Анализ положительного и отрицательного опыта создания информационных систем на предприятии

Серьезным препятствием на пути создания ИС на предприятии является риск провала такого проекта. Статистика здесь неутешительная. По многочисленным оценкам около 66% крупномасштабных проектов не достигают заявленных целей бизнеса, реализуются с опозданием или со значительным перерасходом бюджета. По данным компании Gartner, 20 - 35% работ по реализации ERP-систем заканчиваются неудачно, а 50 - 60% сопровождаются серьезными трудностями.

Эти проблемы особенно актуальны для России, поскольку аналитики ожидают увеличения числа крупных ИТ-проектов в нашей стране.

В принципе все эти причины давно известны. Это отсутствие поддержки со стороны руководства предприятия, ложные ожидания, слабое управление изменениями, недостаток опыта и знаний в управлении проектами и т. д.

Возникновение тех или иных проблем в процессе выполнения проекта - нормальное явление. Существует немало разнообразных методов их структуризации и разрешения. Выбор наиболее эффективного метода зависит от множества разных обстоятельств. Главное заключается в желании работать над разрешением проблем систематически и организованно. Накопленный в практической сфере опыт позволяет выявить типичные ошибки при создании информационных систем на предприятии:

· неправильная идентификация проблем и недостатки в анализе бизнес – процессов при внедрении ИС,

· ошибки в определении величины внешнего экономического эффекта, который значительно труднее оценить, чем затраты на внедрение ИС,

· недостатки в системе менеджмента предприятия в целом («нельзя автоматизировать существующий беспорядок»),

· недостатки в кадровом обеспечении проектирования и эксплуатации ИС,

· недостаточное внимание топ менеджмента предприятия к проблемам информатизации,

· ошибки в определении единовременных и эксплуатационных затрат, связанных с ИС,

· недостаточное финансирование проекта, которое может привести к свертыванию или замедлению хода работ по внедрению системы,

· заниженная оценка времени выполнения проекта по созданию и внедрению ИС,

· действия, не соответствующие принятым решениям.

Возникающие в процессе реализации проекта проблемы можно условно разделить на несколько групп и порекомендовать некоторые методы их наиболее эффективного решения, полученные на основе положительного опыта создания информационных систем на предприятии.

Проблема 1. Моральный дух команды: если моральный дух слаб, разумно укреплять его «снизу вверх», повышать уверенность сотрудников в себе, обеспечивать дополнительную поддержку. Если моральный дух силен, не обольщайте себя тем, что все идет хорошо, - у команды может быть просто завышена самооценка.

Проблема 2. Состав команды: рекомендуется решать кадровые проблемы самостоятельно и мирно. Если такие меры не помогают, имеет смысл обсудить проблему с топ-менеджментом.

Проблема 3. Неэффективность управления крупным проектом: можно разбить команду на подкоманды, планируя их взаимодействие.

Проблема 4. Создание дружеской атмосферы: если в проекте участвуют сотрудники, имеющие сложные отношения друг с другом, не стоит заставлять их работать вместе. Нужно организовать выполнение задач таким образом, чтобы ограничить их контакт.

Проблема 5. Управление технологией: неразумно воспринимать технологию как должное - любая технология требует управления и активной оценки ее использования.

Проблема 6. Изъятие из проекта критически важных ресурсов: следует с самого начала учитывать, что такая угроза существует; четко представлять себе потребности, настаивать на получении определенных ресурсов, учитывая при этом состояние бизнеса фирмы в целом.

Проблема 7. Низкие показатели деятельности и отставание от графика: прежде всего необходимо выявить причины ее возникновения (задачи не были включены в план; проект вовремя не получает ресурсов; команда не выполняет работу в срок и т. д.). Часть проблем можно предотвратить за счет четкого планирования, однако, если проблема все же возникает, стоит поговорить с командой и выяснить, что можно сделать, чтобы разрешить ее с имеющимися ресурсами.

