Язык и стиль управленческих документов

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ

Идентификатор электронной копии документа

Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в орга­низацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа явля­ется отметка (колонтитул), проставляемая в правом ниж­нем углу каждой страницы документа и содержащая наи­менование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Оформление грифа «Коммерческая тайна»

Правовой основой охраны внутренних секретов органи­заций является Федеральный закон от 29 июня 2004 г. «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ.

Под коммерческой тайной понимают организацион­ную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, облада­ющую реальной или потенциальной ценностью для сто­ронних лиц, заинтересованных в ее получении, но не име­ющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

Гриф доступа к документации (в том числе электрон­ной), содержащей коммерческую тайну, ставится на всех экземплярах документов, их черновиках и копиях.

Все документы, обращающиеся в организациях, мож­но классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридиче­ской силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, орга­низационно-распорядительные, по личному составу, учеб­но-методические, плановые, финансово-расчетные, от­четно-статистические, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социаль­ному обеспечению и др.

По наименованию существует множество разновиднос­тей документов. Приведем лишь некоторые: научные от­четы, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отче­ты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электрон­ные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внут­ренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных — несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (со­вершенно секретные, секретные, документы для служебно­го пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на под­линные и подложные. Подлинные документы в отличие от подложных бывают действительные и недействитель­ные. Недействительным документ становится в результа­те истечения срока действия или отмены его другим доку­ментом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинник — единственный экземпляр документа, оформленный и под­писанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, выпис­ки из документа и дубликат подлинника.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на слу­жебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Доку­менты временного хранения, в свою очередь, подразделя­ются на документы со сроком хранения до 10 лет и свы­ше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают инфор­мационные, содержащие сведения и факты о производ­ственной и иной деятельности организаций, и директив­ные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индиви­дуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцо­вые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового докумен­та, излагаемого деловым языком.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изло­жение однородных процессов и явлений: типовой техно­логический процесс, типовые правила внутреннего распо­рядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончатель­ном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Анкета — способ представления унифицированного документа или текста, при котором постоянная информа­ция располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкета рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словес­ном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

Примерные документы (образцы) носят ориентировоч­ный характер и используются для составления и оформ­ления документов по аналогии.

В хозяйственной деятельности организаций использу­ются разнообразные документы, оформляющие взаимоот­ношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), трудовые соглашения и т. п.

По характеру содержания документы бывают первич­ные и вторичные. Первичный документ содержит исход­ную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Языком делового общения является официально-деловой стиль — функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употреб­ления, обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфи­ческих особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица — организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут всту­пать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и дру­гих факторов. Отношения между организациями устойчивы и регла­ментируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отве­чающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.

Специфика делового общения выражается и в том, что автором и адресатом документа почти всегда является организация в целом — «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом — руководителем организа­ции. То же можно сказать и об адресате документа.

Другая важная характеристика документного общения — адресность информации. Управленческая информация не может быть ин­формацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информа­ция и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более того, управленческий документ почти всегда «узко направлен», т. е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Существенный фактор делового общения — повторяемость управ­ленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность — это всегда «игра по правилам», что обусловливает использо­вание одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях.

Другая характерная особенность делового общения — тематичес­кая ограниченность круга решаемых организацией задач, функций (учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации). В результате круг вопросов, относительно которых создаются управ­ленческие документы, носит достаточно стабильный характер.

Следовательно, условия делового общения формируют следую­щие свойства управленческой информации: официальный характер информации; адресность информации; повторяемость информации; тематическая ограниченность.

Условия делового общения, кроме того, предъявляют и опреде­ленные требования к управленческой информации, от соблюдения которых зависит эффективность делового общения. Одно из важнейших требований к управленческой информации обусловлено самой сущностью управленческой деятельности, кото­рая заключается в принятии управленческих решений с целью воз­действия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании ин­формации. Следовательно, эффективность управленческой деятель­ности только в том случае является достаточно высокой, когда для принятия решений используется информация актуальная, инфор­мация новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, обработки, доведения до заин­тересованных подразделений и должностных лиц.

Актуальность информации связана с целым рядом других свойств управленческой информации, в частности: достоверность (объективность); убедительность (аргументированность); полнота (достаточность информации) и др. Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать не­предвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации вызвана не­обходимостью побудить адресата совершить (не совершить) оп­ределенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содер­жать всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, по­рождая неоправданную переписку.

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официаль­но-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требовани­ям, которые предъявляются к ней.

Основными особенностями официально-делового стиля являются: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения — этонорма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, нали­чии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений, ор­ганизаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и пре­уменьшения, междометия и др.).

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения двусмысленностей. Адек­ватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрез­вычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия текста не имеет осо­бого значения, поскольку текст документа - это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при не­обходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологи­ческой лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, про­думанностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста — это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Рассмотренные особенности официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и при­емов их употребления в текстах документов.

Рассмотрим некоторые требования к текстам документов.

Дата добавления: 2014-11-08