Виды дипломатических документов

Дипломатический акт – письменный текст, который вручается или присылается органами внешних сношений одного государства органам внешних сношений другого государства. Наиболее распространёнными дипломатическими актами являются нота, меморандум, коммюнике, дипломатическое письмо.

Нота – официальное обращение одного государства к правительству другого; документ, содержание которого должно быть предметом серьёзного и скорейшего рассмотрения. Нота – дипломатический акт, с помощью которого может быть заявлено право или притязание, протест против неправильных актов другого правительства. Ноты, как и другие формальные дипломатические документы, могут не заключать в себе прямого согласия или протестов, а носить информационный характер. Но и в этом случае они имеют известное юридическое значение: факт, изложенный в ноте в определённой формулировке, выражает официальную точку зрения данного правительства.

Нота должна быть по содержанию краткой, без лишних фраз, тщательно отредактированной.

Ноты разделяются на вербальные и персональные (личные).

Вербальная нота составлена от имени одного представительства в адрес другого. Вербальная нота пишется безлично, т.е. в третьем лице, на бланке, содержит обращение, вступительный комплимент (Министерство иностранных дел свидетельствует свое уважение посольству Италии и имеет честь сообщить…), заключительный комплимент (Министерство иностранных дел Российской Федерации пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству Французской Республики в Российской Федерации уверения в своем высоком уважении), не подписывается (могут быть только инициалы главы посольства), но скрепляется печатью и имеет номер, внизу ноты указываются адресат и город его нахождения.

Вербальная нота – дипломатическая нота, приравниваемая к устному заявлению (раньше вербальной нотой называли документ, не предназначенный для опубликования, т.е. заявление, сделанное в устной форме, а потом записанное).

Личная нота – документ, составленный от первого лица на бланке с государственным гербом и подписью под гербом («Министерство иностранных дел» или «Посольство»). Личная нота содержит обращение, документ может быть напечатан, но обращение и заключительный комплимент обязательно пишутся от руки (в противном случае это будет неуважением к адресату). Обычно личной нотой посол извещает других послов о вручении им верительных грамот или оповещает о прибытии в столицу страны пребывания. Обращения, используемые в личных нотах, строго регламентированы:

– к министру иностранных дел: господин Министр или Ваше Представительство;

– к послу: господин Посол или Ваше Представительство;

– к лицам духовного звания: к Папе – Ваше Святейшество, к кардиналу – Ваше Преосвященство, к архиепископу – Милорд или Ваша Светлость, к епископу – Милорд или Ваша Милость;

– в Англии при обращении к государственному деятелю обязательно упоминание дворянского титула (баронет, лорд и т.д.).

Личная нота начинается с официального обращения, потом следует комплимент (если сообщается что-то официальное, то нота начинается со слов: Имею честь сообщить Вам, что…), завершающий комплимент (Прошу Вас, < титул или обращение >, принять заверения в моём глубочайшем к Вам уважении…).

Меморандум (англ. memorandum от лат. memorandum ‘то, о чем следует помнить’) – дипломатический документ, вручаемый представителю другой страны, с изложением взглядов правительства на какой-нибудь вопрос.

Меморандум чаще всего является приложением к ноте. В меморандуме подробно излагается фактическая сторона того или иного вопроса, даётся анализ каких-либо положений или содержатся возражения на доводы другой стороны. Меморандум-приложение пишется не на бланке, документ не нумеруется, обычно (но не во всех странах) в нём указываются место и дата отправления. Если же меморандум послан отдельно (так называемый меморандум-экспресс) или с нарочным, то он составляется на бланке, с указанием места и даты отправления, но всегда без подписи и печати.

Коммюнике (фр. communiqué от лат. communico ‘сообщаю’) – официальное сообщение высших органов государственной власти, органов внешних сношений, представителей различных государств или международных организаций о событиях международного характера: положении в какой-либо области межгосударственных отношений, ходе или результатах переговоров, ведущихся военных действиях и т.д. Помимо сугубо информационных задач, коммюнике зачастую несет и более существенную смысловую нагрузку: в том случае если в нем освещается позиция публикатора по политико-правовым проблемам, дается их оценка, обнародуются обязательства и цели заинтересованных субъектов, их намерения, предостережения. В некоторых случаях коммюнике могут включать материалы, содержащие документально оформленные итоги состоявшихся межгосударственных контактов.

