Довідково-інформаційні документи 1 страница

1. АНОТАЦІЯ

Це коротка характеристика змісту книги, статті, рукописного тексту тощо. У ній наводяться найважливіші питання ро­боти, викладається її зміст і дається оцінка. Анотація допомагає при доборі і вивченні літератури з будь-якого пи­тання, скорочує час на ознайомлення зі змістом самої праці.

Може бути подана двома мовами: мовою тексту та однією з іноземних.

У кінці анотації називаються категорії читачів, для яких рекомендовано анотовану книгу.

Зразки:

Козачук Г.О., Шкуратяна Н.Г.

Практичний курс української мови: Навч. посібник. — К. Вища шк., 1993. — 367 с.

Подано теоретичний матеріал з орфоепії і орфографії, морфології, синтаксису і пунктуації української мови Вміщено систему вправ і завдань на закріплення вивченого матеріалу.

Мета посібника — допомогти студентам практично ово лодіти нормами української літературної мови. Для студентів педінститутів.

Дюма А. Графиня де Монсоро: Роман / 3 фр. пер. П.О. Якун.— К.: Дніпро, 1985.—320 с.

Роман "Графиня де Монсоро" — друга книга відомої трилогії А. Дюма про війни гугенотів.

Герой роману граф де Бюссі закохується у молоду кра­суню Діану де Монсоро. На шляху їхнього кохання трап­ляється безліч перешкод. Події роману розгортаються не широкому тлі суспільно-політичного життя Франції.

Для широкого кола читачів.

Шевчук С.В.

Українське ділове мовлення: Навч. посібник. — К.: Вища шк., 1997.—271 с.

Посібник містить відомості про стилі сучасної української мови, зокрема офіційно-діловий. Наведено класифікацію ділових паперів та вимоги до їх складання, зразки офор­млення різних видів документів, а також пов'язаний з темою теоретичний матеріал із сучасної української мови. Система вправ і завдань має на меті як набуття студентами навичок складання різних ділових паперів, так і закріплення знань з мови.

Для студентів вищих закладів освіти, а також для учнів ліцеїв, гімназій, вчителів шкіл. Стане у пригоді працівникам організацій і установ.

2. ВІДГУК

Це документ, який містить висновки уповноваженої осо­би (або кількох осіб) чи установи щодо запропонованих на розгляд вистави, фільму, творів мистецтва, рукописних робіт та інше.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Текст, який містить:

— вступ;

— короткий виклад основних положень аналізованої ро­боти,

— висновок з пропозиціями, оцінкою і критичними за­уваженнями.

4. Підпис.

5. Печатка.

6. Штамп підтвердження підпису.

7. Дата.

При потребі підпис особи, яка склала відгук, завіряє 10ся секретарем (вченим секретарем) установи за допомогою спеціального штампа.

Зразок:

Відгук

на дипломну роботу студентки 5-го курсу філологічного факультету Національного університету імені Т.Г. Шевченка (спеціальність: українська мова та література, денна форма навчання) Федоренко Оксани Петрівни на тему: "Синтез традицій і новаторства у драматургії Миколи Куліша. Питан­ня поетики (на матеріалі п'єс "97", "Народний Малахій", "Мина Мазайло", "Патетична соната")".

Взаємодія традицій і новацій — одне з "вічних" літера­турознавчих питань, яке в кожну епоху розв'язувалося по-різному, не кажучи вже про той надзвичайно драматичний період, що випав на долю Миколи Куліша. Цим і зумовлена актуальність рецензованої роботи, присвяченої дослідженню поетики драматургії М.Куліша у контексті розвитку українського театру попередніх епох та сучасної драматур­гові доби, з'ясуванню її новаторського характеру, аналізу принципів розвитку драматичного та епічного театрів.

Дипломна робота складається із вступу, трьох розділів, висновків та великого бібліографічного списку використаних джерел.

