КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Оформление дел для сдачи в ведомственный архив
Подготовка документов к архивному хранению Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов – это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает: · экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; · оформление дел; · описание документов постоянного и долговременного хранения; · передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается:
· рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу; · актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; · вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; · рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.
Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оформление дела с момента заверения его в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи. При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: · наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, · индекс дела; · аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
· дата дела (тома, части); · количество листов в деле; срок хранения дела; · архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения. Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и утвержденных руководителем учреждения. При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: · название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; · заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения). В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации.
Контрольные вопросы 1. Перечислите этапы подготовки документов к архивному хранению. 2. Дайте определение ведомственному архиву. 3. Кто определяет экспертизу ценности документов? 4. Какие функции, права возлагаются на экспертные комиссии? 5. Перечислите порядок оформления дел, для сдачи в ведомственный архив. 6. Какие реквизиты указываются при оформлении обложек дел для архивного хранения.
Глава 5 5.1. Положение о конфиденциальной информации Определив, для чего мы защищаем конфиденциальную информацию, хранящуюся в корпоративной информационной сети, важно понять, что конкретно мы собираемся защищать. Прежде всего, в компании необходимо дать определение конфиденциальной информации и установить разрешенные действия с ней для разных групп пользователей. В каждой компании существует (или, по крайней мере, должно существовать) «Положение о конфиденциальной информации», описывающее порядок работы с такими данными, находящимися в бумажном виде. Необходимо адаптировать его к электронным документам. В реальности эта процедура занимает несколько недель и сводится к регламентации действий с такими отсутствующими в бумажных документах сущностями, как копия документа, удаление, переименование часть документа и т.п.
определяется цикл жизни документа – где он создается, как и кем используется, кто и в каких условиях может вносить в него изменения, сколько он хранится и как уничтожается.
Есть нюансы, касающиеся, например, переписки по электронной почте. Почти во всех компаниях есть стандартный набор информации, которую может отправлять с корпоративной почты одно подразделение и не может другое. банковские реквизиты – бухгалтерия, цены на продукцию – служба сбыта, тендерную документацию –отдел закупок и т. д. Регламенты использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, должны включать описание системы хранения документов и организации доступа к ним. Также в положении должно быть отмечено, что никакой администратор не может изменять информацию в журнале своей работы, чтобы возможность скрыть следы не подвигла его на неправомерные действия. После построения документарной базы можно переходить к следующей процедуре: классификации имеющейся информации. Необходимо определить, какие документы являются конфиденциальными, какие сотрудники имеют доступ какого уровня к каким документам. Таким образом, создается так называемый реестр конфиденциальных документов, содержащий, помимо описания документов и прав доступа, еще и правила внесения в него документов и правила их изъятия (уничтожения).
Дата добавления: 2014-12-16; Просмотров: 1217; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |