Прикладное программное обеспечение: Создание текстовых документов на основе шаблонов. Создание шаблонов и форм 1 страница

Задание 3.1. Создать календарь на текущий месяц с использова­нием Шаблона.

Методика выполнения задания

1. Запустите текстовый редактор Microsoft Word.

2. Создайте календарь на текущий месяц с использованием Шаблона. Для этого в окне создания документа (Файл/Создать) на вкладке Другие документы выберите Мастера создания календа­рей (рис. 3.1).

Последовательно выбирая стиль, ориентацию листа и месяц/ год, создайте календарь на текущий месяц.

3. Сохраните документ в вашей папке.

Задание 3. 2. Создать докладную записку на основе Шаблона.

Порядок работы

1. Создайте на основе шаблона Стандартная записка докладную записку (Файл/Создать/ъкладка Записки/Стандартная записка).

Содержание докладной записки приведено в Задании 1.2. Прак­тической работы I.

Краткая справка. Для использования шаблона докладной записки выделите текст, который следует заменить, и введите текст своей записки. Чтобы сохранить созданный документ как шаблон, выберите команду Сохранить как в меню Файл. В списке Тип файла выберите Шаблон документа. Чтобы использовать сохраненный шаблон, выберите команду Создать в меню Файл, а затем дважды щелкните мышью по нужному шаблону.

Пример созданной докладной записки на основе Шаблона при­веден на рис. 3.2.

2. Сохраните созданный документ в вашей папке.

Задание 3.3. Создать шаблон-форму «Календарь дел рабочей недели».

Краткая справка. Форма — это документ, который содер­жит следующие элементы:

• текст и графические элементы, которые не могут быть изме­нены;

• незаполненные области, в которые вводится информация.

Порядок работы

1. Создайте документ «Календарь дел рабочей недели», как на рис. 3.3.

2. Введите поля в место ввода месяца и в ячейки таблицы. Для этого откройте панель инструментов Формы (Вид/Панели инстру­ментов/ Формы), установите курсор в то место документа, где за­дается поле формы для ввода, и нажмите кнопку Затенение полей формы и Текстовое поле (аб |) панели Формы. В документе появится затененное поле для ввода текста в форму.

3. Установите защиту формы (Сервис/Установить защиту). Ус­тановите переключатель Запретить любые изменения, кроме в поло­жение Ввода данных в поля форм или нажатием кнопки Защита формы (замочек).

4. Сохраните форму как шаблон. Для этого при сохранении за­дайте тип файла — шаблон документа, при этом файл получит расширение.dot. Закройте шаблон-форму.

5. Откройте вновь созданную шаблон-форму и заполните поля формы (рис. 3.4). Сохраните созданный документ в вашей папке.

Задание 3.4. Создать резюме на основе Шаблона.

Краткая справка. Для создания резюме используйте шаб­лон (Файл/Создать/Другие документы/Современное резюме).

Задание 3.5. Создать рекламное письмо на основе Шаблона.

Содержание письма приведено в Задании 1.3 Лабораторной работы 1.

Краткая справка. Для создания рекламного письма исполь­зуйте шаблон (Файл/Создать/вкладка Письма и факсы/ Стандарт­ное письмо).

Задание 3. 6. Создать форму-шаблон расписания занятий.

Лабораторная работа №4

Прикладное программное обеспечение: Создание комплексных документов в текстовом редакторе

Задание 4.1. Создать текстовый документ, содержащий рисунок в виде схемы и маркированный список.

Порядок работы

1. Запустите текстовый редактор Microsoft Word.

2. Разверните окно редактора на весь экран. Установите вид — «Разметка страницы»; масштаб — 85 %.

3. Задайте все поля страницы по 2,5 см.

4. Перед началом набора текста установите размер шрифта — 12 пт.; вид — курсив и гарнитуру шрифта — Times New Roman Cyr.

5. Командами Формат/Абзац задайте следующие параметры: межстрочный интервал — множитель 1,2; выравнивание — по ширине.

