Досвід практика. Організація бухгалтерського обліку

Організація бухгалтерського обліку

Особливим є порядок застосування факсимільного підпису для укладання господарських договорів. Правомірне використання факсиміле для підписання господарського договору передбачає наявність згоди обох сторін. Форми вираження такої згоди законодавством не встановлено, тому сторони можуть шляхом обміну листами погодитися використовувати факсиміле при підписанні договору.

Найкращим варіантом буде укладання генеральної угоди стосовно можливості
використання факсиміле. У ній також можна встановити термін, протягом якого
можливе підписання договорів за допомогою факсиміле, а також наперед визначити, на
яких умовах представник має право підписувати договір з використанням факсиміле.
Крім того, в угоді необхідно визначити можливість використання факсиміле при зміні чи
розірванні договору, застосування факсиміле у підписанні актів приймання-передачі
виконаних робіт тощо. Уклавши таку угоду, сторони зможуть без проблем підписувати
договори за допомогою факсиміле протягом тривалого терміну.__________________________

Поняття та організація діловодства

На всіх підприємствах повинен встановлюватися порядок приймання і реєстрації документів, які надходять, відправлення вихідних документів, реєстрації і контролю за виконанням документів, збереженням оброблених документів, листуванням з окремими підприємствами та особами, зберіганням документів в архівах. Така сукупність робіт називається діловодством - діяльністю, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управління.

Нині для більшості підприємств характерною є відсутність упорядкованого діловодства, однак, саме чітко організоване діловодство визначає документальне забезпечення управління підприємством і може суттєво підвищити ефективність його діяльності.

Крім того, діловодство повинне забезпечувати оперативну роботу бухгалтерської служби, можливість здійснення контролю за створенням, виконанням і зберіганням кожного документа. Налагоджене діловодство забезпечує уникнення труднощів у процесі приймання-передачі справ від бухгалтера, який звільняється, бухгалтеру, якого призначають на посаду.

Організація діловодства проводиться відповідно до методичних рекомендацій щодо практичного використання основних положень Єдиної державної системи діловодства.

Базовим поняттям у діловодстві є номенклатура справ — довідник із систематизованим переліком заголовків справ і зазначенням термінів їх зберігання. Номенклатура справ відіграє роль класифікатора щодо розміщення документів у справах. Крім того, номенклатура повинна передбачати перелік посадових осіб, які відповідають за формування справ.

Тема 7. Організація діловодства та документування господарських операцій

Для розробки справ необхідно вивчити діяльність підприємства в цілому та кожного структурного підрозділу зокрема.

Справи в номенклатурі можуть групуватися за такими розділами:

■=> організаційно-розпорядча документація;

■=> первинні документи;
^: ' ■=> облікові регістри; -.; ',...

■=> планова та звітна документація;

=> листи.

Групування справ супроводжується присвоєнням індексів, тобто умовним позначенням кожної справи. Індекс справи може містити номер структурного підрозділу та порядковий номер заголовку справи.

Номенклатуру справ у розрізі окремих структурних підрозділів підприємства розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство (секретар-референт), із залученням фахівців архівної справи (архіваріусів). За відсутності таких посад розробкою номенклатури справ може займатися бухгалтер.

У процесі розробки номенклатури справ бухгалтерської служби необхідно дотримуватися таких вимог: чітко відокремлювати бухгалтерські документи від інших; суворо дотримуватися порядку обробки документів, що дозволить налагодити ритмічність у веденні бухгалтерського обліку.

Рознесення документів у справи (заведені папки з твердого картону) відповідно до номенклатури справ називається формуванням справ.

На обкладинці справи вказуються: назва підприємства; назва підрозділу підприємства; номер справи; заголовок справи; дата заведення і завершення формування справи; кількість листів; строк зберігання. Заголовок для обкладинки справи береться з номенклатури.

Справа вважається заведеною з моменту внесення до неї першого документу та формується у відповідному підрозділі підприємства, де зберігається до передачі на зберігання в архів.

Формуючи справи, необхідно враховувати терміни зберігання документів, визначені законодавством (див. Додаток Ж).

Приклад витягу з номенклатури справ бухгалтерської служби наведено
в прикладі 7.1. ^;

кп

Дата добавления: 2014-11-29