Приклад 7.1

Організація бухгалтерського обліку

Підприємство ТзОВ "Зоря" Номенклатура справ бухгалтерської служби (витяг)
№ спра­ви	Найменування справи	Строки зберігання справ в архівах	Відповідальна особа	Примі­тки
поточному	постійному
	1. Із загальних питань бу	хгалтерськог	о обліку
160	Документація з питань організації бухгалтерського обліку	До 1 року	3 роки після заміни новими	Головний бухгалтер
161	Річна звітність	До 1 року	10	Головний бухгалтер
	2.3 питань	обліку праці	та заробітно	плати
	Матеріали із заробітної плати	До 1 року	75-В	Бухгалтер з обліку оплати праці
172	Книги обліку бланків і руху трудових книжок і вкладишів до них	До 1 року		Бухгалтер з обліку оплати праці
	3. 3 питан	ь обліку мате	ріальних цінн	остей
	Матеріали проведених інвентаризацій	До 1 року	3	Бухгалтер з обліку ТМЦ
	Документи з руху ТМЦ	До 1 року	3	Бухгалтер з обліку ТМЦ

Бухгалтер

Деякі документи, наприклад, документація з організації бухгалтерського обліку (Положення про облікову політику, графік документообороту тощо) можуть зберігатися в поточному архіві постійно, що зумовлено потребою їх постійного використання.

Номенклатура справ погоджується з архіваріусом і затверджується керівником підприємства.

Документи підшиваються у справу за один календарний рік. Крім того, до справи повинні підшиватися лише документи, передбачені номенклатурою. У випадку появи не передбачених номенклатурою документів, заводиться самостійна справа, а її назва дописується в номенклатуру справ під резервним номером.

У справу включаються документи лише в одному екземплярі в оригіналі за хронологічним чи логічним порядком (або в поєднанні). Чернетки та копії до справи не підшиваються. Винятками можуть бути чернетки та копії особливо цінних документів, на яких є резолюції, помітки, візи, що доповнюють зміст оригіналів.

Додатки до документів також повинні включатися у справу. Якщо додатки займають великий обсяг, їх можна підшивати в самостійні томи.

Планові й звітні документи (плани, заявки, кошториси, звіти й розрахунки до них) розміщуються в справи того року, до якого вони

Тема 7. Організація діловодства та документування господарських операцій

відносяться за змістом, незалежно від часу її складання або дати надходження. Наприклад, звітність за 2003 р. буде складатися у 2004 p., але розміщується в справу 2003 р. і навпаки, план на 2005 р. складається в 2004 p., а розміщується в справу 2005 р.

Бухгалтерські документи групуються в хронологічному порядку. Документи за окремий місяць відділяються від документів за інші місяці листком паперу із зазначенням назви відповідного календарного періоду. Розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови і т.д.) формуються за видами документів у хронологічному порядку. Листи систематизуються у хронологічному порядку. Документи-відповіді підшиваються за документами-запитами.

Окрім хронологічного порядку в справі документи можуть систематизуватися за алфавітом. Алфавітна систематизація документів передбачає використання прізвищ їх авторів, назв контрагентів тощо. Наприклад, особові рахунки працівників із заробітної плати, копії ідентифікаційних кодів і паспортів групуються в справу в межах року й розміщуються в алфавітному порядку.

Для зручності товщина справи не повинна перевищувати 30-40 мм, а кількість документів - 250 листів. Якщо документів більше, справа розділяється на томи.

У кінці справи на окремому аркуші необхідно зазначати кількість пронумерованих аркушів (цифрами та словами).

Оброблені та виконані документи повинні розноситися у справи до кінця робочого дня. Щоденне дотримання цього нескладного правила забезпечить систематизацію документів і швидкий пошук, виключить можливість їх втрати.

Дата добавления: 2014-11-29