Роль та значення інформації в управлінні готельно-ресторанним підприємством

План

Тема 8. Інформація і комунікація в менеджменті підприємств готельно-ресторанного бізнесу

1.Роль та значення інформації в управлінні готельно-ресторанним підприємством.

2.Комінукаційні процеси в діяльності готельно-ресторанного господарства.

3. Види і форми комунікації на підприємствах готельно-ресторанній індустрії

4. Вплив комунікації на ефективність функціонування готельно-ресторанного підприємства

Управління готельно-ресторанним підприємством пов'язане з інформаційними процесами. Високоефективна управлінська діяльність може здійснюватися не інакше як на основі бездоганного інформаційного матеріалу (причому сама ця діяльність завершується видаванням нової інформації).

Під інформацією розуміють упорядковане відбиття різних сторін матеріального світу. Іншими словами, інформація – це відбиття у свідомості людей об’єктивних причинно-наслідкових зв’язків у реальному світі. Поняття інформація” відрізняється від поняття ”дані”: дані - це те, що виражено числами, словами, символами, добутими внаслідок прямого спостереження подій у будь-якому об’єкті або процесі; інформація - це одержані внаслідок переробки даних відомості, що розкривають зміст чисел, символів і слів, які описують спостережувану подію.

Отже,інформація являє собою систематизовані дані, що несуть у собі новизну для того, кому вони адресовані.

Інформація - основа процесу управління готельним підприємством. Без неї неможливо сформулювати мету управління, оцінити ситуацію, визначити проблему, підготувати та прийняти рішення, проконтролювати його рішення. Якщо вважати оптимальне нестандартне управлінське рішення кінцевим результатом діяльності менеджера, то з точки зору змісту і ролі інформації в управлінні, її можна визначити як предмет праці менеджера.

У практиці менеджменту готельно-ресторанного підприємства використовують різні види інформації, яку можна класифікувати за багатьма ознаками. За змістом розрізняють економічну, організаційну, соціальну, технічну інформацію. За формою передавання вона може бути візуальною, аудіоінформаційною, аудіо-візуальною, а також цифровою, буквеною, графічною і кодовою.

Зовнішня інформація надходить ззовні готельно-ресторанного підприємства, джерело внутрішньої інформації - на підприємстві.

Залежно від можливості використання виділяють: корисну, надлишкову і неправдиву інформацію. Корисна інформація містить відомості, необхідні для прийняття рішення, надлишкова - додаткові відомості, що не мають цінності, неправдива - відомості, які неадекватно відбивають реальну дійсність.

Класифікація інформації важлива як при аналізі існуючого в системі інформаційного обміну, так і при розробці та організації його в системі, що створюється заново. За їх допомогою можна виявити дільниці, де є надлишок або недостатньо інформації, в організації управлінського циклу необхідно забезпечити раціональне співвідношення між плановою, координаційною, контрольною та обліковою інформацією. Якщо в системі управління мало уваги приділяється збиранню облікової інформації, органи управління змушені розробляти планову документацію в умовах дефіциту інформації про дійсний стан справ на тих чи інших ділянках об’єкта управління, що негативно впливає на обґрунтованість та ефективність планових рішень.

Інформаційне забезпечення покликане задовольняти всі потреби управління процесом, які відбуваються в готельно-ресторанному підприємстві. Для цього в багаторівневій системі управління для кожного її рівня встановлюють:

¨ загальну номенклатуру даних, що характеризують якісно та кількісно об’єкти управління;

¨ періодичність надходження даних, яка відображає динаміку соціально-економічних процесів;

¨ оперативність обробки даних з метою формування нової інформації, управляючих впливів;

¨ строки доведення прийнятих рішень до об’єктів управління. Загальна номенклатура даних, що використовуються в управлінні, може бути подана в розрізі таких їх груп:

¨ чисельність та професійно-кваліфікаційний склад трудових ресурсів, які реалізують господарсько-фінансові процеси в системі;

¨ матеріальні ресурси, необхідні для функціонування галузей діяльності;

¨ стан основних засобів, тобто споруд, механізмів та різноманітного устаткування, що забезпечують технологічні процеси в галузях діяльності;

¨ норми та нормативи використання ресурсів для здійснення господарської та виробничої діяльності об’єктів управління;

¨ стан предметів праці в галузях діяльності. Зазначені групи даних виражаються в системі конкретних показників. Показник містить кількісну або якісну характеристику об’єкта управління, явища чи процесу, що в них відбуваються. Показник як інформаційна одиниця складається з найменування та кількісного значення. Найменування показника відображає його зміст та встановлює зв’язок із завданнями планування, обліку, контролю, аналізу відповідного об’єкта. Найменування показника, в свою чергу, складається з бази та конкретної частини. База показника відображає його основний зміст, а конкретна частина – реальний стан чи зміни об’єкта, явища чи процесу управління в просторі і часі, а також позначення одиниць їх.

База та конкретна частина показника використовується для здійснення пошуку, вибору та різноманітних групувань соціально-економічних явищ чи процесів. Значення показника, як правило, підлягає обчислювальній обробці.

Для того щоб інформацію можна було ефективно використовувати в процесі управління, вона має відповідати таким вимогам:економічності, чітко визначеній періодичності надходження, своєчасності(оперативності), повноті, корисності, доступності.

¨ Вимога економічності – одержання необхідної для прийняття рішення інформації з мінімальними витратами.

¨ Вимога точності інформації означає, що вона повинна достовірно відображати процес функціонування системи. Слова, які використовуються для характеристики показників, повинні мати однозначний зміст і не допускати різних тлумачень. При застосуванні технічних засобів обробки інформації мова вираження показників повинна сприйматися відповідними пристроями та ЕОМ.

