? Как создать новый шаблон?
4. Что такое абзац? Каково назначение маркера абзаца в документе Word?
5. Перечислите основные способы форматирования символов.
6. Что такое гарнитура, начертание и кегль шрифта?
7. Перечислите основные способы форматирования абзацев.
8. Что такое колонтитулы? Для чего они используются?
9. Что такое стиль? Для чего используют стили?
10. Что такое автотекст? Чем автотекст отличается от автозамены (автокоррекции)?
11. Какими способами в документах Word можно создавать иллюстрации?
12. Перечислите основные способы создания таблиц.
13. Как преобразовать текст в таблицу?
14. Определите последовательность действий вывода документа на печать.

Лекция 8. Электронные таблицы.

ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ЧИСЛОВЫХ ДАННЫХ

1. Функциональные возможности табличного процессора MS EXCEL

2. Запуск и завершение работы Excel

3. Окно программы EXCEL

4. Основные понятия MS EXCEL

5. Адреса ячеек

6. Типы данных в ячейках электронной таблицы

7. Ввод и редактирование данных

8. Форматирование данных

9. Редактирование диаграмм

10. Структурирование, консолидация данных, построение сводных таблиц и диаграмм

Электронные таблицы – это программа для создания и использования документов с автоматическим расчетом вносимых данных.

На сегодняшний день Excel является самой мощной программой, предназначенной для работы с электронными таблицами. Она обладает множеством функций, которые окажут вам существенную помощь в повседневной работе. Следует сказать, что в мире существуют и другие табличные редакторы – например, российский Лексикон-XL.

Одним из важнейших особенностей электронных таблиц является способность связывать ячейки друг с другом с помощью формул, причем, программа позволяет работать с разными форматами отображения чисел – денежными, целыми, датой, временем, процентами и многими другими.

1. Функциональные возможности табличного процессора MS EXCEL

Таблица – форма организации данных по столбцам и строкам.

Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы.

Табличный процессор – комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц.

Электронная таблица – самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными. В ячейках (клетках) таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы, функции и др. Главное достоинство электронной таблицы – возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.

В EXCEL вычислительные возможности объединены с богатым набором функций, присущих текстовому, графическому редакторам и другим приложениям пакета Microsoft Office.

Табличный процессор EXCEL позволяет:

1. Решать математические задачи: выполнять табличные вычисления (в том числе как обычный калькулятор), вычислять значения и исследовать функции, строить графики функций, решать уравнения, работать с матрицами и комплексными числами и т.п.

2. Осуществлять математическое моделирование и численные экспериментирование (Что будет, если? Как сделать, чтобы?).

3. Проводить статистический анализ, осуществлять прогнозирование (поддержку принятия решений) и оптимизацию.

4. Реализовать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных.

5. Вводить пароли или устанавливать защиту некоторых (или всех) ячеек таблицы, скрывать (прятать) фрагменты таблицы или всю таблицу.

6. Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков.

7. Вводить и редактировать тексты, как в текстовом процессоре, создавать рисунки с помощью графического редактора Microsoft Office.

8. Осуществлять импорт-экспорт, обмен данными с другими программами

9. Осуществлять многотабличные связи.

10. Подготавливать выступления, доклады и презентации благодаря строенному режиму презентаций.

1. Запуск и завершение работы Excel

Запуск программы EXCEL можно осуществить из Главного меню Windows с помощью команд ПУСКÞ ПрограммыÞ Microsoft EXCEL.

Файлы документов, созданных с помощью табличного процессора EXCEL, имеют стандартное расширение *.xls

При запуске EXCEL без указания имени файла процессор по умолчанию предлагает начать создание нового документа под условным наименованием Книга1.

Создать новый документ можно также в окне папки или в окне программы EXCEL с помощью команды меню ФАЙЛÞСоздать или соответствующей кнопки на панели инструментов.

Завершение работы EXCEL, как и любого приложения - это закрытие его окна (окна программы, не документа!). Завершить работу с EXCEL или закрыть его окно можно любым из рассмотренных ранее способов завершения работы приложений.

1. Окно программы EXCEL

Окно содержит все стандартные элементы, присущие окну приложения Windows.

Строка меню окна EXCEL отличается от строки мен окна Word появлением лишь одного пункта Данные.

На панели инструментов окна EXCEL имеются специальные кнопки, предназначенные для форматирования числовых данных: денежный, процентный форматы, разделитель тысяч, увеличение и уменьшение разрядности числа. Кнопка для объединения и центрирования текста в группе ячеек.

