Формы первичной документации для учета материально-производственных запасов

Унифицированные первичные учетные документы утверждены постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».

Доверенность (формы № М-2 и № М-2а) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Приходный ордер (форма № М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей, в нем разъясняется порядок оформления поступающих материалов. В соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производст­венных запасов, утвержденными приказом Министерства финансов РФ от 28.12.2001 г. № 119н, вместо приходного ордера (типовая межотраслевая форма № М-4 утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 30.10.1997 г. № 71а) приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счете, накладной и т.д.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру. Порядок оформления документов по приемке и оприходованию материалов должен быть закреплен в учетной политике организации.

Акт о приемке материалов (форма № М-7) применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Лимитно-заборные карты (форма № М-8) применяются при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Однако их применение не позволяет контролировать использование материалов непосредственно в производстве. Данному требованию отвечают такие типовые первичные документы, как акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов формы № М-10 и раскройные карты. Последние в силу специфики производства не могут применяться на рассматриваемом предприятии.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма № М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке, представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик. По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных. Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления.

Требование-накладная (форма № М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма
№ М-15) применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов.

Карточка учета материалов (форма № М-17) применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35), применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ.

Более широкое внедрение электронно-вычислительных машин в процесс оформления первичных документов может быть одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать складской учет, что позволит механизировать обработку информации о внутреннем перемещении материальных запасов, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета движения материальных ценностей на предприятии.

Все первичные учетные документы по движению материальных ценностей в кладовых подразделения должны быть сданы в бухгалтерскую службу в установленные в организации сроки. Бюро по учету товаро-материальных ценностей принимает и проверяет первичные учетные документы с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций.

По недооформленным документам принимаются меры к их дооформлению, либо такие документы возвращаются материально-ответственным лицам в соответствующие кладовые для надлежащего оформления.

После проверки первичные учетные документы таксируются, т.е. определяется сумма (денежная оценка) операций путем умножения количества на цену.

При проведении инвентаризации материально-производ­ственные запасы (МПЗ) необходимо пользоваться следующими унифицированными формами первичных документов:

инвентаризационный ярлык (форма ИНВ-2);

инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3);

акт инвентаризации отгруженных товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-4);

инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма ИНВ-5);

акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма ИНВ-6);

акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (форма ИНВ-8);

инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделий по (форма
ИНВ-8а);

акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий (форма ИНВ-9);

сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-19);

ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26).

Дата добавления: 2014-12-16