¨ Вимога до періодичності надходження інформації полягає в тому, щоб вона своєчасно надходила до споживача у відповідний структурний підрозділ чи до конкретного співробітника. Інформація повинна надходити раніше, ніж зміниться ситуація, яку вона описує, інакше вона втрачає своє значення. Проте для цього щодо постійно циркулюючої інформації повинні бути передбачені такі терміни просування її, які дають споживачам час, необхідний для її обробки, осмислення та прийняття рішення. Форма руху інформації та терміни надходження її в управляючу систему повинні бути погоджені в часі з циклом управління та забезпечувати в разі потреби можливість оперативного втручання в діяльність системи. При цьому інформація може оброблятися та переміщатися таким чином: поступово, залежно від надходження; з регулярною періодичністю, коли вона спочатку накопичується, а потім обробляється та передається через встановлені інтервали часу; нерегулярними одиницями чи пакетами залежно від накопичення її.

¨ З вимогою періодичності надходження інформації тісно пов’язана вимога своєчасності (оперативності) обробки даних в управляючій системі, від чого залежить оперативність надходження командної інформації до об’єкта управління. Практика свідчить, що нерідко інформація про стан об’єкта управління надходить до управляючої підсистеми своєчасно, але затримується в каналах останньої, внаслідок чого управлінський вплив або несвоєчасний або ж зовсім не здійснюється.

¨ Вимога повноти, або достатності, інформації означає, що кількість інформації повинна бути мінімальною, але достатньою для оцінки ситуації і прийняття рішення на певному рівні управління.

¨ Вимога доступності інформації полягає у тому, що інформація повинна подаватися у такому вигляді, який не потребує додаткової переробки та не утруднює процес прийняття рішення. Розглянуті вимоги за умови додержання їх забезпечують нормальне функціонування системи управління організацією чи підприємством. Управлінська інформація зазнає ряду операцій: передавання, перетворення, обробки, зберігання, оцінки, використання, а в деяких випадках знищення.

Передавання інформації – це переміщення її певним каналом зв’язку від джерела до споживача. Основний принцип правильної організації передавання інформації передбачає її проходження по найкоротшому шляху з мінімальними витратами часу, коштів та праці. Зворотні переміщення повинні виключатися або обмежуватися, що багато в чому залежить від розміщення структурних елементів системи управління, окремих робочих місць.

Перетворення інформації передбачає аналітико-синтетичне вивчення її змісту та підготовку нової форми (вторинної) інформації. Мета – надати інформації вигляду, зручного для подальшого використання.

Процес обробки інформації – це сукупність різних дій, здійснюваних над наявною інформацією, які приводять до тої чи іншої зміни її виду або характеру подання.

Зберігання інформації полягає в передаванні її в часі забезпеченням незмінності станів матеріального носія інформації. Для зменшення часу пошуку інформації, що зберігається, доцільно її систематизувати, використовуючи розглянуті класифікаційні ознаки.

Практична та наукова цінність інформації неоднозначна, тому інформацію слід періодично оцінювати для виявлення придатності в майбутньому використанні. При цьому слід враховувати, що зберігання інформації, яка втратила своє значення, пов’язане з недоцільними витратами коштів та ускладнює пошук необхідної інформації. Разом з тим передчасне знищення необхідних даних може негативно позначитись на роботі підприємства чи організації.

Знищення інформації підлягає в випадках її застаріння чи після багаторазового використання. Розглянуті операції здійснюються в процесі функціонування інформаційних систем.

Під інформаційною системоюготелю розуміють сукупність ланок її накопичення, каналів пересування, технічних засобів збирання, обробки, зберігання інформації та її носіїв. Значний час основна роль в технологічному процесі інформаційного забезпечення управління належала людині – працівнику апарату управління з його відносно обмеженими потенційними можливостями. В цей час людина функціонувала в межах інформаційної системи управління з ручною обробкою даних.

Наступним кроком розвитку інформаційних систем є створення систем комплексної механізації обробки даних. Технічною базою таких систем є настільні електроно – цифрові обчислювальні машини та спеціалізовані технічні засоби обробки окремих видів інформації (наприклад, фактурні машини). Нині управління потребує переходу до інтегрованих систем обробки даних (ІСОД). ІСОД грунтується на двох важливих методологічних передумовах. По-перше, її створення передбачає відокремлення творчих процесів розробки управлінських рішень від технічних операцій інформаційного забезпечення, централізацією виконання їх у спеціальному підрозділі апарату управління. По-друге, організація ІСОД пов’язана з введенням суворо встановленої, науково обґрунтованої технології створення інформаційного забезпечення управління соціально-економічними процесами. Найважливішими відмінностями ІСОД від інших інформаційних систем в готелі є:

¨ організація єдиного потоку даних між суб’єктом і об’єктом управління;

¨ побудова єдиної централізованої бази умовно-постійних даних, які обслуговують усі підрозділи апарату управління;

¨ розробка та впровадження чіткого технологічного процесу виконання процедур перетворення та зберігання даних, формування проміжних документів;

¨ реалізація технологічного процесу обробки даних спеціалізованим підрозділом апарату управління;

¨ концентрація творчих операцій, пов’язаних із здійсненням аналітичних робіт та прийняттям рішень, у лінійних та функціональних підрозділах управляючої системи.

Удосконалення процесів накопичення, зберігання, обробки та передавання інформації є запорукою підвищення ефективності управлінської діяльності в цілому.

Дата добавления: 2014-11-18