Загальне враження від роботи більш ніж позитивне. Дип­ломниця глибоко та сумлінно опрацювала як критичні, так і художні джерела про широкий і досить складний пласг українського літературного процесу й спромоглася макси­мально заглибитись у нелегкі проблемні питання обраної теми. Відчувається, що випускниця прекрасно орієнтується у своєму матеріалі, вільно володіє теоретичними основами, вдум­ливо сполучає теорію із практичним аналізом як художніх текстів, так і літературознавчого матеріалу з обраної теми.

Вартісним у дослідженні теми є те, що драматургія Ми­коли Куліша аналізується не відокремлено, а у контексті розвитку українського театру ("драма корифеїв", драматичні твори Лесі Українки, В.Винниченка, культура революційних масових дійств).

У роботі висловлено чимало свіжих самостійних суд­жень, цікавих теоретичних спостережень. Заслуговує, напри­клад, на схвалення відображення окремих теоретичних питань у своєрідних схемах, що свідчить про ґрунтовну обізнаність випускниці із західноєвропейськими літературо­знавчими напрямами.

Найбільш позитивним, на наш погляд, є те, що диплом­ниця насамперед приділяє увагу поетичним формам у дра­матургії обраного періоду, характеризуючи при цьому їх функціональне значення.

Слід відзначити, що з теми роботи опублікована стаття в журналі "Дивослово".

У цілому дипломна робота свідчить про високий фахо­вий рівень випускниці й заслуговує на відмінну оцінку.

Кандидат філологічних наук А. О. Ткаченко

02.05.98

Печатка

3. РЕЦЕНЗІЯ

Це критичний відгук (дає аналіз і оцінку) на художній твір, друковану наукову працю і т.д. Реквізити: К Назва виду документа.

2. Заголовок (який містить назву рецензованої роботи, прі­звище та ініціали її автора, рік публікації, назву видавництва).

3. Текст, що складається з двох частин:

— короткий виклад змісту роботи;

— висновки, зауваження, оцінки автора рецензії.

4. Підпис та посада особи, яка рецензувала роботу.

5. Дата.

Якщо потрібно, підпис в рецензії засвідчують печаткою або спеціальним штампом.

Зразок

Рецензія

на автореферат кандидатської дисертації Бабіної Р.Д. "Господарсько-біологічна оцінка сортів і селекційних форм груші в умовах передгірської зони Криму"

У підвищенні продуктивності плодових насаджень багато важать агрохімічні та ґрунтово-кліматичні умови, але поряд з цим провідна, а часто й вирішальна роль належить сор­ту. Висока пластичність і адаптованість селекційних форм і сортів груші до конкретних регіонів дозволяє постійно вдоско­налювати і поліпшувати існуючий сортимент цієї породи як за рахунок сортів з різними строками достигання, так і за ра­хунок тих, що мають конкретні технологічні застосування.

Зважаючи на це, розглянуті в авторефераті Бабіної Р.Д. питання господарсько-біологічної оцінки сортів і селекційних сортів груші підтверджують актуальність і практичну зна­чимість обраної теми.

На наш погляд, цінним у дослідженнях автора є ґрун­товність цих досліджень та їх всебічність, що дозволило зробити конкретні висновки щодо впровадження у вироб­ництво Криму сортів і селекційних форм груші.

Характерно, що ряд досліджень автора з сортовивчення і добору запилювачів збігаються з нашими науковими роз­робками, які було проведено в Інституті садівництва УААН (зона Полісся).

На основі матеріалів, викладених в авторефераті, було дано рекомендації виробництву.

На підставі вищезгаданого вважаємо, що представлена дисертаційна робота має наукове і практичне значення, відповідає вимогам, які пред'являє ВАК України до канди­датських дисертацій, а її автор — Бабіна Р.Д. заслуговує на присвоєння їй наукового ступеня кандидата сільськогос­подарських наук.

Старший науковий співробітник відділу

селекцій і сортовивчення Інституту

садівництва УААН, кандидат с.-г. наук (підпис) М.В.Малиш

Підпис кандидата с.-г. наук

М.В.Матвієнко засвідчую

Учений секретар (підпис) О.Ю.Єрмаков

25.10.95

Печатка

4. ВИСНОВОК

Це документ, у якому уповноважені особи, комісія або установа викладають свої зауваження, оцінки, рішення та їх аргументи щодо окремого питання або іншого документа.