Ниже панели инструментов располагается Строка формул, которая служит для ввода и редактирования данных в ячейках. В левой части строки формул находится раскрывающийся список – поле имени, в котором высвечивается адрес или имя выделенной (активной) ячейки или блока ячеек таблицы.

Между полем имени и строковым полем для ввода и редактирования во время ввода данных появляются три кнопки для управления процессом ввода.

На пересечении столбца с номерами строк и строки с обозначениями столбцов находится «пустая» кнопка для выделения всей таблицы.

Ниже рабочего поля располагается строка с ярлычками рабочих листов.

EXCEL является многооконной программой, т.е. позволяет одновременно открывать несколько документов.

В строке состояния высвечиваются режимы работы табличного процессора, выводится дополнительная информация и находится Поле для Автовычислений.

Окно документа EXCEL можно разделить на два или четыре подокна и одновременно работать с разными частями одной и той же таблицы. Полосу разделения можно перемещать с помощью мыши. Разделить окно таблицы можно либо командой ОКНОÞРазделить, либо с помощью разделителей окна – черных прямоугольников на полосах прокрутки.

Закрыть подокна можно командой меню ОКНОÞСнять разделение или перемещением разделителя вверх или вниз.

1. Основные понятия MS EXCEL

Рабочая книга EXCEL – совокупность Рабочих листов, сохраняемых на диске в одном файле.

Документом, т.е. объектом обработки EXCEL, является файл с произвольным именем и расширением *.xls. В каждом файле *.xls может размещаться 1 книга, а в книге – от 1 до 255 рабочих листов (электронных таблиц). По умолчанию в каждой книге содержится 3 рабочих листа. Рабочий лист имеет табличную структуру и может состоять из любого числа страниц.

Рабочие листы можно удалять, переставлять (менять их местами), добавлять новые (вставлять чистые листы). Щелкая по ярлычкам, можно переходить от одного листа к другому в пределах рабочей книги. Ярлычок активного листа выделяется цветом, а надпись на нем – полужирным начертанием.

Электронная таблица EXCEL состоит из 65 536 строк и 256 столбцов (колонок). Строки нумеруются числами (от 1 до 65 536), а столбцы обычно обозначаются буквами латинского алфавита А, В, С,…, Z. После столбца Z следуют столбцы AA, AB, AC, BA BB…IV.

Заголовок столбца служит не только для обозначения столбца, но и для выделения всего столбца и изменения.

Заголовок строки выполняет аналогичные функции для строк.

На пересечении строки и столбца располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка (клетка).

Ячейка – область электронной таблицы, находящаяся на пересечении столбца и строки, это наименьшая структурная единица на рабочем листе.

Текущая (активная) ячейка – ячейка, в которой в данный момент находится курсор. Она выделяется на экране жирной черной рамкой. В активную ячейку можно вводить данные и производить над ней различные операции.

Каждая конкретная ячейка таблицы имеет адрес, который используется для указания на ячейку – при ссылке на нее, например А1.

Адреса ячеек (ссылки) могут быть относительными или абсолютными. Ячейки могут иметь собственные имена.

Ссылки на ячейку (адреса ячеек) могут использоваться в формулах и функциях в качестве аргументов. При выполнении вычислений на место ссылки вставляется значение, находящееся в ячейке, на которую указывает ссылка.

Типичными установками, принимаемыми по умолчанию на уровне всех ячеек таблицы, являются:

· Ширина ячейки – около 8 разрядов, высота – около 12 пунктов;

· Левое выравнивание для цифровых данных с выравниванием вправо.

Блок (диапазон) ячеек – группа последовательных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк или столбцов (или их частей).

Блок используемых ячеек может быть указан или выделен двумя путями:

· Непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон;

· Выделением блока с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Отменить выделение ячейки или блока можно щелчком мыши по любой другой ячейке или нажатием любой клавиши управления курсором. Для отмены одновременного выделения нескольких рабочих листов следует использовать команду контекстного меню Разгруппировать листы.

1. Адреса ячеек

Адрес ячейки составляются из обозначений столбца и номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка, например А1, С2, АВ2 или 11, если столбцы нумеруются числами.

Тип ссылок задается пользователем при настройке параметров работы с помощью команды меню СЕРВИСÞПараметры на вкладке Основные переключателем Стиль ссылок – R1C1 или А1 – по умолчанию. При установленном переключателе R1C1 строки и столбцы обозначаются цифрами.

