Питання для обговорення. 1. Сутність, види та основні завдання контролю

ПЛАН

1. Сутність, види та основні завдання контролю

2. Процес контролю та його зміст

3. Шляхи підвищення ефективності контролю

1. СУТНІСТЬ ТА ОСНОВНІ ВИДИ КОНТРОЛЮ

Контроль - одна з функцій управління, без якої не можуть бути повною мірою реалізовані всі інші функції.

За допомогою контролю забезпечується правильна оцінка реаль­ної ситуації і створюються передумови нормальної діяльності органі­зації. Контроль виступає одним із головних інструментів опрацюван­ня політики і прийняття рішень, які забезпечують ефективне фун­кціонування організації і досягнення нею намічених цілей як у дов­гостроковій перспективі, так і в питаннях оперативного керівництва.

Слово «контроль», як і слово «влада», породжує насамперед не­гативні емоції. Для багатьох людей контроль означає обмеження, примушення, відсутність самостійності - словом все те, що прямо протилежне нашим уявленням про свободу особи. Саме через це контроль належить до функцій управління, сутність яких трактуєть­ся неправильно.

Контроль забезпечує досягнення організацією своїх цілей. Цей процес складається з установлення стандартів, вимірів фактично досягнутих результатів і проведення коригувань у тому випадку, якщо досягнуті результати істотно відрізняються від установлених стандартів.

Керівники розпочинають здійснювати функцію контролю з того самого моменту, коли організація сформулювала місію, цілі та завдан­ня для їх досягнення. Контроль є невід'ємним елементом самої суті будь-якої організації, бо ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати у відриві від контролю.

Основним завданням контролю у підприємствах є процес забез­печення досягнення цілей і місії організації. Необхідність контро­лю як функції менеджменту визначають такі фактори:

· небезпека виникнення кризових ситуацій. Помилки і пробле­ми, які виникають усередині організації, переплітаються, якщо їх своєчасно не виправити з помилками в оцінці май­бутніх умов навколишнього середовища і поведінки людей.

· доцільність підтримки успіху організації. Порівнявши реаль­но досягнуті результати з запланованими, керівництво орга­нізації отримує можливість визначити, де організація досяг­ла успіху, а де потерпіла невдачу.

Визначаючи успіхи і невдачі організації та їх причини, керівниц­тво має можливість досить швидко адаптувати організацію до ди­намічних вимог зовнішнього середовища і забезпечити найбільш високі темпи просування її до намічених цілей.

Необхідність контролю також викликана жорстокою боротьбою за ринки збуту товарів, тиском з боку конкурентів тощо.

Об'єктами контролю є відповідні працівники, а здійснюють кон­троль їх безпосередні керівники.

Метою контролю, згідно з Месконом, Альбертом та Хедоурі, є сприяння тому, щоб фактичні результати найбільше відповідали очікуваним, а тому види контролю відрізняються за часом його здійснення в процесі управління організацією.

Як важливу категорію менеджменту контроль класифікують за різними ознаками.

1. 3а змістом: фінансовий, виробничий, маркетинговий та ін.

· Фінансовий контроль постає як система спостережень, перевірок, досліджень ефективності функціонування та розвитку фінансових ресурсів. Він зорієнтований на фінансову сферу підприємств, фінансові системи інших суб'єктів управлінських рішень, правильність і своєчасність виявлення відхилень, визначення необхідності у корективах тощо.

· Виробничий контроль полягає в порівнянні показників виробничого планування із фактичними даними, а також в аналізуванні відхилень. Основними критеріями при цьому є строки виготовлення, якість продукції, ефективність використання виробничих потужностей, аналіз витрат виробництва. За періодичністю виробничий контроль буває регулярним та разовим, зосередженим на внутрішніх і зовнішніх операціях підприємств.

· Контроль маркетинговий - це комплекс дій та заходів, пов'язаних із перевіркою рівня реалізації маркетингової концепції підприємства. Основними критеріями при цьому с ефективність рекламної кампанії, рівень конкурентоспроможності продукції, якість післяпродажного обслуговування споживачів, рівень витрат на збут і просування товару тощо.

2. За етапами виробничо-господарської діяльності: попередній,

поточний та завершальний.

· Попередній контроль здійснюють на вході в систему організації на основі встановлених правил, процедур, норм поведінки тощо. Цей вид контролю використовують щодо людських (трудових), матеріальних, фінансових, інформаційних, енергетичних та інших ресурсів.

· Поточний контроль реалізується в процесі виробничо-господарської діяльності. Його характеризують такі особливості: управлінська необхідність; наявність мети, спрямованість на конкретні робочі місця; використання зовнішніх ресурсів для внутрішнього споживання організації; націленість на всі види діяльності організації.

· Завершальний контроль здійснюють на виході із системи організації. Він необхідний для виявлення рівня досягнутих результатів в організації, забезпечення мотивації (наприклад, при оплаті праці, преміюванні тощо).

