Построение диаграмм

Шаблоны электронных таблиц.

Изменение данных в электронной таблице

Размещение файла в электронной таблице

Сохранение документа на диске

Результат

Если Вы успешно справились с каждой операцией по вводу данных и оформлению внешнего вида документа, то в конечном итоге Ваш документ должен приобрести следующий вид (рис.4)

Рис.4. Итоговый документ

Сохраните полученный документ в Вашей рабочей области под именем primer.xls. По умолчанию электронные таблицы хранятся в файлах с расширением.xls. Выполните команду «Файл/Сохранить как». В открывшемся окне в поле ввода «Имя файла» введите название файла primer.xls. Обратите внимание на название открытой в данный момент папки. При необходимости откройте папку, где сохраняется файл. Наконец нажмите на командную кнопку «Сохранить». Закройте окно документа.

Откройте пустую электронную таблицу, для чего нажмите кнопку в пиктографическом меню с именем «Создать рабочую книгу» (по указанному имени найдите самостоятельно нужную кнопку, используя систему помощи Excel). Новая электронная таблица будет иметь имя Книга 2. Загрузите в пустую электронную таблицу документ из созданного Вами файла primer.xls. Используйте команду «Файл/Открыть» или кнопку («Открыть»). В диалоговом окне «Открыть» откройте нужную папку и укажите имя файла primer.xls. Нажмите кнопку командную «Открыть». Файл загружен.

Рассмотрим порядок внесения изменений в данные электронной таблицы. Пусть необходимо внести в документ сведения о заработной плате еще одного сотрудника отдела С.В. Попова. Для этого нужно вставить чистую строку в таблицу и заполнить ее уже известным способом. Для вставки строки маркируйте координатную ячейку строки, перед которой нужно вставить новую строку. В нашем примере это строка №13. Вызовите через контекстно-зависимое меню команду «Добавить». После вставки новой строки нумерация строк автоматически изменится. Введите данные в 14-ю строку.

Откорректируйте формулы в подстроке «Итого». В этом случае исправления можно вносить в следующем порядке:

· маркируйте ячейку «Итого»-«Январь». Нажмите клавишу <F2>, после чего Вы получаете возможность изменять данные (текст, число или формулу) активной ячейки. Адресная часть формулы должна содержать адрес ячейки из добавленной строки. Корректировка заканчивается нажатием клавиши <Enter>;

· примените копирование мышью для коррекции остальных столбцов.

Добавим в таблицу три новых столбца, в которых вычислим минимальную, среднюю и максимальную зарплату каждого сотрудника за весь период. Для этого используем мастер функций, выберем из категории «Статистические» функции МИН, СРЗНАЧ, МАКС.

Аналогичным образом вычислим значения этих же функций для каждого месяца, добавив в таблицу три соответствующих строки.

Удалите данные из документа, очистив область, в которой находятся фамилии и значения заработной платы (B4:F13). Теперь Ваш документ приобрел вид шаблона. Сохраните его в файле с именем primer, но выбрав тип файла - «Шаблон». В дальнейшем этот файл (с расширением.xlt) можно использовать для внесения данных в новый документ с такой же структурой данных. Именно для этого предназначены шаблоны. В файле шаблона сохраняются не только заголовок и шапка документа, но и формулы (пока в соответствующих ячейках записаны нули), а также форматы ячеек (размеры ячеек, шрифты, выравнивание, рамки, представление числовых данных и т.д.). Для открытия шаблона используйте команду меню «Файл/Создать».

Диаграммы дают возможность наглядно представить динамику изменения данных электронной таблицы. Рассмотрим работу конструктора диаграмм Excel на примере построения диаграммы изменения итоговой заработной платы сотрудников отдела по месяцам.

Маркируйте области таблицы, содержащие итоги по месяцам и названия месяцев. Маркировать вторую часть области данных необходимо при нажатой клавише <Ctrl>. Используйте команду построения диаграммы «Вставка/Диаграммы» или соответствующую пиктограмму.

Выбираем тип диаграммы «Гистограмма» и ее вид.

Проверяем диапазон адресов маркированных областей данных.

Вводим названия диаграммы и осей

Выбираем режим построения диаграммы «На новом листе».

Рис.5. Окончательный вид диаграммы

Задание 1. Построить смешанную диаграмму, в которой в виде гистограм­мы представлена зарплата за январь, а в виде графика - доля январской зарплаты в процентах от общего итога.

Задание 2. Построить график с дополнительной осью Y, в котором по ос­новной оси отложена январская зарплата, по дополнительной - итоговая.

Дата добавления: 2014-11-08