Висновок передається до вищих органів для розгляду і затвердження.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Текст, що складається з двох частин:

— у першій подаються загальна оцінка питання (доку­мента) і загальні пропозиції;

— у другій містяться конкретні зауваження, викладені по пунктах. Відсутність зауважень і пропозицій констатується в кінці висновку.

4. Підписи.

5. Дата.

6. Печатка.

Підписуючи висновок, уповноважені особи вказують свою посаду.

Зразки:

Аудиторський висновок

про достовірність, повноту та відповідність законодавству бухгалтерської звітності акціонерного банку "Ажіо"

Аудиторська фірма "Аудит України" перевірила звітність банку за період з 1 січня по 31 грудня 1994 року на підставі закону України "Про аудиторську діяльність".

Перевіркою встановлено:

1. Установчі документи акціонерного банку "Ажіо" скла­дено згідно з чинним законодавством України.

2. Бухгалтерський облік здійснюється згідно з Положен­ням "Про організацію бухгалтерського обліку та звітності в Україні" № 250 від 3 квітня 1993 року, методичними поло­женнями, нормативними актами Національного банку України.

За період з 1 січня по 31 грудня 1994 року бухгалтерська звітність правдиво та об'єктивно відображає стан справ банку.

Директор аудиторської фірми

"Аудит України" (підпис) О.І. Шатохіна

сертифікати: серія А № 000192 серія Б № 000025

Дата

Печатка

Висновок

про санітарно-епідемічний стан

дитячого садка № 467 м. Одеси

Комісія у складі чотирьох осіб відвідала дитячий садок № 467 м.Одеси і виявила:

1. Санітарно-епідемічний стан дитячого садка № 467 задовільний.

2. Усі роботи щодо підтримання дитячого садка в на­лежному стані проводяться.

Голова комісії (підпис) П.Н.Геращенко

Члени комісії (підписи) ІМ.Воропай

І.АДіденко

С.Н.Лобода

23.12.96

Печатка

5. ДОВІДКА

Це документ, який засвідчує факти біографії або діяль­ності особи чи установи, надається на їх вимогу до іншої ус­танови.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи в цілому).

Найчастіше довідки оформляються на бланках установи, в них від руки заповнюють тільки індивідуальні відомості.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Назва організації, що видає довідку.

3. Дата видачі.

4. Номер.

5. Вихідний номер і дата письмового запиту про необ­хідність довідки (якщо такий існував).

6. Прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається довідка.

7. Текст.

8. Призначення (куди подається довідка).

9. Підписи службових осіб.

10.Печатка.

Зразок:

Національний м. Київ

педагогічний університет

імені М. П. Драгоманова

"_______ " 200_р.

№__

ДОВІДКА

Видана________________________________

в тому, що він (вона) є студентом_________ курсу

_________________________________ факул ьтету

Національного педагогічного університету імені М.П. Драгоманова.

Видано для ______________________________

Декан факультету (підпис) ____________

Секретар (підпис) ____________

6. ОГЛЯД

Це різновид довідки, який складається для інформування підвідомчих та інших організацій про хід робіт чи їх підсум­ки за певний період.

Специфіка огляду полягає в тому, що він містить аналіз діяльності не однієї, а декількох установ.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Текст, який складається з трьох частин:

— вступ (вказується підстава для створення документа);

— основна частина (аналізуються факти, наводяться по­зитивні та негативні приклади);

— висновки (зауваження та пропозиції").

4. Дата.

5. Місце складання.

6. Підпис особи, що складала огляд.

7. Печатка.

Огляд

Керівникам підприємств м. Києва

про дотримання порядку ведення трудових книжок станом на І півріччя 1995 р.