Проблема 8. Координация работы с поставщиками и подрядчиками: еще до начала проекта следует выяснить личный интерес поставщика или подрядчика и использовать его. При выборе поставщиков или подрядчиков необходимо четко формулировать задачи проекта. Для облегчения координации работы с ними выявить зависимости между проектами; определить способы контроля качества и изменения графика и приоритетов; установить процесс координации между проектами на уровне менеджера проекта и ниже.

Введение комплекса технологических стандартов уровня предприятия, включающих стандартизацию процесса разработки системы, стандартизацию самих приложений системы и стандартизацию взаимоотношений команды в проекте – все это способствует эффективному и быстрому созданию информационной системы на предприятии.

4.12 Организация управления для различных этапов организации ИТ и ИС: разработка, внедрение и эксплуатация, состав и содержание работ

В настоящее время существует ряд методических материалов по организации управления созданием и внедрением ИС. К числу наиболее известных методических подходов к проектному управлению относятся методологии Microsoft Solutions Framework (MSF, http://www.microsoft.com/msf/) и Microsoft Operations Framework (MOF, http://www.microsoft.com/mof/.), Rational Unified Process (RUP), Extreme programming (XP). Кроме перечисленных методологий управление проектами может осуществляться с учетом рекомендаций, изложенных в руководствах к своду знаний по управлению проектами (A Guide to the Project Management Body of Knowledge, PMBOK) от компании PMI (http://www.pmi.ru). Упомянутые методологии во многом похожи.

Организацию управления и состав работ для различных стадий жизненного цикла ИС рассмотрим на примере методологии MSF, которая сочетает в себе свойства двух стандартных моделей проектирования: каскадной (waterfall) и спиральной (spiral). Процесс MSF ориентирован на “вехи” (milestones) – ключевые точки проекта, характеризующие достижение в его рамках какого-либо существенного (промежуточного либо конечного) результата.

В соответствии с методологией MSF ИТ команда представлена ИТ специалистами, распределенными по нескольким ролевым кластерам.

Дадим краткую характеристику каждого ролевого кластера и посмотрим на состав и содержание работ на различных стадиях разработки ИС.

1. Управление продуктом. Цель - удовлетворенные заказчики. Область компетенций – маркетинг, бизнес-отдача (бизнес - приоритеты), представление интересов заказчика, планирование продукта.

Состав функций: выступает в роли представителя заказчика, формирует общее видение/рамки проекта, организует работу с требованиями заказчика, развивает сферы применения в бизнесе, формирует ожидания заказчика, определяет компромиссы между параметрами «возможности продукта / время / ресурсы», организует маркетинг, PR и евангелизацию, разрабатывает, поддерживает и исполняет план коммуникаций.

2. Управление программой. Цель - достижение результата в рамках проектных ограничений. Область компетенций – управление проектом, выработка архитектуры решения, контроль производственного процесса, административные службы.

Состав функций: управляет процессом разработки с целью получения готового продукта в отведенные сроки, формулирует спецификацию продукта и разрабатывает его архитектуру, регулирует взаимоотношения и коммуникацию внутри проектной группы, следит за временным графиком проекта и готовит отчетность о его состоянии, проводит в жизнь важные компромиссные решения, разрабатывает, поддерживает и исполняет сводный план и календарный график проекта, организует управление рисками.

3. Разработка. Цель - создание продукта в соответствии со спецификацией. Область компетенций - технологическое консультирование, проектирование и осуществление реализации, разработка приложений, разработка инфраструктуры.

Состав функций: определяет детали физического дизайна, оценивает необходимые время и ресурсы на реализацию каждого элемента дизайна, разрабатывает или контролирует разработку элементов, подготавливает продукт к внедрению, консультирует команду по технологическим вопросам.

4. Тестирование. Цель - одобрение выпуска продукта только лишь после того, как все дефекты выявлены и улажены. Область компетенций - планирование тестов, разработка тестов, отчетность по тестам.

Состав функций: обеспечивает обнаружение всех дефектов, разрабатывает стратегию и планы тестирования, осуществляет тестирование.

5. Удовлетворение потребителя. Цель - повышение эффективности пользователя, увеличение потребительской ценности продукта. Область компетенций - обеспечение технической поддержки, обучение, эргономика, графический дизайн, интернационализация решения, общедоступность (обеспечение возможности работы для пользователей с ограниченными физическими возможностями).