Для підвищення ефективності кожного із видів контролю доцільно їх реалізовувати стосовно конкретних видів ресурсів.

3. За рівнем централізації контролю: централізований та децентралізований.

· Централізований контроль постає як цілеспрямована діяльність спеціалізованих контрольних служб, заснована на використанні суворих правил, інструкцій, жорстких нормативів. Його особливістю є послідовний, спрямований на суб'єкт вплив «зверху до низу»; здебільшого йому властива закритість інформації.

· Децентралізований контроль ґрунтується на соціальних нормах, цінностях, традиціях, корпоративній культурі. Значною мірою він зорієнтований на самоконтроль та внутрігруповий контроль, що здійснюються на засадах соціальної взаємодії. Йому властива прозорість інформації про цілі, засоби, терміни проведення контролю. He менш важливою його особливістю є і забезпечення двостороннього впливу.

2. ПРОЦЕС КОНТРОЛЮ ТА ЙОГО ЗМІСТ

Процес контролю включає три етапи:

· розробку стандартів і критеріїв

· зіставлення їх з реальними результатами дальності органі­зації

· здійснення необхідних коригувальних дій

На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів. Етапи процесу контролю наведені на рис.9.1.

III

II

I

Рис.9.1. Етапи процесу контролю

Стандарти розробляють на основі цілей організації, сформуль­ованих у процесі стратегічного планування. Вони характеризують­ся існуванням часового періоду, протягом якого має бути викона­на робота, і конкретного критерію (показника), відносно якого можна оцінити стан виконання роботи.

Подібні показники дають змогу керівництву зіставити реально виконану роботу із запланованою і дати відповідь на питання, що слід зробити, щоб досягти запланованих цілей, і що залишилося невиконаним.

· Другий етап процесу контролю полягає в порівнюванні фактично досягнутих результатів із встановленими стандартами. На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають встановленим стандартам, а також, наскільки прийнятні або відносно безпечні виявлені відхилення від стандартів.

Невеликі (припустимі) відхилення суттєво не впливають на діяльність підприємства. Тому менеджер має визначити неприпус­тимі відхилення від стандартів.

· Третій етап процесу контролю передбачає ситуацію, коли менед­жер повинен вибрати одну з трьох ліній поведінки - нічого не роз­починати, усунути відхилення, переглянути стандарт.

Якщо порівняння фактичних результатів зі стандартами свідчить про те, що встановлені цілі досягаються або фактичні па­раметри функціонування системи не перевищують припустимих відхилень, ніяких заходів не вживають.

Якщо відхилення перевищують припустимі, їх потрібно усуну­ти. У випадках, коли відхилення пов'язані з нереалістичністю цілей і стандартів, останні підлягають перегляду.

Рекомендації щодо поведінки для проведення ефективного кон­тролю:

• встановлюйте двостороннє спілкування. Люди повинні зна­ти, що стандарти, які використовуються для оцінювання їхньої діяльності, дійсно достатньо повно і об'єктивно відображають їх роботу. Якщо в підлеглого виникають якісь проблеми із системою контролю, то в нього повинна бути можливість відкрито обговори­ти їх, не боячись, що керівництво ображатиметься на це.

• уникайте надмірного контролю. Керівництво не повинне пе­ревантажувати своїх підлеглих численними формами контролю, оскільки вони будуть поглинати всю їхню увагу.

• встановлюйте жорсткі, але такі, яких можна досягти, стан­дарти. Чіткий і ясний стандарт створює мотивацію вже тим, що точно говорить працівникам, чого чекає від них організація, але ці цілі повинні бути реальними.

• винагороджуйте за досягнення стандарту. Це буде мотивува­ти співробітників на повну самовіддачу на користь організації.

3. ШЛЯХИ ПІДВИЩЕННЯ ЕФЕКТИВНОСТІ КОНТРОЛЮ

Здійснюючи контроль, менеджери повинні пам'ятати, що бага­то працівників сприймають цю функцію негативно, оскільки побо­юються критики та стягнень за виявлені помилки в їх діяльності. Тому слід знати про те, що під впливом контролю можливі такі види поведінки людей:

· поведінка, при якій люди будуть найліпше працювати над тим, що потрапляє під контроль, тобто є його предметом;

· поведінка, яка може сприяти передачі працівниками неправ­дивої або неточної інформації;

· поведінка, спрямована на приховування необхідної для кон­тролю інформації тощо.

Розробляючи процедури контролю, менеджери повинні враховувати поведінку персоналу організації.

Контроль як інструмент управління має стимулювати продук­тивність праці, розвиток персоналу організації та об'єднання його для подолання недоліків на шляху досягнення поставленої мети.