6. Командами Сервис/Язык/Расстановка переносов установите автоматическую расстановку переносов.

7. Наберите образец текста. Образец содержит один абзац тек­ста, рисунок в виде схемы и маркированный список.

Краткая справка. Для создания схемы воспользуйтесь воз­можностями панели Рисование (Вид/Панели инструментов/Рисова­ние). После создания схемы проведите группировку для того, что­бы вся схема воспринималась как единый графический объект. Для этого выделите всю схему при помощи кнопки Выбор объекта па­нели Рисование, нажмите на кнопку Действия и выберите команду Группировать.

Для создания списка используйте команду Формат/Список/ Маркированный.

Образец задания

Информационное письмо

Методология планирования материальных ресурсов производ­ства (MRP) обеспечивает ситуацию, когда каждый элемент про­изводства, каждая комплектующая деталь находится в нужное время в нужном количестве (рис. 4.1).

На основании входных данных MRP-система выполняет следу­ющие операции:

• определяется количество конечных данных изделий для каж­дого периода времени планирования;

• к составу конечных изделий добавляются запасные части;

• определяется общая потребность в материальных ресурсах в соответствии с ведомостью материалов и составом изделия;

• общая потребность материалов корректируется с учетом со­стояния запасов для каждого периода времени планирования;

• осуществляется формирование заказов на пополнение запасов с учетом необходимого времени опережения.

8. Проверьте введенный текст с точки зрения грамматики ко­мандой Сервис/Правописание. Исправьте все найденные ошибки. Сохраните документ.

Задание 4.2. Приемы работы с многостраничным текстовым документом.

Порядок работы

1. Скопируйте документ, созданный в Задании 4.1, четыре раза, пользуясь пунктами меню Правка/Копировать и Правка/Вставить или соответствующими кнопками на панели инструментов, а так­же горячими клавишами.

Выполните принудительное разделение на страницы после каж­дого информационного письма клавишами [Ctrl]-[Enter]. В резуль­тате этих действий каждое информационное письмо будет распо­лагаться на новой странице.

Задайте нумерацию страниц (вверху страниц, справа) коман­дой Вставка/Номера страниц (рис. 4.2).

2. Отформатируйте первый абзац текста каждого информацион­ного письма командами Формат/Абзац следующим образом:

• 1-е письмо: шрифт Times New Roman Cyr, 12, с красной стро­кой (отступом); выравнивание — по ширине;

• 2-е письмо." шрифт Arial Cyr, 14, с висячей строкой (высту­пом); выравнивание — по левой границе; абзацные отступы — по 2 см слева и справа;

• 3-е письмо: шрифт Times New Roman Суг, 10, первая строка абзаца без отступа и выступа; выравнивание — по ширине;

• 4-е письмо: фрагмент отформатировать, как во втором пись­ме, пользуясь режимом Формат по образцу, который вызывается кнопкой на панели инструментов (метелкой);

• 5-е письмо: первый абзац от­форматировать, как в третьем пись­ме, пользуясь режимом Формат по образцу.

3. Задайте стиль заголовков на каждой странице, используя шаб­лоны стилей. Для этого выделите за­головок и командой Формат/Стиль задайте стиль «Заголовок 2» (рис. 4.3).

4. Создайте оглавление докумен­та. Установите курсор в самое нача­ло документа, выполните команду Вставка/ Оглавление и указатели/ОК (рис. 4.4), при этом будет создано оглавление документа. Используя оглавление, перейдите на третью страницу документа.

5. После первого письма помес­тите закладку (Вставка/Закладка) с именем «Письмо1» (рис. 4.5). При установке закладки проследите за положением курсора на стра­нице, так как позже будет произведен возврат в место закладки из другой части документа.

После набора имени закладки зафиксируйте ее кнопкой Доба­вить.

Внимание! Имя закладки не должно содержать пробелы.

6. Установите курсор в конце третьего письма. Далее поставь­те обычную сноску внизу документа с текстом «Третье письмо» (рис. 4.6).

