Организация документооборота

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным ее этапом является проверка поступивших документов по существу, по форме и арифметическую. При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Согласно действующему порядку бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству Российской Федерации, к исполнению не принимаются.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы, все цифры четко заполнены, содержание операции и все реквизиты отражены.

После этого бухгалтер проводит арифметическую проверку, которая сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, а также таксировки документов (умножению количества на цену).

Затем идет обработка документов. Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.

Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Это необходимо, поскольку значительное их число составляется в натуральных показателях. Проставление расценки в документах носит название таксировки. После определения стоимостных показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция счетов (контировка).

Данные сгруппированных документов заносятся в специальные ведомости учета затрат (расходов) - учетные регистры. При этом на обратной стороне документов проставляется число и номер регистра, в котором его данные отражены.

Понятие документооборота включает график документооборота, контроль за правильностью оформления документов в соответствии отражения по счетам бухгалтерского учета.

При составлении графика документооборота должны быть соблюдены следующие требования: первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты. При приеме документов должны проверяться правильность арифметических вычислений, документы должны оформляться в соответствии требованиями законодательных и нормативных актов (в накладных на получение товаров должен быть выделен НДС для возможности принятия НДС к возмещению). Все исправления должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их состояние с указанием даты исправления. По любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении работы, счет-фактура, платежное поручение).

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязует принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, нарушивший это, несет персональную ответственность. Главному бухгалтеру необходимо оптимизировать документооборот, при этом устанавливается перечень первичных документов, применяемых на предприятии; кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их выполнения и своевременность представления в бухгалтерию; порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документа конечному потребителю информации; график движения документа внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

Дата добавления: 2014-11-18