Темная сторона мгновенного общения

Факс на автомат

Следующим шагом вам надо освоить и начать продуктивно использовать факсимильную связь. Позвольте мне начать с того, что я не самый большой поклонник современных технологий.

Но факс я по-настоящему люблю. По-моему, факс — это просто волшебно. Это мое любимое устройство. Между прочим, у меня нет ни малейшего представления о том, как эта чертова штуковина работает. Удивительно: я засовываю документ в Финиксе, нажимаю кнопку, и факс в Новой Зеландии выплевывает его через считаные минуты. А я-то считал, что ярлыки-самоклейки на посылках FedEx — это высокие технологии! В любом случае у этого магического ящика есть два отличных варианта применения, которые помогут поднять вашу продуктивность.

Но прежде чем я поведаю вам о них, мы нейтрализуем темную сторону этой штуки — да-да, у факсимильной машины определенно есть темная сторона, которую я терпеть не могу.

Беда вот в чем. Посылая вам факсы, люди думают, что напрямую общаются с вами и ждут от вас немедленного ответа. Невероятно, но они думают, что отослать документ по факсу — это то же самое, что подать вам его прямо в руки. Видимо, они ожидают, что вы, не мигая, сидите у факса и ждете. Или, когда оттуда выходит письмо, ваши люди бросают все дела, хватают полученный факс, вламываются в ваш кабинет, прерывая вашу встречу с президентом, или тычут вам в нос свежим факсом. Такие представления были распространены, когда факсы только появились, но и до сих пор они преобладают среди пользователей факсимильной связи.

Для меня это создавало серьезную проблему (и до сих пор иногда создает). Каждое утро на факсе лежат 20, 30 или 50 вчерашних посланий, ждущих ответа, и еще 20-30 штук факс выплюнет в течение дня. Но меня, как вы помните, там нет. Поэтому осаду выдерживает моя помощница: она старается управляться с теми, которые в ее компетенции. Остальные делятся на срочные, по ее мнению, которые она направляет мне по факсу, и не срочные, которые она может отправить мне с еженедельной почтой. Даже когда я находился поблизости, я не хотел, чтобы на меня наседали по факсу и чтобы мой день прерывался из-за факсов: я отказывался подчинять свои приоритеты чужим. Вот этому вам нужно обучить своих клиентов.

С тех пор как я написал эту оду факсу, у нас появилась электронная почта. Но только не у меня. Я не стал бы пользоваться ей дольше, чем сотовым. Но у вас появилась электронная почта. Все, что я сказал о факсах, в кубе применимо к e-mail.

Имейте в виду: вы не обязаны отвечать на входящее электронное письмо ни немедленно, ни вскоре, ни вообще когда-нибудь. Не мне вам объяснять, что, если не заткнуть эту расползающуюся пробоину, просто утонешь в море электронной почты, пытаясь ее разбирать. Будь суров или погибнешь.

Чем легче и быстрее новые технологии позволяют передавать информацию, тем больше люди шлют друг другу тупых и бессмысленных сообщений. Отправить электронное письмо можно вмиг, не надо даже вставать и идти до факса, вот люди и посылают e-mail каждый раз, когда у них происходит умственная отрыжка. Один мой друг, консультант, получал от 8 до 20 отдельных электронных писем в день от некоего клиента — всякий раз, как у того возникал вопрос или какая-то мысль, — бах! — новое письмо. В корпоративной среде электронные письма взяли на вооружение времясосущие вампиры: это менее трудоемкий вариант, чем забежать на огонек и, стоя в дверях, сказать: «Есть минутка?»

Да, вам, возможно, не хочется осваивать мои методы. Но если вы, как многие, подскакиваете всякий раз, когда пикает факс, у вас, безусловно, не все в порядке с продуктивностью. Если в ваш кабинет врываются с каждым новым факсом, вы обречены на низкую производительность труда. Если вы постоянно навязчиво проверяете свой электронный ящик или, еще хуже, если вы отвечаете на сообщения сразу же, как только они приходят, — вы рано сойдете в могилу.

Кабинетному работнику, думаю, подойдет практика тратить час после обеда на просматривание утренних факсов, электронных писем и телефонных звонков: реагируя ТОЛЬКО на срочные, остальные откладывая. Последний час рабочего дня уделите просмотру дневных входящих сообщений, быстренько разберитесь с неотложными, остальные впишите в свой план на следующий день. Ну а для тех, кто много ездит, больше подходит мой вариант.

Слишком у многих людей телефон, факс, e-mail, посылка по FedEx — а у некоторых даже простое письмо! – вызывают условный рефлекс вскочить и броситься отвечать. Вам никогда не приходило в голову смотреть на это, как на дурную привычку?

Кто тут командует-то? Соберитесь уже!

Дата добавления: 2014-11-20