Уничтожение конфиденциальных документов

Документ, содержащий сведения конфиденциального характера, попавший в руки конкурентов, может нанести огромный ущерб предприятию. Определённые виды информации, например: финансовая, ноу-хау, данные о персонале или договорах нуждаются в особой защите. Причиной утечки информации могут стать копии и черновики документов, выброшенные в корзину для бумаг, небрежно разбросанные на рабочих столах, и даже неправильно утилизированные документы, предназначенные для уничтожения. Поэтому так важно уничтожать документацию без возможности её восстановления.

Уничтожение конфиденциальных документов производится:

· с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия;

· в присутствии комиссии;

· с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в документах информации.

Специальные устройства – уничтожители или шредеры (от англ. яз. – резать, рвать, уничтожать).

Основными характеристиками шредеров являются:

· способ резки;

· степень секретности;

· производительность;

· ширина приёмной части;

· уровень шума.

По способам резки уничтожители документов подразделяются на два типа: с параллельной резкой – резка на полосы различной ширины; с перекрёстной (продольно – поперечной) резкой на более мелкие фрагменты. Шредер выбирается в зависимости от уровня секретности используемых на предприятии документов. Чем выше степень измельчения уничтоженного документа, тем сложнее его восстановить.

Уничтожители подразделяются на следующие группы:

· персональные (для небольших офисов, для отдельных рабочих мест);

· офисные (для отделов, малых и больших офисов);

· архивные (для уничтожения больших объёмов документов).

Контрольные вопросы

1. Перечислите пункты, которые предусматриваются при организации делопроизводства, которая обеспечивает сохранность и учет конфиденциальных документов.

2. Укажите, где проставляется гриф ограничения доступа «Конфиденциально Экз. №…».

3. Перечислите требования при размножении конфиденциальных документов.

4. Перечислите требования при исполнении конфиденциальных документов.

5. Перечислите требования к оформлению «Журнала регистрации конфиденциальных документов».

6. Укажите, кто имеет право принимать и вскрывать входящие конфиденциальные документы.

7. Какие требования применяются при формировании дел, содержащих конфиденциальные документы.

8. В каком документе отражается выдача и возврат конфиденциальных документов.

9. Перечислите требования при проверке наличия конфиденциальных документов.

10. Укажите сроки проверки наличия конфиденциальных документов.

11. Перечислите действия при установлении факта утраты конфиденциального документа.

12. Для каких целей экспертная комиссия предприятия отбирает конфиденциальные документов.

13. Перечислите требования, которые необходимо соблюдать при уничтожении конфиденциальных документов.

14. Перечислите специальные устройства для уничтожения конфиденциальных документов.

Глава 4
Порядок комплектования ведомственного архива
конфиденциальной документации

Дата добавления: 2014-12-16