Сервис\Сравнить и объединить книги

в появившемся диалоговом окне:

выберите файлы, которые будут объединены с текущим.

Практическая работа № 7. «Базы данных в MS Excel»

Цель работы: Научиться создавать базы данных в MS Excel. Изучить возможности работы с базами данных.

Задание:

1. Оформление базы данных.

2. Создание формы.

3. Сортировка элементов базы данных.

4. Фильтрация данных.

5. Суммирование чисел в базе данных.

Пример выполнения задания:

Создать базу данных сотрудников предприятия, заголовок которой имеет вид:

№	Фамилия	Имя	Отчество	Должность	Код
	Иванов	Иван	Иванович	Менеджер

Заполнить базу данных на 15 сотрудников.

1. Оформление базы данных производится так же, как и оформление любой таблицы в MS Excel. Только следует помнить, что таблица для базы данных не должна иметь пустых строк и пустых столбцов, а также не допускается объединение ячеек для данной таблицы.

В нашем случае заголовок имеет вид:

Теперь в ячейку A4 запишем:

=СТРОКА(А4)-3

и растянем эту формулу до ячейки А18.

Далее заполняем ячейки B4:F18 данными, получим:

2. Рассмотрим работу с формой базы данных, для этого добавим при помощи формы еще двух сотрудников. Выполним: \ Данные \ Форма...

получим диалоговое окно вида:

Теперь если мы хотим добавить запись в базу данных, то нажмем кнопку «Добавить» и получим:

Заметим, что поле ввода номера не доступно, так как там заложена формула. Мы заполняем только доступные нам поля и получаем:

Заметим, что для перехода из одного поля ввода в другое необходимо нажимать клавишу TAB.

Теперь для того, чтобы добавить еще одного сотрудника, снова нажмите кнопку «Добавить» и введите данные этого сотрудника.

Для завершения добавлений в базу данных необходимо нажать клавишу «Закрыть». Произойдет выход из режима «Форма», а также добавление сотрудников в базу данных.

Обращаем ваше внимание на то, что сотрудники добавляются не по алфавиту, а в конце списка.

В результате наша база данных приобретет вид:

3. Теперь рассмотрим сортировку базы данных.

Сортировать базу данных в MS Excel можно по столбцу любого типа в порядке возрастания или убывания. Допускается задание от одного до трех критериев сортировки.

Установите курсор в любую ячейку базы данных.
В меню «Данные» выберите пункт «Сортировка...»:

Получим диалоговое окно вида:

Теперь заполним поле «Сортировать по». Для начала отсортируем нашу базу данных по «Фамилиям» в порядке возрастания, получим:

Обратите внимание, что заданная нами формула для «№» позволяет сохранять правильную нумерацию независимо от сортировки.

Теперь отсортируем нашу базу данных по двум столбцам. Сначала отсортируем по «Должности», а потом по «Коду». Для этого в диалоговом окне сортировки наберем:

В результате получим:

В результате такой сортировки на первые позиции встали все «Координаторы», причем между собой они отсортированы по «Коду». В конце у нас «Менеджеры», которые тоже отсортированы между собой по «Коду».

4. Фильтрация базы данных предусмотрена для того, чтобы быстро извлекать из документа записи, которые соответствуют указанным критериям, а затем переносить эту информацию в другие части листа или применять в отчетах.

Для извлечения информации из базы данных по заданному критерию установите курсор в любую ячейку базы данных и выполните:

Дата добавления: 2014-11-08