Зберігання документів

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли
обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву. До передачі їх до архіву підприємства вони повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах,
металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх
схоронність. Документи в електронному вигляді повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері. Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку
ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру,
комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву. Зберігання документів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства. За його рішенням можлива видача документів із архіву або бухгалтерії працівникам інших структурних підрозділів. У разі зникнення або знищення документів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх зникнення або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих
органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформлюються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Терміни зберігання документів зазначені у Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому Наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41. Наприклад, первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах, облікові регістри зберігають 3 роки.Бухгалтерські звіти і баланси, пояснювальні записки до них, додатки до балансу, спеціалізовані форми: річні – постійно, квартальні – 3 роки.Договори про матеріальну відповідальність – 5 років.Особові рахунки працівників – 75 років.

Дата добавления: 2014-11-29