Роль учетных регистров в бухгалтерском учете

БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папку и передают на хранение в текущий архив, где обеспечивается их сохранность и удобство хранения. Для быстрого поиска необходимого документа оформляется номенклатура дел. Каждый документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел.

Номенклатура дел

Индекс дела (№ папки)

Наименование дела (заголовок)

Количество дел в папке

Срок хранения и № папки по перечню

Примечание

В соответствии с перечнем типовых документов, образующихся в результате деятельности министерств, ведомств, организаций с указанием сроков хранения должно обеспечивать хранение первичных учетных документов в течение срока, установленного согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

ГЛАВА 6. РЕГИСТРЫ, ФОРМЫ И ТЕХНИКА

Учетные регистры – таблицы специальных форм, предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Содержание документов в них группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей бухгалтерского учета. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах используется для повседневного руководства финансово-хозяйственной деятельностью организации и для составления бухгалтерской отчетности.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Содержание регистра бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности являются коммерческой тайной. Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных журналах, на отдельных листах и карточках, и также на дискетах.

Таблица проверяемых учетных регистров

Наименование учетного регистра	Объект учета	Вид учета
Карточка по видам актива	Нематериальные активы	Аналитический
Карточки складского учета	Материалы	Аналитический
Лицевые счета	Расчеты с персоналом по оплате труда	Аналитический
Накопительные ведомости	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами	Аналитический
Книги	Кассовая книга, главная книга	Синтетический
Журналы-ордера	Используются для хронологических и систематических записей на основании учетных регистров аналитического и синтетического учета	Комбинированный
Машинограммы, магнитные ленты, диски, дискеты	Аналогично накопительным ведомостям, но с помощью машин и компьютеров	Синтетический, аналитический и комбинированный

Классификация учетных регистров

Регистры бухгалтерского учета классифицируются по внешнему виду, характеру бухгалтерских записей, содержанию в форме графлению и способам заполнения.

По внешнему виду делятся на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы.

Бухгалтерские книги представляют собой переплетенные учетные таблицы. Все страницы должны нумероваться, а в конце книги ставится подпись главного бухгалтера и указывается общее число пронумерованных страниц.

Карточки – отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, что делает возможным их хранение в специальных ящиках – картотеках. Самый распространенный вид регистров в стране.

Свободные листы представляют собой разновидность карточных учетных регистров и отличаются от карточек способом хранения и размером. Отдельные листы применяются для ведения журналов отделов, машинограмм и т.д.

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических регистрах бухгалтерские документы записывают в порядке их поступления без разноски по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах. Ее целью является обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильность записей.

В систематических регистрах однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции группируются на счетах синтетического и аналитического учета (главная книга – основной регистр, в котором сосредоточены данные по всем счетам).

Комбинированные регистры сочетают хронологические систематические записи. Например, книга журнал-главная, а также большинство журналов-ордеров или ведомостей.

По объему содержания учетные регистры могут быть синтетические и аналитические.

Регистры синтетического учета открываются для введения синтетических счетов (без пояснительного текста, только с указанием даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Записи в регистрах синтетического учета производятся не по отдельным документам, а по совокупности однородных документов, предварительно сгруппированных.

В аналитических регистрах каждая отдельная операция записывается с необходимой полнотой, причем по материальным ценностям в натуральных и денежных измерителях. В отличие от синтетических регистров здесь дается пояснительный текст, раскрывающий содержание операции. По строению аналитические регистры подразделяются на односторонние, многосторонние, многографные, линейные и шахматные.

Односторонние регистры – это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежном, натуральном, или одновременно в обоих измерителях.

Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете и имеют следующий вид:

Дата

№

Текст операции

Приход (дебет)

Расход (кредит)

Сальдо

Подпись

Примером служит кассовая книга.

Двусторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги, на левой – дебет, на правой – кредит. Двусторонние регистры используются в синтетическом, аналитическом учете только при ручном способе учета. В них имеется место для записи текста операций. Они имеют следующую форму:

Дебет	Кредит
Дата	№	Текст операции	Сумма	Дата	№	Текст операции	Сумма

Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. Например, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также в разрезе отдельных материально-ответственных лиц, регистрируются затраты по организации, подразделениям и в разрезе статей затрат.

Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной стороне, что дает возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов.

В журнале-ордере по кредиту счета 71 каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты отражаются на отдельной стороне.

Шахматные регистры – в регистрах этого типа можно ограничиться записью одних кредитовых, либо одних дебетовых оборотов, сгруппированных по корреспондирующим счетам, что позволяет путем двойной записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и кредиту счетов (Главная книга).

Дата добавления: 2014-11-18