Состав функций: представляет интересы потребителя в команде, организует работу с требованиями пользователя, проектирует и разрабатывает системы поддержки производительности, определяет компромиссы, относящиеся к удобству использования и потребительским качествам продукта, определяет требования к системе помощи и её содержание, разрабатывает учебные материалы и осуществляет обучение пользователей.

6. Управление выпуском. Цель - беспроблемное внедрение и сопровождение продукта. Область компетенций: инфраструктура, сопровождение, бизнес-процессы, управление выпуском готового продукта.

Состав функций: представляет интересы отделов поставки и обслуживания продукта, организует снабжение проектной группы, организует внедрение продукта, вырабатывает компромиссы в управляемости и удобстве сопровождения продукта, организует сопровождение и инфраструктуру поставки, организует логистическое обеспечение проектной группы.

Состав и содержание работ для различных фаз разработки ИС
по методологии MSF

Ролевой кластер	Состав работ
1. Этап выработки концепции (envisioning phase)
Управление продуктом	Общие цели проекта; выявление нужд и требований заказчика; документ общего описания и рамок проекта.
Управление программой	Цели дизайна; концепция решения; структура проекта.
Разработка	Прототипирование; анализ технологических возможностей; анализ осуществимости.
Удовлетворение потребителя	Необходимые эксплуатационные характеристики решения и их влияние на его разработку.
Тестирование	Стратегии тестирования; критерии приемлемости, их влияние на разработку решения.
Управление выпуском	Требования внедрения и их влияние на разработку решения; требования сопровождения.
2. Этап планирования (planning)
Управление продуктом	Концептуальный дизайн; анализ бизнес-требований; коммуникационный план.
Управление программой	Концептуальный и логический дизайн; функциональная спецификация; сводный план и сводный календарный график проекта; бюджет.
Разработка	Оценка технологий; логический и физический дизайн; план и календарный график разработки; смета разработки (development estimates).
Удовлетворение потребителя	Сценарии/примеры использования, пользовательские требования, требования локализации и общедоступности (accessibility); пользовательская документация/план обучения/график тестирования удобства эксплуатации; обучение.
Тестирование	Оценка дизайна; требования тестирования; план и календарный график тестирования.
Управление выпуском	Оценка дизайна; эксплуатационные требования; план и календарный график пилотного и окончательного внедрения.
3. Этап разработки
Управление продуктом	Ожидания заказчика
Управление программой	Управление функциональной спецификацией; мониторинг проекта; доработка планов.
Разработка	Разработка программного кода и инфраструктуры; документирование конфигураций.
Удовлетворение потребителя	Обучение; доработка плана обучения; тестирование удобства эксплуатации (usability testing); графический дизайн.
Тестирование	Функциональное тестирование; выявление проблем; тестирование документации; доработка плана тестирования.
Управление выпуском	Чеклисты развертывания (rollout checklists); доработка планов внедрения (включая пилотное внедрение); чеклисты подготовки к внедрению (site preparation checklists).
4. Этап стабилизации (опытной эксплуатации)
Управление продуктом	Исполнение коммуникационного плана; планирование премьеры продукта.
Управление программой	Мониторинг проекта; приоритезация ошибок.
Разработка	Устранение ошибок; оптимизация кода.
Удовлетворение потребителя	Доработка эксплуатационных руководств; учебные материалы.
Тестирование	Тестирование; сообщение об ошибках и их статусе; тестирование конфигурации.
Управление выпуском	Развертывание и поддержка пилотного внедрения; планирование внедрения; обучение персонала сопровождения.
5. Этап внедрения
Управление продуктом	Получение отзывов и оценок заказчика; акт о приеме выполненной работы.
Управление программой	Сопоставление рамок проекта с поставленным решением; управление стабилизацией.
Разработка	Разрешение проблем; поддержка эскалации.
Удовлетворение потребителя	Обучение и управление календарным графиком
Тестирование	Тестирование производительности.
Управление выпуском	Управление внедрением; одобрение изменений.