7. Вставьте в конце каждого письма свою фамилию, имя и отче­ство, пользуясь командами Сервис/Автозамена. Предварительно вы­полните следующие действия:

• командой Сервис/Автозамена активизируйте диалоговое окно Ав­тозамена (рис. 4.7);

• в поле Заменить введите сим­вол наклонной черты — «\»;

• в поле На наберите полностью свою ФИО;

• нажмите кнопки Добавить, ОК. Этими действиями вы подвяза­ли к символу «\» свою фамилию, имя и отчество.

Перейдите к первому абзацу с помощью закладки через команды Правка/ Перейти/ Закладка/ Пись­мо 1.

Введите с клавиатуры символ «\» — появятся ваши ФИО. Да­лее не забудьте поставить ФИО после каждого письма.

8. Пользуясь командой Формат/Регистр (рис. 4.8), переформати­руйте текст первого абзаца каждого письма следующим образом:

письмо 1 — «Все прописные»; письмо 2 — «Все строчные»; письмо 3 — «Начинать с прописных»; письмо 4 — «Изменить регистр»; письмо 5 — «Как в предложениях».

9. Сохраните созданный документ с типом файла «Web-страни­ца» в вашей папке. Закройте документ и вновь откройте его. Обра­тите внимание, что документ открывается в обозревателе Internet Explorer.

Задание 4.3. Оформить схемы по образцу.

Лабораторная работа №5

Прикладное программное обеспечение: Оформление формул редактором ms equation

Задание: Изучение информационной технологии создания документов, содержащих формулы.

Методика выполнения задания

1. Запустите программу Microsoft Word.

2. С помощью команд Вид/Колонтитулы создайте верхний ко­лонтитул следующего содержания: «Формулы для финансово-экономических расчетов» (шрифт 12, Times New Roman Суг, по­лужирный, курсив).

3. Загрузите редактор формул командами Вставка/Объект/ Microsoft Equation.

На экран выводится панель Equation Editor (Редактор формул) (рис. 5.1).

Краткая справка. На верхней панели (математических сим­волов) расположены кнопки для вставки в формулу более 150 математических символов, большая часть которых недоступна в стандартном шрифте Symbol. Для вставки символов в формулу нажмите кнопку в верхнем ряду панели инструментов, а затем выберите определенный символ из палитры, появляющейся над кнопкой.

На нижней панели (шаблонов) расположены кнопки, пред­назначенные для вставки шаблонов или структур, включающих символы типа дробей, радикалов, сумм, интегралов, произведе­ний, матриц и различных скобок или соответствующих пар симво­лов типа круглых и квадратных скобок. Во многих шаблонах содер­жатся специальные места, в которые можно вводить текст и встав­лять символы. В редакторе формул содержится около 120 шабло­нов, сгруппированных в палитры. Шаблоны можно вкладывать один в другой для построения многоступенчатых формул.

Назначение нижних и верхних кнопок панели «Редактора формул»

(согласно нумерации кнопок панели на рис. 5.1)

1 — вставка символов отношений;

2 — вставка пробелов и многоточий;

3 — надсимвольные элементы, позволяющие добавлять к мате­матическим переменным примы, крышки, черту или точку;

4 — вставка операторов;

5 — вставка стрелок;

6 — вставка логических символов;

7 — вставка символов теории множеств;

8 — вставка разных символов (символы дифференциального ис­числения, символы градуса, угла, перпендикуляра и др.);

9 — вставка строчных букв греческого алфавита;

10 — вставка прописных букв греческого алфавита;

11 — вставка шаблонов разделителей:

12 — вставка шаблонов дробей и радикалов:

13 — создание верхних и нижних индексов:

14 — создание сумм:

15 — вставка интегралов:

16 — создание математических выражений с чертой сверху и снизу:

17 — создание стрелок с текстом:

18 — вставка произведений и шаблонов теории множеств;

19 — вставка шаблонов матриц. Шаблоны этой палитры позво­ляют создавать векторные столбцы, определители, матрицы и дру­гие макеты типа таблиц:

• кнопка 13, положение 12 (для ввода левой части формулы);

• знак «равно» и символ «х» ввести с клавиатуры;

• кнопка 14, положение 5 (знак суммы);

• кнопка 13, положение 2 (ввод нижних индексов);

• ввести символ «*» с клавиатуры (или кнопка 4, положение 5);

• кнопка 13, положение 2 (ввод нижних индексов).