Дипломатическое письмо. В дипломатической практике иногда пользуются дипломатическими письмами, которые в основном представляют собой одну из форм личной ноты. Официальные письма и ноты составляются, как правило, на языке отправителя или на одном из дипломатических языков. Письма пишутся на официальном бланке (посла или министра иностранных дел). Дата и подпись в дипломатическом письме обязательны.

Назначением частного письма полуофициального характера является установление личных контактов с разными целями: установления деловых связей, получения политической информации и т.д. В Англии, например, подобные письма после приглашения на частный приём подтверждают намерение продолжать общение, а отсутствие письма говорит о нежелании поддерживать отношения. Но бывают лица, которым вы не можете не послать ответного письма (например, королеве).

Любой дипломатический документ имеет свой протокол составления, который в письменной форме выражает уважение к адресату. Как правило, дипломатический документ начинается с принятого социального комплимента и заканчивается им же.

Важную роль в деловой переписке играет речевой этикет. Правильно составленные письма создают благоприятное впечатление об отправителе.

Основу правил делового этикета составляет вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру, соблюдение
определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение, умение говорить нет, не обижая партнера, терпимость к чужому мнению, способность быть самокритичным.

Составителям деловых писем не следует побуждать адресата к спешке или навязывать ожидаемый исход, используя предложения типа: Прошу решить вопрос положительно.

В деловой и дипломатической сфере обязательным является наличие визитной карточки. В дипломатической практике визитная карточка используется не только для представления ее владельца. С помощью кратких символов, которые пишутся в левом нижнем углу, можно выразить:

p.f.	поздравление	pour féliciter
p.r.	благодарность	pour remercier
p.c.	соболезнование	pour condoléance
p.f. N.A.	поздравление с Новым годом	pour féliciter Nouvel An
p.p.	заочное представление вновь прибывшего лица вместо личного визита	pour présenter

Визитная карточка – это атрибут делового общения. Н.В. Гоголь в поэме «Мертвые души», высмеивая губернских дам, саркастически замечал: «Визитная карточка, будь она писана хоть на трефовой двойке или бубновом тузе, но вещь была очень священная. Из-за нее две дамы, большие приятельницы и даже родственницы, перессорились совершенно, именно за то, что одна из них как-то манкировала контрвизитом». Гоголь высмеивал неуместность визитной карточки в неформальном дамском общении. Очевидно, что это было слепое подражание моде.

В практике делового общения очень важно соблюдать правила ведения деловых бесед. В книге О. Эрнста «Слово пре­доставлено Вам: Практические рекомендации по ведению деловых бесед и переговоров» рассмотрены некоторые недостатки в стратегии проведения переговоров, это:

· «холодный запуск» – партнер вступает в переговоры, не обдумав в достаточной степени их необходимость, цель, сложности и возможные последствия. В этом случае он будет делать лишь «ответный ход», т.е. реагировать, а не действовать. Инициатива будет исходить не от него;

· «отсутствие программы» –у партнера нет четкого плана действий относительно достижения максимальных и минимальных целей. Разумнее вести переговоры, предусмотрев различные варианты действий;

· «главное, чтобы меня это устраивало» –партнер настольно увлечен отстаиванием собственных интересов, что представители другой стороны не видят для себя никаких преимуществ. Подобные несовпадения интересов, зачастую вызываемые узковедомственными или просто эгоистичными соображениями, блокируют собеседника, у которого пропадает желание вести переговоры;

· «пускать все на самотек» –партнер не имеет конкретных предложений, аргументов и критериев оценки предмета переговоров, не высказывает детальных требований, не имеет четкого представления о позиции и возможной реакции противной стороны. Эффективность переговоров снижается в силу их недостаточной подготовки;

· «коммуникативные заморочки» –достижение целей переговоров затрудняется по причине неправильного поведения одного из участников, который:

· не слушает партнера;

· постоянно пытается перейти от диалога к монологу;

· проявляет излишнюю эмоциональность, несдержанность;

· упрямо отстаивает свою позицию, никак не аргументируя ее;

· не приводит новых фактов, а только известные, мешающие решению проблемы доводы;

· не руководствуется общими интересами, совместной ответственностью за результаты переговоров.

Вопросы для самоконтроля

1. Какие приемы расположения к себе собеседника выделил Д. Карнеги?

2. Какие недостатки в стратегии ведения переговоров отметил О. Эрнст?

