Організація бухгалтерського обліку. у тексті і числових даних документів не допускаються підчистки та необумовлені виправлення

D

D

у тексті і числових даних документів не допускаються підчистки та необумовлені виправлення. Помилки у первинних документах, облікових регістрах і звітах, що створені ручним способом, виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або числа закреслюють і зверху надписують правильний текст або числа. Закреслюють одною рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилки повинно бути обумовлене написом "виправлено" і підтверджено підписами осіб, які підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення. Виправлення не допускаються у документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами

Підписання первинних документів

Рис. 7.2. Правила оформлення документів

Чинним законодавством чітко встановлено вимоги щодо підписання документації підприємства. Важливість підпису документу передусім полягає у тому, що саме підпис, окрім 199

інших обов'язкових реквізитів, відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", є підтвердженням дійсності складеного документу. Відповідно до законодавства первинні документи повинні підписуватися особами, відповідальними за здійснення господарської операції і правильність її оформлення.

Підпис на документі свідчить про те, що особа, яка склала та підписала цей документ, підтверджує його зміст і несе відповідальність за достовірність наведених у ньому даних. Відсутність підпису відповідальної особи на будь-якому з первинних документів тягне за собою неможливість його відображення в бухгалтерському обліку. Разом з тим, наявність печатки не впливає на дійсність документу, оскільки за законодавством відбиток печатки не є обов'язковим реквізитом.

Досвід практика

У практиці господарювання трапляються ситуації, коли в документі, наприклад,
договорі, присутній лише відбиток печатки без підпису. Доволі цікаво, що в ході
вирішення судових суперечок такі документи судовими органами визнаються дійсними.
Не зважаючи на це, у будь-якому випадку необхідно вимагати від контрагента
підписання документів і налагодити контроль за дотриманням вимог щодо оформлення
документів.________________________________________________________________________

Для забезпечення контролю та відповідальності за правильність оформлення і виконання документів керівником підприємства затверджується перелік посадових осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення операції, пов'язаних із витрачанням грошових коштів і відпуском товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних та інших активів. Кількість таких осіб повинна бути обмеженою.

Право підпису документів від імені юридичної особи, наприклад, договорів, може надаватися шляхом видачі доручення на підписання документів, оформленого відповідно до вимог законодавства.

Окрім підтвердження здійснення господарської операції і правильності її оформлення, підпис відповідної посадової особи також може бути розпорядженням на здійснення господарських операцій.

Грошові та розрахункові документи, документи щодо фінансових і кредитних зобов'язань підписуються керівником і головним бухгалтером або вповноваженими особами. Вказані документи без підпису головного бухгалтера або вповноважених осіб вважаються недійсними та не повинні прийматися до виконання працівниками бухгалтерської служби підприємства.

Тема 7. Організація діловодства та документування господарських операцій

Письмове розпорядження на оплату керівник надає у вигляді вказівки "Бухгалтерській службі оплатити" на рахунку-фактурі та ставить дату й підпис. Рахунок-фактура з вказівкою керівника на оплату підшивається до відповідних виписок банку та платіжного доручення.

Письмові розпорядження на оплату рахунків і здійснення інших грошових операцій можуть надаватися керівником підприємства головному бухгалтеру й іншими способами. Форма таких письмових вказівок обумовлюється в Положенні про бухгалтерську службу.

Головний бухгалтер приймає для виконання вказівки керівника у письмовій формі лише у тому випадку, якщо йому надано складені з дотриманням усіх вимог документи, необхідні для здійснення операції.

З прийняттям Цивільного Кодексу України з'явилися нові можливості для підписання документів, зокрема, за допомогою факсиміле як аналога ■власноручного підпису.

Факсиміле - це печатка, за допомогою якої відтворюється підпис уповноваженої особи, тобто його копія.

Відповідно до законодавства виготовлення факсиміле відбувається за клопотанням, підписаним керівником підприємства. Отримання дозволу органів внутрішніх справ для виготовлення факсиміле не потрібне.

Для уникнення зловживань внаслідок використання факсимільного підпису законодавством передбачено, що використання факсиміле допускається лише у випадках, встановлених законодавством, іншими актами цивільного законодавства або за письмовою згодою сторін, в якій мають міститися зразки відповідного аналога власноручних підписів представників сторін.

На підприємстві варто розробити документи щодо порядку використання факсиміле. Порядок використання факсиміле можливо встановити в інструкції, де зазначити, яка особа має право на підписання документів за допомогою факсиміле, визначити, які документи можна підписувати за допомогою факсиміле, порядок його зберігання. Варто також передбачити особу, відповідальну за використання і зберігання факсиміле. Усіх осіб, які будуть мати справу з факсиміле, необхідно ознайомити з інструкцією під розписку. Також бажано встановити обов'язок особи, яка проставила підпис за допомогою факсиміле, поставити в документі і свій підпис, що буде доказом того, хто використав факсиміле.

9^і 201

Дата добавления: 2014-11-29