6. Создайте формулу для вычисления суммы платежей:

7. Вставьте первую созданную формулу в колонтитул путем ко­пирования формулы.

8. Сохраните созданный файл в папке группы.

Задание 5.1. Используя Мастер формул, набрать формулы по образцам:

Задание 5.2. Набрать формулы по образцу, используя символы (Вставка/Символ) (рис. 5.2) и преобразователи в верхний/ниж­ний индексы.

Краткая справка. Для настройки панели инструментов вво­да верхних и нижних индексов (х₂ и х²) необходимо вызвать ко­манду Сервис/Настройка/Команды/Формат. Преобразователи в

верхний/нижний индексы, представленные иконками х₂ и х², пе­ретащите левой кнопкой мыши на панель инструментов Word, после чего закройте меню Настройка.

Задание 5.3. Набрать текст и формулы по образцу.

Образец задания

Коэффициент корреляции Пирсона используется как мера ли­нейной зависимости между множеством зависимых переменных у и множеством независимых переменных х. Значение коэффициен­та заключено в пределах от -1 до +1 и определяется по следующей формуле:

Лабораторная работа №6

Прикладное программное обеспечение: Организационные диаграммы в документе Ms Word

Задание 6.1. Создать текстовый документ с вставкой организа­ционной диаграммы по образцу.

Цвет поля — голубой; цвет оргдиаграммы — желтый. Стиль рамок подобрать самостоятельно.

Образец задания

Управление финансами фирмы

В управлении финансовой деятельностью предприятия важную роль играют финансовые менеджеры. Это высококвалифицирован­ные специалисты, обладающие знаниями в области финансов и бухгалтерского учета, кредита и денежного обращения, ценообра­зования, налогового законодательства и техники банковской и биржевой деятельностей.

Финансовому менеджеру подчинены два функциональных ме­неджера — контролер и казначей. Четкого разграничения в работе контролера и казначея не существует, их должностные обязаннос­ти в разных компаниях различаются в зависимости от политики, проводимой ими, и персональных качеств.

Методика выполнения задания

1. Запустите текстовый редактор Microsoft Word.

2. Установите параметры абзаца:

красная строка, интервал — 1,5 (Формат/Абзац).

3. Введите текстовую часть документа.

4. Запустите программу MS Orqanization Chat, выполнив коман­ду Вставка/Объект/MS Organization Chat.

В появившемся окне редактирования в верхней ячейке выдели­те слово «Имя» и замените его на необходимое значение («Прези­дент компании»).

Аналогично замените текст «Должность».

Внимание! Текст в скобках в виде галочек (О) в документе не показывается.

Для добавления нового элемента нажмите мышкой на панели инструментов соответствующую кнопку и укажите мышкой на ячей­ку, к которой вы хотите добавить новую ячейку (рис. 6.1).

Для изменения вида оргдиаграммы или ее части следует выпол­нить следующие действия:

• выделить мышкой область, в которой надо изменить стиль;

• выбрать в меню MS Orqanization Chat команду Стиль и нажать мышкой на необходимой группе (рис. 6.2).

По окончании создания и форматирования оргдиаграммы вы­полните команды Файл/Обновить документ, а затем Файл/Закрыть и вернуться в документ.

Задание 6.3. Создать оргдиаграмму по образцу.

Лабораторная работа №7

Прикладное программное обеспечение: Комплексное использование возможностей MS Word для создания документов

Цель занятия. Закрепление и проверка навыков создания комп­лексных текстовых документов.