3. Каковы правила телефонного делового разговора?

4. Какие виды дипломатических актов Вам известны?

5. В чем состоит различие между личной и вербальной нотами?

6. Какие формулы обращения регламентированы для личной ноты?

7. Что представляет собой коммюнике?

8. Чем отличается дипломатическое письмо от обычного?

9. В каком подстиле официально-делового стиля особенно важно соблюдать регламент и почему?

Домашнее задание

1. Сделайте конспект второй части книги Д. Карнеги «Большой секрет искусства общения с людьми» («Шесть способов понравиться людям») и составьте вопросный или тезисный план для ее пересказа.

2. Составьте (письменно) образец делового телефонного разговора.

3. Сравните этот образец с тем, что Вам приходится слышать в повседневной жизни.

4. Умеете ли Вы говорить по телефону? Надо ли этому учиться? (Дайте развернутые письменные ответы на поставленные вопросы.)

5. Существуют ли принципиальные национально-специфи­ческие отличия ведения телефонных бесед?

6. Обратите внимание на то, что в письменной форме официально-делового стиля существуют семантически дифференцированные синтаксические скрепы – формулы информативной части, позволяющие вводить новый отрезок письма. Переход от абзаца к абзацу реализуется при помощи скрепы присоединения (К тому же… При этом… Кроме того… Одновременно с этим…), есть также скрепы противопоставления (Однако… Тем не менее…) и скрепы обобщения (В заключение… Суммируя / учитывая всё вышесказанное… Ввиду всего сказанного выше…). Расширьте ряды указанных скреп своими примерами.

7. Прочитайте предложения, найдите стилистические ошибки, объясните причину их появления и напишите исправленный вариант: Ты на самом деле очень прекрасно выглядишь. «Фарси» - самый иранский ресторан в Москве. Наша экономика упала больше чем другие, правда, в этом году отросла. Вы так вкусно рассказываете, что я тоже захотел купить этот автомобиль. Мы все отнеслись к этому с понятием.

Рекомендуемая литература

Обязательная литература

Карнеги Д. Большой секрет искусства общения с людьми. – Ставрополь, 1992.

Колтунова М.В. Деловое общение: нормы, риторика, этикет: Учеб. пособие. – М., 2005.

Дополнительная литература

Эрнст О. Слово предоставлено Вам: Практические рекомендации по ведению деловых бесед и переговоров. – М., 1988.

Тема 6. Искусство ведения переговоров

Переговоры – частный случай общения людей. Для успешного ведения переговоров необходимо знать принципы эффективного общения, которые формулируются с помощью перечня максим, основанных на совмещении принципа взаимной вежливости.

Максима – краткая формула, выражающая какое-либо моральное требование, логические или этические принципы. Существует несколько видов максим.

· Максима такта (Не нарушай границ личной сферы!). Это максима деликатного отношения к личной сфере партнера.
В идеале любой коммуникативный акт предусматривает соблюдение определенной дистанции между участниками. Не следует затрагивать потенциально конфликтные темы (частную жизнь, индивидуальные предпочтения).

· Максима великодушия (Не затрудняй других!). Это максима необременения собеседника. Деловое предложение должно быть сформулировано таким образом, чтобы его можно было отложить; не следует связывать партнера обещанием или клятвой, требованием дать немедленный ответ по причине особых финансовых или других объективных причин.

· Максима одобрения (Не ругай других!). Это максима позитивности в оценке других. Атмосфера, в которой происходит речевое взаимодействие, опре­деляется не только позициями собеседников по отношению друг к другу, но и позицией каждого по отношению к миру и тем, совпадают ли эти позиции. Если оценка мира (позитивная или негативная) не совпадает с оценкой собеседника, то это сильно затрудняет реализацию собственной коммуникативной стратегии.

· Максима скромности (Отстраняй от себя похвалы!). Одним из условий успешного развертывания коммуникативного акта является реалистическая, по возможности, объективная самооценка. Сильно завышенные или сильно заниженные самооценки могут отрицательно повлиять на установление контакта.

· Максима согласия (Избегай возражений!). Это максима неоппозиционности. Она предлагает отказ от конфликтной ситуации во имя решения более серьезной задачи, а именно – сохранения предмета воздействия, «снятия конфликта» путем взаимной коррекции коммуникативных тактик собеседников.