Згідно з планом роботи на І півріччя 1995 р. юридичним відділом перевірено дотримання порядку ведення трудових книжок. Перевіркою встановлено, ідо на більшості підприємств м. Києва трудові книжки заповнюються відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.93 № 301 "Про трудові книжки працівників". Але виявлено і певні по­рушення щодо порядку ведення трудових книжок на підприємствах м. Києва "Більшовик", "Квант", "Точелектронприлад". На цих підприємствах трудові книжки заповнювали­ся пізніше тижневого терміну з дня прийняття на роботу, допускалися закреслення раніше внесених неточних записів у розділі "Відомості про нагородження".

Старший юрисконсульт (підпис) І. І.Головко

15.12.95

Печатка

7. ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Це документ на ім'я керівника установи, в якому по­відомляється про певний факт, подію, подається звіт про ви­конання службових доручень або взятих на себе зобов'язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.

4. Текст.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

6. Дата складання.

7. Підпис.

Зразок формуляра:

НАЗВА СТРУКТУРНОГО ПІДРОЗДІЛУ

Доповідна записка №

про порушення

(приблизний зміст інформації)

1. Прізвище

2. Ім'я

3. По батькові

4. Посада

5. Структурний підрозділ

6. З якого часу працює в цій організації

7. Вид і дата порушення

8. Наявність письмового пояснення порушення

9. Пропозиції про дисциплінарне стягнення

Керівник структурного

підрозділу (підпис) Розшифрування підпису

Зразок:

Деканові фізико-математичного

факультету доц. Бойко В.Г.

старшого викладача кафедри теорії фізики

Рибникова Андрія Михайловича

Доповідна записка

Доводжу до Вашого відома, що протягом II семестру студентка Корнєєва С.Т. пропустила 26 академічних годин, має неатестації, численні зауваження. Прошу вжити заходів до студентки Корнєєвої С.Т.

26.05.95 Підпис

8. ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Цей термін використовується для назви двох документів:

1) вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, ак­туальність і новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, неви­конання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі устано­ви, оформляється на бланку або стандартному аркуші із за­значенням таких реквізитів:

1. Адресата.

2. Назви виду документа.

3. Коду.

4. Прізвища (адреси) адресанта.

5. Заголовка.

6. Тексту.

7. Дати складання.

8. Підпису.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформ­ляють на бланку і реєструють.

Зразки:

Деканові педагогічно-індустріального

факультету доц. Васильченку O.K.

старости 11 групи педагогічно-

інду­стріального факультету

Пономаренка Василя Івановича

Пояснювальна записка

Студенти 11-ї групи педагогічно-індустріального факульте­ту не з'явилися на заняття з праці (11-111 пари) тому, що відвідували виставку технічних засобів навчання. Відвідання виставки організувала кафедра ТЗН.

20.10.96 Підпис

Акціонерне товариство Начальнику- цеху № 4

"Київмлин" Матвійчуку К.Д.

Пояснювальна записка № 35

07.01.96

про порушення виробничої дисципліни

31 грудня 1995 року у другій зміні виникла аварійна си­туація з вини робітника Швеця С.К., який порушив прави­ла експлуатації устаткування.

Вважаю, що необхідно вжити суворих заходів дис­циплінарного впливу щодо Швеця С.К.

Начальник зміни (підпис) П.І.Кравець

9. ЗАПРОШЕННЯ

Це документ, який адресується конкретній особі і містить пропозиції взяти участь у події або заході. За змістом і фор­муляром запрошення подібне до службового листа та оголо­шення про майбутню подію. Оформляється цей документ на окремих бланках із цупкого паперу або картону.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Звертання до адресата.

3. Текст, в якому вказуються:

— дата й час події;

— місце;

— порядок денний, тематика події;

— прізвища доповідачів з кожного питання;

— прізвище й телефон відповідальної особи;

— маршрут проїзду.

4. Підпис.

5. Печатка (при потребі).

Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. Обсяг запрошення може бути різним. Якщо запрошуються шановані, вищі за службовим становищем особи, в тексті вживаються формули ввічливості та подяки за увагу.