Тема: КОМПЛЕКСНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ MS WORD ДЛЯ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Порядок работы

Применяя все известные вам приемы создания и форматирова­ния текстовых документов, выполните задания по образцу, стара­ясь создать по внешнему виду документ как можно ближе к ориги­налу задания.

Задание 7.1. Создать схему, отражающую процесс аудита в уп­рощенном варианте.

Задание 7.2. Создать оргдиаграмму с использованием MS Orqanization Chat.

Задание 7.3. Создать документ, отражающий оформительские возможности редактора MS Word.

Задание 7.4. Оформить рекламно-информационное письмо.

Краткая справка. Логотип фирменного знака создать в графическом редакторе Paint и скопировать в текстовый доку­мент.

Задание 7.5. Создайте меню студенческого кафе по образцу.

Задание 7.6. Создать рекламный проспект по образцу.

Лабораторная работа № 8

Прикладное программное обеспечение: Организация расчетов в табличном процессоре MS Excel

Цель занятия. Изучение информационной технологии исполь­зования встроенных вычислительных функций Excel для финансо­вого анализа.

Задание 8.1. Создать таблицу финансовой сводки за неделю, произвести расчеты, построить диаграмму изменения финансово­го результата, произвести фильтрацию данных.

Исходные данные представлены на рис. 8.1, результаты рабо­ты — на рис. 8.7, 8.9 и 8.12.

Порядок работы

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и со­здайте новую электронную книгу (при стандартной установке MS Office выполните Пуск/Программы/Microsoft Excel)-

2. Введите заголовок таблицы «Финансовая сводка за неделю (тыс. р.)», начиная с ячейки А1.

3. Для оформления шапки таблицы выделите ячейки на тре­тьей строке A3:D3 и создайте стиль для оформления. Для этого выполните команду Формат/Стиль и в открывшемся окне Стиль (рис. 8.2) наберите имя стиля «Шапка таблиц» и нажмите кнопку Изменить. В открывшемся окне на вкладке Выравнивание задайте Переносить по словам и выберите горизонтальное и вертикальное выравнивание — по центру (рис. 8.3), на вкладке Число укажите формат — Текстовый. После этого нажмите кнопку Добавить.

4. На третьей строке введите названия колонок таблицы — «Дни недели», «Доход», «Расход», «Финансовый результат», далее запол­ните таблицу исходными данными согласно Заданию 8.1.

Краткая справка. Для ввода дней недели наберите «Поне­дельник» и произведите автокопирование до «Воскресенья» (ле­вой кнопкой мыши за маркер автозаполнения в правом нижнем углу ячейки).

5. Произведите расчеты в графе «Финансовый результат» по сле­дующей формуле:

Финансовый результат = Доход - Расход,

для этого в ячейке D4 наберите формулу = В4-С4.

Краткая справка. Введите расчетную формулу только для расчета по строке «Понедельник», далее произведите автокопиро­вание формулы (так как в графе «Расход» нет незаполненных дан­ными ячеек, можно производить автокопирование двойным щел­чком мыши по маркеру автозаполнения в правом нижнем углу ячейки).

6. Для ячеек с результатом расчетов задайте формат — «Де­нежный» с выделением отрицательных чисел красным цветом (рис. 8.4) (Формат/Ячейки/вкладка Число/формат — Денежный/от­рицательные числа — красные. Число десятичных знаков задайте равное 2).

Обратите внимание, как изменился цвет отрицательных значе­ний финансового результата на красный.

7. Рассчитайте средние значения Дохода и Расхода, пользуясь мастером функций (кнопка f_x). Функция «Среднее значение» (СРЗНАЧ) находится в разделе «Статистические». Для расчета фун­кции СРЗНАЧ дохода установите курсор в соответствующей ячей­ке для расчета среднего значения (В II), запустите мастер функ­ций (Вставка/Функция/категория — Статистические/СРЗНАЧ) (рис. 8.5). В качестве первого числа выделите группу ячеек с данны­ми для расчета среднего значения — В4:В10.