Для того щоб контроль міг якісно виконувати своє завдання, тобто забезпечити досягнення цілей організації, він повинен:

· відображати пріоритети організації відповідно до стратегіч­ної спрямованості її діяльності.

Контроль має відбивати стратегічні цілі організації;

· орієнтуватися на досягнення конкретних кінцевих результатів.

Кінцева мета контролю полягає не в тому, щоб зібрати інформацію, визначити стандарти і виявити проблеми, а в тому, щоб допомагати працівникам розв'язати завдання, які стоять перед організацією. У підсумку контроль можна назвати ефективним тільки тоді, коли організація фактично досягає запланованих цілей і в змозі сформу­лювати нові цілі, які забезпечать її виживання в майбутньому;

· відповідати тому виду діяльності, яка є основною для органі­зації.

Контроль має об'єктивно оцінювати те, що дійсно важливе. Так, на підприємствах контроль прибутку більш важливий, ніж контроль обсягу реалізації, оскільки товарообіг може збільшувати­ся і при низькій ефективності діяльності внаслідок зростання цін на товари та послуги;

· забезпечувати своєчасність контролю.

Своєчасність контро­лю полягає не в частоті чи швидкості його проведення, а в опти­мальній періодичності;

· відзначатися простотою.

Прості методи контролю потребують менше зусиль і витрат, а головне - вони зрозумілі персоналу. Дуже складна система контролю неефективна, оскільки люди її не розу­міють і не підтримують;

· забезпечувати гнучкість застосування контрольних операцій. Контроль, як і плани, має бути досить гнучким і пристосовуватися до змін, які відбуваються в діяльності організації;

· бути економічним, тобто ґрунтуватися на порівнянні витрат на контроль з його дієвістю.

Для того щоб контроль міг використовувати своє справжнє зав­дання, бути ефективним, він повинен мати такі властивості:

· стратегічну спрямованість, тобто відображати загальні пріо­ритети організації і підтримувати їх.

· орієнтацію на результати. Кінцева мета контролю полягає в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, щоб вирішити завдання, що стоять перед організацією.

· відповідність справі, тобто об'єктивно вимірювати і оцінюва­ти те, що дійсно важливо.

· своєчасність контролю полягає не у високій швидкості або частоті проведення, а в часовому інтервалі між проведенням оці­нок, який адекватно відповідає явищу, що контролюється.

· гнучкість контролю та простота контролю. Надлишкова складність контролю веде до безпорядку.

· економічність контролю. Будь-який контроль, який коштує більше ніж він дає для досягнення цілей, не покращує контроль над ситуацією, а спрямовує роботу по неправильному шляху, що є ще одним синонімом втрати контролю.

Інформаційно-управляючі системи в плануванні і контролі (ІУС)

ІУС - це формальна система, яка поставляє керівникам інфор­мацію, необхідну їм для прийняття рішень. Ефективна ІУС прий­має до уваги відмінності між рівнями управління, сферами дії, а також зовнішніми обставинами і дає кожному керівникові інфор­мацію тільки того типу і якості, яка йому необхідна.

Основними етапами створення ІУС є аналіз системи прийнят­тя рішень, проектування системи оброблення інформації, а також створення системи управляючих впливів і її контроль.

Для підвищення ефективності, ІУС необхідно залучити кори­стувачів до процесу створення системи, проводити навчання кори­стувачів, концентрувати увагу лише на потрібній інформації, забез­печувати високі економічні показники роботи системи, утримувати необхідний штат технічних працівників для її обслуговування, про­водити тестування ІУС, а також модернізувати її у відповідності з виникаючими змінами.

Вітчизняний та зарубіжний досвід показує, що суттєвому підви­щенню ефективності контролю, особливо у великих організаціях, сприяє створення інформаційно-управлінської системи контролю. Така система повинна видавати інформацію про минуле, теперішнє і майбутнє. Вона ґрунтується на широкому використанні комп'ю­терної техніки та зорієнтована на користувача.

1. У чому полягає сутність і особливості контролювання?

2. Охарактеризуйте на конкретних прикладах функції та завдання контролю.

3. Розкрийте зміст чинників підвищення ефективності контролю.

4.Обґрунтуйте позитивні та негативні наслідки впливу контролювання на підконтрольних суб'єктів.

5. Обґрунтуйте класифікацію контролю за різними ознаками.

6.Аргументуйте застосування попереднього, поточного та завершального контролю в організації.

7. Порівняйте централізований та децентралізований види контролю.

8. Охарактеризуйте на конкретному прикладі етапи процесу контролювання.

9.Учомусутністьінформаційно-управлінськоїсистемиконтролю?

10. Наведіть характеристику системи контролювання виробничих процесів.

Змістовий модуль 3. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Тема 10. КЕРІВНИЦТВО ТА ЛІДЕРСТВО В ОРГАНІЗАЦІЇ

Дата добавления: 2014-12-08