Построение запросов и отчетов

Обрабатывать информацию, содержащуюся в таблицах БД, можно путем использования запросов или в процессе выполнения специально разработанной программы.

Запрос представляет собой вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкцию на отбор записей, подлежащих изменению. Запросы бывают следующих видов:

1. Запрос-выборка предназначен для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные. При выполнении запроса данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся на экран в определенном порядке.

2. Запрос-изменение предназначен для изменения или перемещения данных. К этому виду относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.

3. Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представ­ления их в компактном виде.

4. Запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора данных.

5. Запросы SQL – запросы, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL. Это запрос-объединение, запрос к серверу и управляющий запрос. Данный вид запросов позволяет использовать Microsoft Access в локальных вычислительных сетях.

Для подготовки запроса необходимо определить:

· поля, по которым будет проводиться поиск;

· искомое значение;

· поля, выводимые в результате выполнения запроса.

Для указания условий отбора данных и для создания вычисляемых полей в запросах используются выражения. Выражения представляют собой формулы, по которым вычисляются необхо­димые значения. Различаются арифметические и логические выражения.

Выражения могут состоять из следующих элементов:

· литералов;

· операторов;

· констант;

· идентификаторов;

· функций.

Литерал – это точное значение, которое Microsoft Access использует именно в том виде, как оно вводится. При записи литерала используются специальные символы - ограничители, которые указывают на тип данных литерала.

Если литерал – число, то он вводится без ограничителей, например, 2344,5. Текстовый литерал должен иметь в качестве ограничителя знак кавычки " или апострофа ', например, "Петров" или 'Петров'.

В литералах типа дата используется ограничитель #,например, #25/04/99#.

В случае литерала типа поле или элемента управления вводятся ограничители [], например, [Адрес].

Оператор указывает действие, которое должно быть выполнено с элементами выражения. Выделяются следующие группы операторов:

· арифметические: *, +, -, /, ^;

· соединение текста &, например, =[Адрес]&" "&[Телефон];

· сравнения: <, >, <=, >=, =, <>;

· логические: And (И), Not (Нет), Оr (Или);

· операторы SQL.

Константа – это неизменяемая величина. Наиболее часто используются константы Null (т.е. поле, не содержащее значений или символов), Истина, Ложь.

Идентификатор – это элемент, вводимый в выражение для резервирования места под некоторое значение. На основе использования идентификаторов можно создавать выражения, которые исполь­зуют информацию, хранящуюся в таблицах, формах, отчетах. Идентификаторы обычно заключаются в квадратные скобки [ ]. Например, [Имя] относится к значению поля "Имя".

Функция –используется для выполнения какой-либо операции, например, выполнение расчета. Аргументы функции должны заключаться в круглые скобки (). Примерами функций, используе­мых при построении выражений в запросах, могут служить: Avg() – среднее арифметическое значений, Count() – количество записей, Sum() – сумма всех записей и т.д.

Для просмотра данных, хранящихся в БД, можно использовать стандартную форму в виде таблицы, которая используется для ввода данных. Однако этот вариант не удобен при проведении анализа данных. Поэтому для этих целей используются специальные отчеты. При построении отчета пользователь имеет возможность:

· включить в отчет выборочную информацию из БД;

· добавлять информацию, не содержащуюся в БД;

· выводить итоговые данные;

· располагать выводимую информацию в удобном виде;

· включать в отчет информацию из нескольких связанных таблиц БД.

Вопросы для самоконтроля

1. Что такое «база данных»?

2. Что называется системой управления базами данных?

3. Приведите классификацию баз данных по технологии обработки и по способу доступа к данным.

4. В каком случае удобно использовать архитектуру файл-сервер при работе с базами данных?

5. Какие преимущества обеспечивает архитектура клиент-сервер при работе с базами данных?

6. Что такое «модель данных»? Назовите известные вам модели данных.

7. В чем заключается сущность иерархической базы данных?

8. Чем отличается сетевая база данных от иерархической?

9. В чем заключается сущность реляционной базы данных?

10. Чем отличаются СУБД общего назначения от специализированных? Приведите примеры СУБД для каждого класса.

11. В чем заключается свойство обеспечения целостности данных в БД?

12. В чем заключается свойство обеспечения безопасности данных в БД?

13. Укажите основные функции СУБД Microsoft Access.

14. Какие типы данных могут использоваться в СУБД Microsoft Access?

15. Для чего служат запросы? Какие виды запросов вы знаете?

16. Для чего используются выражения в запросах?

17. Из каких элементов могут состоять запросы в СУБД Microsoft Access?

18. Для чего служат отчеты в Microsoft Access?

Дата добавления: 2014-12-10