Зразки:

Запрошення

Шановний Ковалик Андрію Івановичу!

Запрошуємо Вас взяти участь у роботі науково-практич­ної конференції "Українська мова — державна мова". Порядок денний:

1. Становлення української мови як державної (Заболот­ний А.Д.).

2. Українська мова — мова ділових паперів (Зюбрецький К.М.).

3. Труднощі впровадження української мови в докумен­тацію різних галузей промисловості (Очеретний П.П.).

Науково-практична конференція відбудеться в актовому залі Будинку вчителя (вул. Володимирська, 57) ЗО—31 жовт­ня 1996 року.

Початок о 12.00.

їхати: тролейбусами № 5, 8, 9, 17, метро до зупинки "Університет".

Всеукраїнське товариство

"Просвіта"

Запрошення

Шановна Теліженко Оксано Іванівно!

Запрошуємо Вас на прем'єру повнометражного науково-історичного фільму "Українці. Віра", яка відбудеться 12 травня 1997 року у Червоному залі республіканського Будинку кінематографістів (вул. Саксаганського, 6).

Початок о 19-й годині.

Т/О "Четвер"

"Київнаукфільм"

Запрошення

Шановний Петрук Семене Антоновичу!

Оргкомітет з підготовки і проведення Днів культури Рес­публіки Казахстан в Україні запрошує Вас на урочистий концерт, присвячений закриттю Днів культури Республіки Казах­стан в Україні, який відбудеться в Палаці культури "Україна" 18 листопада 1996 року о 19-й годині.

Ваш ряд___, місце_____.

Печатка

Запрошення

Вельмишановні пані_______________ _____________та пане______________!

Дозвольте запросити Вас на урочисте відкриття персо­нальної виставки, присвяченої 50-літтю творчої діяльності О.С.Тимошенка.

Урочистість відбудеться___________________

(дата і місце)

Щиро сподіваємось побачити Вас серед гостей свята.

10. ЗВІТ

Це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Ста­тистичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготов­лених друкарським способом; текстові — на звичайному папері за встановленим зразком.

Реквізити:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (вказуються установа, напрям діяль­ності, звітний період).

4. Текст, який має такі частини:

— вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

— основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

— висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

5. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

6. Дата складання.

7. Печатка.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

У звітах, які не виходять за межі структурного під­розділу, печатка, штамп установи не ставляться.

Зразки:

Звіт

про педагогічну практику з 12.02.96 по 12.03.96

студентки філологічного факультету Яцеленко О.М.

Педагогічну практику проходила у 98-й школі м. Києва. У школі було створено належні умови для проходження практики. Всі вчителі української мови та літератури мають великий стаж роботи і високу фахову, методичну підготов­ку. "Хоча шкільні кабінети української мови та літератури недостатньо обладнані технічними засобами навчання, проте добре забезпечені наочними посібниками та методичною літературою.

За час практики провела 12 контрольних уроків з мови та літератури. Всі уроки були обговорені з учителем і мето­дистом. Практика в школі допомогла здобути практичні уміння і навички: проводити уроки різних типів, перевіряти будь-які види письмових робіт, планувати роботу з розвитку мовлення, виготовляти дидактичний матеріал для уроків, організовувати позакласну роботу, проводити виховні години.

При проведенні уроків з мови та літератури особливих труднощів не було, тільки виникали питання при аналізі контрольних робіт чи диктанту.

За час педагогічної практики проводила позакласну ро­боту: лінгвістичну вікторину, поетичний конкурс. До Шевченківських свят "В сім'ї вольній, новій..." випустила з учнями стіннівку.

Педагогічна практика поглибила і закріпила знання, здо­буті в університеті, з фахових і психолого-педагогічних дис­циплін, виробила вміння проводити навчально-виховну роботу з дітьми середнього шкільного віку, випробувати себе в функції класного керівника.

12.03.02 Підпис

11. ЛИСТ

Це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до основних засобів встанов­лення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

За фунціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать: листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження. листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, листи-розпорядження, листи-повідомлення.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій низці установ, колективний лист — на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чис­тому аркуші паперу.