· Максима симпатии (Демонстрируй благожелательность!). Это максима доброжелательности, которая создает благоприятный фон для перспективного предметного разговора. Недоброжелательность делает речевой акт безуспешным. Определенную проблему в общении представляет так называемый
безучастный контакт, когда собеседники, не будучи врагами, не демонстрируют доброжелательности по отношению друг к другу. Максима доброжелательности дает основание рассчитывать на положительное развитие речевой ситуации с намечающимся конфликтом.

Особенность принципа взаимной вежливости состоит в том, что не только его нарушение, но и неумеренное, слишком усердное соблюдение вызывает дискомфорт. Примеры нарушения этого принципа продемонстрировали герои литературных произведений: Манилов в поэме Н.В. Гоголя «Мертвые души» и Демьян в басне И.А. Крылова «Демьянова уха».

Чтобы общение было эффективным,

· искренне интересуйтесь делами других. Человеческая жизнь и деятельность – это всегда кооперация, совмещение усилий многих людей. Надо отказываться от привычки всех критиковать, проявлять недовольство окружающим миром. Именно среди людей, занятых исключительно самими собой, чаще всего встречаются неудачники. Надо относиться к другим так, как к самому себе, следуя Нагорной проповеди Христа;

· будьте хорошим слушателем и поощряйте своих собеседников говорить о самих себе. Хорошие слушатели встречаются реже, чем хорошие ораторы. Человек, который умеет побуждать других говорить о себе и внимательно слушать, считается отличным собеседником, даже если при этом сам мало говорит;

· старайтесь говорить о том, что интересно вашему собеседнику;

· внушайте вашему собеседнику сознание его значительности, так как человек ищет одобрения со стороны тех, с кем общается. В процессе общения вы должны показать, что готовы поучиться у своего собеседника; избегайте говорить человеку, что он не прав. Уважайте его мнение;

· драматизируйте свои идеи, подавайте их эффектно;

· старайтесь отдавать приказы в вопросительной форме, используя приемы непрямой коммуникации;

· демонстрируйте открытость, чаще улыбайтесь. Улыбка длится мгновение, а в памяти порой остается навсегда;

· запоминайте имя человека и демонстрируйте свое знание.

В ситуации асимметричной коммуникации (т.е. если позиция одного слабее позиции другого) необходимо следовать
определенным правилам:

· при любых обстоятельствах внимательно слушать партнера;

· никогда не подчеркивать своих преимуществ, относиться уважительно к партнеру;

· выражаться ясно, избегая недопонимания;

· пользоваться любой возможностью, чтобы проявить любезность и дипломатичность;

· сохранять хладнокровие в обстановке самой жаркой дискуссии;

· всегда стремиться к компромиссу.

Не случайно Б. Шоу на вопрос, почему у человека два уха и один язык, ответил, что нам надо больше слушать, чем говорить.

До начала переговоров имена их участников необходимо запомнить или расставить двусторонние таблички.

Нельзя вести переговоры свысока, допускать презрительные жесты и реплики, надо исключить из обсуждения все личные темы. Лучший способ достичь взаимопонимания – постараться поставить себя на место оппонента. Хороший участник переговоров должен уметь молчать.

Нередко говорят, что на переговорах надо проявлять дипломатичность. Но следует помнить, что это понятие неоднозначно. Искусство вуалировать неприятности потоком банальностей факты может восприниматься негативно.

Важные качества дипломата – осторожность, умение сгладить острые углы, любезность, умение хранить тайны.

Речь дипломата уклончива. Выдающийся французский дипломат Талейран (1754-1838) после победы Французской революции долгое время был министром иностранных дел Франции, верным соратником Наполеона, затем предал его и тем не менее оставался у власти. Корыстолюбивый, беспринципный человек, но, безусловно, одаренный дипломат, символ непотопляемости и приспособленчества, он сравнивал дипломатов с дамами: Если дама говорит «нет», она имеет в виду «может быть»; если дама говорит «может быть», она имеет в виду «да»; если она вдруг говорит «да», то она не дама. Если дипломат говорит «да», он имеет в виду «может быть»; если он говорит «может быть», он имеет в виду «нет»; если он говорит «нет», то он не дипломат.

Нужно овладеть искусством создания у партнера впечатления, что у вас нет никакой твердой позиции и вы совместно с ним ищете путь решения. Недаром говорят, что компромисс – это искусство разрезать пирог так, чтобы каждому его кусок казался лучшим.

Дата добавления: 2014-11-18