Аналогично рассчитайте «Среднее значение» расхода.

8. В ячейке D13 выполните расчет общего финансового результа­та (сумма по столбцу «Финансовый результат»). Для выполнения автосуммы удобно пользоваться кнопкой Автосуммирования (Z) на панели инструментов или функцией СУММ (рис. 8.6). В качестве первого числа выделите группу ячеек с данными для расчета сум­мы - D4:D10.

9. Проведите форматирование заголовка таблицы. Для этого вы­делите интервал ячеек от А1 до D1, объедините их кнопкой пане­ли инструментов Объединить и поместить в центре или командой меню Формат/ Ячейки/вклаака Выравнивание/отображение — Объе­динение ячеек). Задайте начертание шрифта — полужирное; цвет — по вашему усмотрению.

Конечный вид таблицы приведен на рис. 8.7.

10. Постройте диаграмму (линейчатого типа) изменения фи­нансовых результатов по дням недели с использованием мастера диаграмм.

Для этого выделите интервал ячеек с данными финансового результата и выберите команду Вставка/Диаграмма. На первом шаге работы с мастером диаграмм выберите тип диаграммы — линейча­тая; на втором шаге на вкладке Ряд в окошке Подписи оси Л^-укажи­те интервал ячеек с днями недели — А4:А10 (рис. 8.8).

Далее введите название диаграммы и подписи осей; дальней­шие шаги построения диаграммы осуществляются автоматичес­ки по подсказкам мастера. Конечный вид диаграммы приведен на рис. 8.9.

11. Произведите фильтрацию значений дохода, превышающих 4000 р.

Краткая справка. В режиме фильтра в таблице видны толь­ко те данные, которые удовлетворяют некоторому критерию, при

этом остальные строки скрыты. В этом режиме все операции фор­матирования, копирования, автозаполнения, автосуммирования и т.д. применяются только к видимым ячейкам листа.

Для установления режима фильтра установите курсор внутри таблицы и воспользуйтесь командой Данные/'Фильтр/Автофильтр. В заголовках полей появятся стрелки выпадающих списков. Щелк­ните по стрелке в заголовке поля, на которое будет наложено условие (в столбце «Доход»), и вы увидите список всех неповторяющихся значений этого поля. Выбе­рите команду для фильтрации — Условие (рис. 8.10).

В открывшемся окне Пользовательский авто­фильтр задайте условие «Больше 4000» (рис. 8.11).

Произойдет отбор данных по заданному усло­вию.

Проследите, как изменились вид таблицы (рис. 8.12) и построенная диаграмма.

Рис. 8.10. Выбор условия фильтрации

12. Сохраните созданную электронную книгу в своей папке.

Задание 8.2. Заполнить таблицу, произвести расчеты, выделить минимальную и максимальную суммы покупки (рис. 8.13); по ре­зультатам расчета построить круговую диаграмму суммы продаж.

Используйте созданный стиль {Формат/Стиль/Шапка таблиц). Формулы для расчета:

Сумма = Цена х Количество;

Всего = сумма значений колонки «Сумма».

Краткая справка. Для выделения максимального/мини­мального значений установите курсор в ячейке расчета, выберите встроенную функцию Excel МАКС (МИН) из категории «Статис­тические», в качестве первого числа выделите диапазон ячеек зна­чений столбца «Сумма» (ячейки ЕЗ:Е10).

Задание 8.3. Заполнить ведомость учета брака, произвести рас­четы, выделить минимальную, максимальную и среднюю сум­мы брака, а также средний процент брака; произвести фильтра­цию данных по условию процента брака < 8 %, построить график отфильтрованных значений изменения суммы брака по месяцам (рис. 8.14).

Формула для расчета:

Сумма брака = Процент брака х Сумма зарплаты.

Краткая справка. В колонке «Процентбрака» установите процентный формат чисел (Формат/Ячейки/ъкладка Число/фор­мат — Процентный).

Дата добавления: 2014-12-08