Основні реквізити листа:

1. Штамп (повна назва установи — автора листа).

2. Номер і дата листа.

3. Назва установи-адресата.

4. Текст, що складається з двох частин:

— опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;

— висновки та пропозиції. Відмітка про наявність додатка.

5. Підпис керівника організації.

6. Печатка.

Написання ділового листа — це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніфіковані. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід за­своїти правила ведення ділової кореспонденції, тобто низку загальноприйнятих правил*.

1. Починати листа необхідно із звертання. Проблема ви­бору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний/а (ім'я та батькові)!

Шановний/а пане (пані)...!

Шановні панове (колеги)!

Вельмишановний добродію!

Глибокошановний (ім'я та по батькові)!

Високошановний пане...!

У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію.

Високодостойний пане Міністре!

Вельмишановний (високоповажний) професоре!

Шановний вчителю!

Високоповажний пане ректоре!

Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневага до адресата і порушення етикету ділового листування.

Наявність звертання не вичерпує проблеми про правильно початий лист, щоб він справив на адресата належне враження.

2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона мас переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо це лист — відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже у першому ж реченні буде доречним ввічливо висло­вити вдячність.

Хочемо висловити свою найщирішу вдячність за...

Щиро дякуємо за лист з порадами та рекомендаціями щодо...

Перш за все дозвольте подякувати Вам за...

Цей лист — вияв нашої вдячності за...

Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...

Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...

Дозвольте висловити свою вдячність...

Вдячні Вам за запрошення …

Дякуємо за надану змогу...

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими по­чатковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа — відповіді...

Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

На підтвердження нашої попередньої домовленості (теле­фонної розмови) повідомляємо...

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...

Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні.

Поширеними вступними фразами в ділових листах є поси­лання на попередній лист, телефонну розмову, подію, зустріч:

У відповідь на Ваш лист від (дата)...

Відповідаючи на Ваш запит від (дата)...

Відповідно до пункту укладеної угоди...

Відповідно до контракту (домовленості)...

Посилаючись на оголошення в газеті (журналі), просимо Вас...

До спонсорів, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися із проханням. Для їх оформлення є чимало типо­вих висловів:

Будь ласка, повідомте нам про...

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...

Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...

Просимо Вас терміново оплатити рахунки. Насамперед просимо повідомити...

Ми були б щиро вдячні, якби Ви могли повідомити про своє рішення найближчим часом.

Вибачте за додаткові турботи, aie чи не були б Ви на­стільки люб'язні дати детальні письмові пояснення з приводу...

Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати ос­таточну відповідь.

У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів за­трималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати замов­лення, надійшла скарга від замовників, запізнилися на зустріч з клієнтом) іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...

Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю.

Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення...

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи.

Вибачте, нам вельми незручно, що...

Щиро перепрошуємо Вас за вчорашнє спізнення на зустріч.

Просимо вибачення за створені Вам не з нашої вини не­зручності.

Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, треба ввічливо, тактовно, делікатно, ненав'язливо вказати на те, що термін оплати рахунка минув. Такі листи варто розпочати так:

Вважаємо за свій обов'язок ще раз нагадати Вам про...

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали жодної відповіді на лист від (дата)

Вибачте, але ми хочемо нагадати Вам про необхідність оплати рахунка за... Гадаємо, що це лише непорозуміння.

Нам дуже незручно, що змушені нагадувати Вам про...

Змушені нагадати Вам, що досі не отримали від Вас опла­ченого рахунка.

Вважаємо необхідним нагадати Вам...

Дозвольте нагадати Вам, що...

інколи делікатність не дає бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він про­довжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

У зв'язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаче­ного чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замов­лень.

Усі наші намагання примусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.

До категорії складних листів належать листи-відмови. Якщо ви не можете дати позитивну відповідь, то сказати "ні" слід аргументовано, коректно, доброзичливо. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:

Дата добавления: 2014-11-20