Обозначение ячейки, составленное из номера столбца и номера строки, называется относительным адресом (относительной ссылкой) или просто ссылкой или адресом.

Ссылки на диапазон (блок) ячеек состоят из адреса ячейки, находящейся в левом верхнем углу прямоугольного блока ячеек, двоеточия и адреса ячейки, находящейся в правом нижнем углу этого блока.

Чтобы ввести ссылку на всю строку или столбец, нужно набрать номер строки или букву столбца дважды и разделить их двоеточием: А:А, 2:2, или А:В, 2:4.

Для обозначения адреса ячейки с указанием листа используется имя листа и восклицательный знак, например: Лист2!В5, Итоги!В5.

Для обозначения адреса ячейки с указанием книги используются квадратные скобки, например: [Книга 1]Лист2!А!.

При копировании формул в EXCEL действует правило относительной адресации ячеек, суть которого состоит в том, что при копировании формулы табличный процессор автоматически смещает адрес в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Если ссылка на ячейку не должна изменяться ни при каких копированиях, то вводят абсолютный адрес ячейки (абсолютную ссылку).

Абсолютная ссылка создается из относительной ссылки путем вставки знака доллара ($) перед заголовком столбца и/или номером строки. Например:

$A$1, $B$1 – это абсолютные адреса ячеек A1 и B1, следовательно, при их копировании не будет меняться ни номер строки, ни номер столбца;

$B$3:$C$8 – абсолютный адрес диапазона ячеек B3:C8;

Иногда используют смешанный адрес, в котором постоянным является только один из компонентов, например:

$B7 – при копировании формул не будет изменяться номер столбца;

B$7 – не будет изменяться номер строки.

Изменение типа ссылки для редактируемого адреса производится с помощью клавиши F4.

В EXCEL предусмотрен удобный способ ссылки на ячейку путем присвоения этой ячейке произвольного собственного имени. Имена используют в формулах вместо адресов. Имена ячеек в формулах представляют собой абсолютные ссылки.

Присвоить ячейке собственное имя (или удалить имя) можно с помощью команды ВСТАВКАÞИмяÞПрисвоить или используя поле имени. В последнем случае необходимо:

· Выделить ячейку (или диапазон ячеек);

· Щелкнуть мышью в поле имени (в левой части строки формул), после чего там появится текстовый курсор;

· Ввести имя и нажать Enter.

Для быстрого присвоения ячейке собственного имени можно использовать также комбинацию клавиш Ctrl+F3.

Команда ВСТАВКАÞИмяÞСоздать используется для создания имени из текста в выделенных ячейках. Для быстрого создания имени из текста в ячейках можно также использовать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F3.

Просмотреть список уже созданных имен и их ссылок можно с помощью команды ВСТАВКАÞИмяÞПрисвоить или с помощью раскрывающегося списка поля имени.

Для перехода к ячейкам, имеющим собственные имена, или указания их адреса в формулах раскрывают список поля имени и выбирают необходимое имя. Для быстрого перехода к ячейкам, которым присвоены имена, можно также нажать клавишу F5 и в появившемся диалоговом окне Перейти выбрать имя нужной ячейки.

Для быстрой вставки имени в формулу используется клавиша F3, после нажатия которой появляется диалоговое окно Вставить имя.

При назначении имени ячейке или диапазону следует соблюдать определенные правила:

· Имя должно начинаться с буквы русского или латинского алфавита, символа подчеркивания

(_) или обратной косой черты (\) – слэша. В имени могут содержаться точки и вопросительные знаки. Цифры также могут присутствовать в имени, только не в его начале. Имя не должно быть похоже на адрес ячейки.

· В имени нельзя использовать пробелы. Вместо них нужно ставить символ подчеркивания (_).

· Длина имени ячейки не должна превышать 255 символов.

Примеры собственных имен ячеек: Доход_за_2001, Итоги_года, Постоянная_Больцмана и т.п.

Собственные (пользовательские) имена могут иметь и листы книги EXCEL.

Для имени листа существует следующие ограничения:

· Длина имени листа не должна содержать больше 31 символа;

· Имя листа не может быть заключено в квадратные скобки [ ];

· В имя не могут входить следующие символы: двоеточие, коса черта (/), обратная косая черта (\), знак вопроса (?), звездочка (*).

Дата добавления: 2014-11-18